1. Karriere Paralegals rolle i oprettelsen af ​​prøvebogen
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Selv før du ved, om klientens sag går til retssag, skal dit advokatkontor begynde at udvikle en retssætnotatbog (som indeholder alle de oplysninger og dokumenter, der er relevante for en klients sag). Lav ikke fejl ved det: De bedste advokatfirmaer får springet med forberedelse af en tidlig retssag, og paralegal spiller en grundlæggende rolle i denne proces.

Det handler om forberedelse og organisering. En god prøvebog giver det værktøj, som enhver advokat har brug for, for at være en vindende professionel.

Den første ting, du gør, når du gør dig klar til at sammensætte en prøvebog, er at læse klientens fil fra omslag til dækning for at få et godt greb om alle fakta i klientens sag. Når du går igennem filen, kan du registrere noter om noget, der ikke giver mening eller kræver fremtidig opfølgning. Vær opmærksom på, hvad der ikke findes i filen, såsom medicinske eller andre ekspertvitnerapporter, laboratorierapporter osv. Hold øje med alt, der hjælper dig med at finde vidner, og noter deres navne, adresser og andre identificerende oplysninger.

Når du har et greb om de faktiske omstændigheder i din klients sag, organiserer du informationerne på en logisk måde, så din overvågningsadvokat ikke ryger gennem en masse oplysninger for at finde sagsoplysninger, mens du arbejder med sagen på kontoret eller i retssalen.

Testbøger kan være papirbaseret, elektronisk eller en kombination af begge dele. Vi skitserer processen til at sammensætte en papir-notesbog her, men mange advokatkontorer bruger prøve-notebook-softwareprogrammer og apps, så de kan få adgang til oplysninger på en bærbar eller tablet. Elektroniske notesbøger kan integrere online juridiske forskningsprogrammer og muliggør, at der vises bevis på retssalmonitorer. Selv hvis du helt er afhængig af elektronisk dataorganisation, skal du udskrive en kopi af den bærbare computer til prøve eller formidling, hvis du støder på problemer med Wi-Fi eller internetforbindelse.

At arrangere prøvebogen er ligesom at sammensætte et bindemiddel til den første dag i gymnasiet, da du skulle foretage opdelinger til alle dine klasser. Sådan bygger du det:

  1.  Få et bindemiddel med tre ring, der er bredt nok til at indeholde den mængde dokumenter, du forventer at samle og organisere i sagen. Normalt, jo større sag, desto større er bindemidlet.  Hent skillevægge med store faner og mærk dem til de forskellige sektioner i prøvebogen. Disse sektioner følger nogenlunde rækkefølgen af ​​begivenhederne i sagen, da den afspejler sig i retten og inkluderer normalt følgende: Civilretlige anklager / straffedømmelsesdokumenter Før-prøve bevægelser Juryudvælgelse / Voir dire eksamen Åbningserklæring Vidner (direkte undersøgelse, krydsundersøgelse, tilbagevisning) Liste over udstillinger Juryinstruktioner Lukningsargument Beviser Juridisk myndighed Prøvebemærkninger Bevægelser efter forsøg Diverse  Medtag en testlisteforberedelsestjekliste foran på den bærbare computer. Figuren viser en prøveliste for forberedelse af en prøve for en straffesag, som du kan bruge til at guide den måde, hvorpå du samler bevis og opbevarer den i dine filer. Den person, der er ansvarlig for at indsamle hvert dokument initialiserer arket, når det kommer ind i prøvebogen.  Indsæt sagsdokumenter i de relevante sektioner på den bærbare computer.
prøveforberedelsesliste

Som rapporter, vidneforklaringer og lignende filter ind på kontoret skal du bruge en markør eller markør til at notere følgende oplysninger for hvert dokument:

  • Hvem: Navne, adresser og telefonnumre Hvornår: Datoer og tidspunkter Hvad: Opdageligt materielt og fysisk bevis Hvor: Steder (for kort, fotos og lignende)

I påvente af retssager og andre retssager skal du udarbejde blanke dokumenter, før retssagen starter. Hvis advokaten har brug for at fremsætte et forslag eller foreslå juryinstruktioner i retten, kan advokaten gøre det meget hurtigt både mundtligt og i skriftlig form. Når du har disse dokumenter klar på advokatens beck og opkald, bliver du meget professionel.

Forberedelse af prøvebogen inkluderer også organisering af bevis. Som paralegal skal du sørge for, at hver enkelt artikel er klar til produktion under prøve, ledsaget af den nødvendige underlagsdokumentation. Normalt afslutter du bevisorganisationen sammen med prøvebogen. Du kan gemme din sides bevis elektronisk eller i mapper og kasser og samle det et sted til sikker opbevaring. Hver beviser består af originalen, alle nødvendige kopier og notater om dens historie, herunder hvordan og hvornår det blev fundet, hvordan det blev håndteret fra dets fund til dagen for retssagen og navnene på de personer, der var involveret i hvert trin . Du skal derefter indeksere bevisindsamlingen, så at advokaten straks kan få adgang til ethvert krævet bevismateriale.

  1. KarriereParalegal dokumentudkast: Kravet om brev og klage
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Som paralegal skal du gøre dig bekendt med alle de typer dokumenter, der er relevante for praksis. Når du forbereder dokumenter, herunder kravbrevet og den juridiske klage, skal du først konsultere dit advokatfirmas formbøger eller dokumentfiler for prøver.

Når du har indsat et dokument i dit kontors formadatabase, skal du placere en kopi af dette dokument i dokumentfilerne til fremtidig reference.

Eksempeldokumenterne her følger Colorado-regler, som, ligesom dem i de fleste stater, ligner de føderale regler. Som paralegal skal du konsultere din stats regler for at finde ud af de nøjagtige formater, som din stat kræver.

Format af et efterspørgselsbrev

Du finder et væld af regler og endda hele bøger, der er skrevet om ordentlige måder at formatere et brev på. Nogle paralegals foretrækker at følge en streng struktur for at være tilfredse med, at de gør arbejdet rigtigt, og der er masser af materiale tilgængeligt i boghandlere og biblioteker for at opfylde dette behov. For de fleste paralegals er det imidlertid nok at følge nogle enkle regler, at bruge god dømmekraft og have stolthed over udseendet. Og stavekontrol er heller ikke dårlig!

Et godt efterspørgselsbrev skal indeholde følgende faktuelle oplysninger:

  • De faktiske omstændigheder omkring den hændelse, som sagsøger kræver bilæggelse af Et afviklingsforslag på enten et specifikt dollarbeløb eller en specifik handling Den periode, hvor sagsøgte skal svare

Husk følgende retningslinjer for udseende, når du sammensætter krav om breve:

  • Variere bogstavets marginbredde afhængigt af størrelsen. Korte bogstaver: Giv meget korte bogstaver brede venstre og højre margen (normalt 1,75 ″) med et par ekstra linjer placeret før og efter datolinjen. Anbring bogstavets krop (adresse gennem signaturlinjen) på sidens optiske centrum, som er lidt over det nøjagtige centrum af siden. Mellemlængde bogstaver: Giv mellemlange, en-sides bogstavsmarginer på 1,25 ″ til 1,5 ″ og lidt mindre plads før datolinjen. Lange bogstaver: Giv længere 1-sides bogstaver 1 ″ marginer til venstre og højre. Placer datolinjen to linjer under brevhovedet, og start adresselinjen to linjer under datolinjen. Undgå at lave en forældreløs signaturblok på den anden side af et brev. Ofte kan du passe et bogstavs krop pænt på en side, men signaturblokken smider undertiden over på en anden side. For at undgå den forældreløse signaturblok kan du gøre margenerne bredere og tvinge noget af teksten (helst et helt afsnit) til den anden side. Sæt altid en kolon efter hilsningslinjen, selvom du kun bruger et fornavn som dette: Kære fru Gogetter: Kære Ima: Nummer ikke den første side, men nummer den anden og de efterfølgende sider af ethvert bogstav. Stilen og placeringen af ​​sidetal er ikke vigtig, men dit kontor har sandsynligvis sin egen procedure, så sørg for at spørge, hvordan de vil have det. Begynd den gratis lukning med et stort bogstav og slut med et komma som sådan: Meget virkelig din, Med venlig hilsen Placer cirka fem linjer mellem det gratis lukk og advokatens navn. Dette giver god plads til underskriften. Afslør identiteten af ​​brevskriveren ved at præsentere sine initialer i blokken efter signaturblokken. Brug store bogstaver til forfatterens initialer, og lad tekstbehandlerens initialer være i små bogstaver. Hvis Pat Paralegal for eksempel oprettede et brev til Ima Gogetter, ville Pat skrive “IG: pp” efter signaturblokken.

Følg initialerne med en erklæring om, hvorvidt der er skab, og om der er sendt kopier til andre. Placer disse afsløringer under initialerne, og skyl med venstre margin. Her er et eksempel på afslutningen af ​​et brev, der indeholder kabinetter med kopiinformation (cc'en, der blev brugt til at stå som kulkopier tilbage i gamle dage før computere og kopimaskiner; nu kan det stå til høflighedskopier):


IGG: pp
kabinet
cc: Rip U. Awff, Esquire

Følgende figur viser dig, hvordan alle disse funktioner samles i et eksempel på efterspørgselsbrev til Worst Deals forsikringsselskab. (Du kan finde en kopi af efterspørgselsbrevet online).

paralegal krav om brev

Lav din sag: den juridiske klage

Formatet for en klage (som i nogle stater og i visse typer retssager kaldes en andragende) varierer fra stat til stat, men alle klager skal indeholde en overskrift, tekst og et abonnement (advokatens underskrift).

Fordi du personligt indgiver en klage over den tiltalte, inkluderer den ikke et postcertifikat (en erklæring, der bekræfter, at du har placeret dokumentet på en bestemt dato til en bestemt adresse). Du indgiver også et certifikat for personlig service for retten.

Overskrift af en juridisk klage

Til overskrift angives den ret, hvor sagen er anlagt, sagsnummer, dokumentets navn og navnene på parterne i sagen. En linje på dokumentet adskiller normalt overskrift fra klagen. Hver stat har et specifikt format, du skal følge for billedtekster af juridiske dokumenter.

Tekst til en juridisk klage

Teksten til en klage skal indeholde følgende elementer i form af nummererede afsnit i den rækkefølge, de er anført her:

  1. Et indledende afsnit En erklæring om jurisdiktion og værneting En erklæring om de generelle anklager mod den tiltalte, der inkluderer de specifikke elementer i lovovertrædelsen og de deraf følgende skader En bøn om lettelse

Klagens åbningserklæring

Åbningserklæringen introducerer klagen og forklarer dens formål. Det juridiske samfund ændrer langsomt sit format til at omfatte et tydeligere, mere præcist sprog, der udelader unødvendige legaliteter. Gamle udtryk som hvorimod og hvorfor ikke vises så ofte som de plejede at gøre. Selv den tid, der er hædret med den indledende sætning, "kommer nu sagsøgeren af ​​og gennem sin advokat ..." giver plads til mere ligetil ordlyd, "Sagsøgte, af sin advokat ..."

Oprettelse af parter og jurisdiktion

Det første nummererede afsnit i teksten identificerer normalt parterne med navne og adresser og angiver fakta til støtte for den påståede jurisdiktion og sted for handlingen. For eksempel, hvis sagsøger anlægger retssagen i en føderal distriktsdomstol og er afhængig af mangfoldighed af statsborgerskab for at give domstolen kompetence, vil klagens indledende afsnit hævde, at sagsøgeren er en borger i en stat, at sagsøgte er borger i en anden stat, og at kontroversbeløbet overstiger $ 75.000.

Angiver sagen

Klagemyndigheden hævder i nummererede afsnit erklæringer, der præsenterer sagen i en logisk og sekventiel rækkefølge. Der er en meningsforskel om, hvor meget det er nødvendigt for at påberåbe sig de kendsgerninger, som sagsøgeren bygger sin bedring på. De føderale regler for civil retspleje (FRCP) og de fleste statsregler er kommet langt fra gamle dage og kræver meget lidt faktuelle detaljer. Opdagelsesprocessen udskiller normalt mange af de specifikke kendsgerninger i retssagen. I en forsømmelighed, der hævdede, at sagsøgeren på et bestemt tidspunkt på et beskrevet sted gled og faldt på sagsøgtes forretning, hvilket resulterede i at knuste sagsøgerens hofte, krævede han at søge lægehjælp og gå glip af arbejde, og som resulterede også i, at afholdte udgifter med et specificeret beløb er normalt tilstrækkelige.

Hvert afsnit i klagen skal angive påstandene så kortfattet som muligt. En god retningslinje for dig at følge er kun at medtage en påstand pr. Afsnit.

Penge betyder noget: bønnen om lettelse

Klagen afsluttes med en bøn om lettelse eller ad damnum-klausul, som er et kort resumé af sagsøgerens anmodning. Denne erklæring kan være så enkel som, "Derfor kræver sagsøgeren dom mod sagsøgte i summen af ​​to hundrede 50.000 dollars ($ 250.000,00) med renter, advokatsalær og omkostninger." Eller det kan bestå af flere sider med krav. Bønnen om lettelse kan også være mere almindeligt formuleret som denne, "Sagsøger kræver dom mod sagsøgte i et beløb, der skal fastlægges på retssagen, herunder renter, advokatsalær og omkostninger."

Den store finish: Abonnementet

Abonnementet er advokatens signaturblok. Det skal indeholde advokatens navn, registreringsnummer, postadresse og telefonnummer. Mange stater kræver også, at sagsøgerens navn og adresse vises overfor abonnementet.

I Kelley Klutz 'tilfælde har Worst Deal's forsikringsselskab ikke svaret på efterspørgselsbrevet inden den angivne dato, så Ima Gogetters paralegal, Pat, udarbejder en klage som den, der er vist i følgende figur. (Denne eksempler på klagen er også inkluderet online.)

paralegal klage

Se også "Paralegals rolle i oprettelsen af ​​prøvebogen."

  1. Karrierer Paralegal og Voir Dire
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Det første trin i den egentlige prøveproces for en juryprøve er valg af jury. Juryudvælgelse whittles ned ad en stor pulje af potentielle jurors til 6 eller 12 endelige jurors og skifter gennem en spørgsmål-og-svar-proces kaldet voir dire. Juryudvælgelse spiller en afgørende rolle for at få en retfærdig og upartisk jury til retssagen. Som paralegal skal du hjælpe din overvågende advokat med at forberede alvorlige spørgsmål på forhånd til brug sammen med juryens pool, spørgsmål, der meget vel kan være nøglen til udfaldet af sagen.

Tre primære mål for voir dire inkluderer følgende:

  • Fremkaldelse af oplysninger om mulighederne for potentielle juryleder Uddannelse af juryen om faktiske og juridiske begreber i sagen Oprettelse af en rapport med juryen

I vigtige tilfælde kan dit firma kontakte en juryudvælgelsesspecialist for at undersøge hele puljen af ​​potentielle juryledere, der kunne bestå af hundreder af mennesker. Jurykonsulenten rådgiver advokater, som jurister sandsynligvis vil være sympatiske for den ene eller den anden part.

Paralegals med psykologi eller kommunikationsbaggrund driver ofte freelance-virksomheder, der er specialiserede i konsultation af juryudvælgelse.

Under ugunstigt stillelse stiller advokater medlemmerne af juryens pool spørgsmål, der adresserer deres kvalifikationer til at sidde som juryleder. Givet en stor jurypulje, retter advokater normalt spørgsmål til hele gruppen. Baseret på de svar, de får, kan advokaterne derefter afhøre enkeltpersoner. Selvom advokater aldrig vil bevæge sig en potentiel juryleder med vilje, er de nogle gange nødt til at gå i dybden i nogens personlige liv. Personlige forespørgsler hjælper din virksomhed med at afskaffe de jurister, der muligvis ser din klients sag ugunstigt.

I det følgende er der en oversigt over liste over uønskede spørgsmål rettet til gruppen af ​​potentielle jurister, som du kan tilpasse dig til at passe til mange straffesager eller civile sager. Naturligvis ændrer du spørgsmålene afhængigt af emnet i en bestemt sag.

  • Er der nogen her, der ikke har læst jurylistenes håndbog? Har nogen siddet i en jury før? Har nogen hørt noget om denne sag? kan kaldes som vidner i denne sag. Kender nogen nogen af ​​disse potentielle vidner? Kender nogen sagsøger, sagsøgte, advokater eller dommer i denne sag? Denne begivenhed angiveligt fandt sted i . Bor der nogen i nærheden, eller er der nogen der kender dette område? Har nogen nogensinde været involveret i eller vidne til de typer begivenheder, der omgiver denne sag? Har nogen slægtninge eller nære venner, der har været involveret i eller vidner til de typer begivenheder, der omgiver denne sag? Er der nogen, der har en personlig interesse i resultatet af en sag af denne art? Til straffesager: Er der nogen, der er ansat i retshåndhævelse eller i retssystemet? Til straffesager: Har nogen nogensinde haft en dårlig eller ubehagelig oplevelse med en politibetjent? Er der nogen, der har religiøse, personlige eller filosofiske synspunkter, der kan forstyrre det at sidde som juryleder i dette særlige tilfælde? Er der nogen, der stærkt har afholdt meninger om arten af ​​denne sag, som ville forhindre dig i at følge loven i denne sag? Er der nogen, der ikke kan acceptere at følge loven og instruktionerne, som domstolen har givet dig, uanset om du personligt er enig med dem eller ej? Er der nogen, der ikke forstår, at en jurors job er at veje hvert vidners vidnesbyrd, hvilket betyder at bestemme sandheden, hvis parterne er uenige om de faktiske forhold? Denne sag kan omfatte nogle komplicerede kendsgerninger. Er der nogen, der har et problem med den tid det kan tage at sile gennem vidnesbyrd og beviser for at forsøge at sortere fakta ud fra fiktion? Vil du afstå fra at give udtryk for din mening, hvis den var upopulær med andre juryleder? Ville du lytte retfærdigt til synspunkter fra andre juryleder og give dem en chance for at overtale dig? Er der noget ved denne retssag, som den er beskrevet til dig, der gør nogen ubehagelig ved at sidde som juryleder? Kan nogen tænke på nogen grund til, at du ikke kunne være en retfærdig og upartisk juryl?

Efter at advokater har spurgt potentielle juryleder om sagen, kan de udøve udfordringer med at undskylde de juryleder, hvis forudindstillinger vil gøre dem mindst gunstige for klientens position. Du kan hjælpe advokaten, så hun intelligent kan udfordre juryleder for bias eller på anden måde. Statens lovgivning regulerer, hvordan advokater kan udfordre potentielle jurister.

Udfordringer for potentielle jurylister falder ind i en af ​​tre kategorier:

  • Nødvendige udfordringer kræver ingen grund til at undskylde jurister. Udfordringer med hensyn til sag skal fremsættes af en bestemt grund. Udfordringer til arrayet involverer fjernelse af hele panelet af jurymedlemmer.

Oprør uden grund: Nødvendige udfordringer

Nødvendige udfordringer, som navnet antyder, er dem, der ikke kræver, at advokaten giver en grund til at undskylde en potentiel juryleder. Juroren kunne give advokaten sjove udseende eller kunne være alt for venlig med den modsatte advokat. Din overvågende advokat kan udøve den perifektive strejke, fordi han har en magefølelse af, at en juryleder ville være dårlige nyheder for klienten.

Der er mange grunde til, at advokater muligvis ikke vil have en bestemt juryleder til at dømme efter deres klienter. En advokat kan udfordre en juryleder af grunde, der spænder fra jurylærens iført for meget makeup til jurylisten ikke er i stand til at tale i komplette sætninger. Den amerikanske højesteret har imidlertid i sagen Batson mod Kentucky (1986) fastslået, at en advokat ikke kan udøve en perimentær udfordring over for en potentiel jurylør baseret på race, medmindre der er nogen anden race-neutral grund til at undskylde det nævning. Domstolene har udvidet Batson til også at gælde for udfordringer baseret på køn og etnisk baggrund.

Du får ikke så mange perceptive udfordringer, som du vil - ellers ville der sandsynligvis aldrig være nok juryleder i puljen til at tilfredsstille hver side i en retssag. Afhængigt af om du er involveret i en civil eller kriminel sag, får hver side af retssagen et vist antal fritagelige udfordringer. F.eks. Tillader nogle stater parterne at udøve tre perifektive strejker i en civil sag, og advokater i en straffesag kan have så mange som seks eller flere fritagelsesmæssige udfordringer. Hvis sagen høres ved en domstol med begrænset jurisdiktion, eller hvis det endelige jurypanel består af 6 i stedet for 12 jurorer (for en kriminel forseelse), kan parterne begrænses til kun tre strejker. Hvis der er to eller flere tiltalte, kan hver tiltalte muligvis få en ekstra udfordring, og anklagemyndigheden kan også få en ekstra.

At gøre en god undskyldning: Udfordringer for sag

Hver side af en retssag har ret til et ubegrænset antal udfordringer til sag. En udfordring til årsag er, at advokater bruger til at sparke en potentiel juryleder ud for bias, hvad enten det er underforstået eller faktisk. Impliceret bias vises, når en potentiel juryled for eksempel er et familiemedlem eller en nær ven af ​​en af ​​parterne. Faktisk bias opstår, når en potentiel juryleder siger, at hun ikke kan være retfærdig over for en eller begge parter. Et klassisk eksempel kan være et voldtektsoffer, der kaldes til at sidde som juryleder i en kriminel voldtægt. Selvom jurylisten kunne tænkes at være retfærdig, er det langt mere sandsynligt, at hun ville have en ekstremt vanskelig tid med at høre sagens kendsgerninger og holde dem adskilt fra hendes egen erfaring.

Hver part har et ubegrænset antal udfordringer til grund. Så længe advokaten kan formulere en klar grund til, at en bestemt juryleder ikke kan være retfærdig, vil retten undskylde denne juryleder for sag.

Jurymedlemmer, der har forudfattede ideer om sagens art, må ikke nødvendigvis diskvalificeres for bias. Hvis de viser, at de kan afsætte deres fordomme til at afsætte en retfærdig dom, kan retten muligvis ikke se grund til at undskylde disse jurister.

Afvisning af kittet og caboodle: Udfordringer til matrixen

En udfordring til arrayet opstår, når en af ​​parterne anmoder domstolen om at diskvalificere hele puljen af ​​potentielle jurister. En udfordring til matrixen er også kendt som en udfordring til veneriet. En part må kun udøve en udfordring til matrixen kun under meget usædvanlige omstændigheder. Du kan se denne type udfordringer under spil, når der opstår uregelmæssigheder eller ulovligheter - for eksempel hvis kontorist eller juryadministrator bruger andre midler end tilfældigt valg, eller hvis han med vilje indkalder et panel med fuldstændig partisk fremtidige jurister. Udfordringer til arrayet sker ikke meget ofte; Hvis du nogensinde ser dette forekomme i en af ​​din advokatsager, kan du overveje at købe en lod!

Overvågning af juryens pool

Når advokaterne udøver deres udfordringer med juryleder og bestemte juryleder er ramt af panelet, kan nye juryleder fra poolen eller venire fremmes for at indtage deres plads og sammensætningen af ​​juryboksen ændres. Du kan hjælpe din overvågende advokat under denne proces ved at bemærke potentielle jurors reaktioner på spørgsmål og observere, hvordan de forholder sig til advokater for begge parter. Og mens advokaten fokuserer sin opmærksomhed på at stille spørgsmål til en potentiel juryleder, kan du se de andres reaktioner.

Du kan holde styr på panelet for advokaten ved at tegne et skematisk juryr siddeplan. Når en vellykket udfordring har fjernet en bestemt juryleder fra boksen, skriver du navnet på den næste juryleder på det samme sted i boksen. Dette gør det muligt for din overvågende advokat altid at vide, hvilke juryleder der sidder på panelet på et hvilket som helst tidspunkt.

Følgende figur er et eksempel på et skematisk diagram, du kan bruge til at hjælpe advokaten i juryudvælgelsesprocessen. Jurypanelets siddekort er også tilgængeligt online.

jury siddepladser af paralegal

Din overvågende advokat kan også stole på software til at hjælpe med voir dire. Eksisterende programmer hjælper advokater med at holde styr på juryleder og tilbyder forudsigelser vedrørende en potentiel jurors potentielle skævheder.

  1. Karriere Hvad er en paralegal?
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Både paralegals og advokater er juridiske fagfolk. Forskellen er, at en advokat skal føre tilsyn med en paralegals arbejde, og en paralegal kan ikke gøre visse ting, som at give juridisk rådgivning og repræsentere klienter i retten.

Men der er mange ting paralegals kan gøre.

paralegal i advokatbibliotek

Hvad gør en paralegal?

Fordi at bruge en paralegal i stedet for en advokat kan spare en masse penge, er advokatfirmaer og virksomheder i stigende grad afhængige af paralegals. Som paralegal udfører du sandsynligvis mange af de opgaver, der i de sidste årtier kun blev udført af autoriserede advokater.

Undersøgelse og analyse af loven

Domstole træffer afgørelser om aktuelle sager baseret på de beslutninger, der er truffet i tidligere sager. Så for effektivt at forberede en sag, skal du vide, hvad domstolene har besluttet under lignende omstændigheder og evaluere dem for at finde ud af, hvordan de finder anvendelse på den sag, du arbejder på. Du finder tidligere sager og relevante vedtægter gennem juridisk forskning.

Udførelse af juridisk forskning kan spise tidspunkter, så advokater ofte regner med kompetente paralegals til at påtage sig denne pligt. Uanset hvilket område af lov du indtaster, skal du lave juridisk undersøgelse. Hvis du arbejder i områder, der ofte kræver retssager, foretager du masser af undersøgelser, men selv andre områder som indenrigsret, trust og ejendom, selskabsret og underholdningslov kræver, at du rammer bøgerne.

Naturligvis er juridisk forskning i stigende grad flyttet væk fra bøger og til computerteknologi. Dette betyder ikke, at du laver mindre research, bare at du muligvis laver mere af det fra dit skrivebord i stedet for at gå til et lovbibliotek.

Dit job stopper ikke med ophobningen af ​​forskning. Du skal også analysere oplysningerne ved at anvende lov på fakta og sandsynligvis udarbejde notater, der præsenterer din analyse for advokaterne i dit firma. Det kan være nødvendigt, at du anvender de oplysninger, du finder på en virksomhedskontrakt, vilje eller andet juridisk dokument. I mange tilfælde kan du endda blive bedt om at skrive indledende skrivning om beslutningsforslag, der faktisk vil blive indgivet for retten. Så selvom du muligvis ikke taler i retten, vil dit arbejde være.

Interview og undersøgelse

Sager handler ikke kun om relevante vedtægter og sagsprædikater; de handler også om fakta. Du kan interviewe vidner og indsamle beviser i din paralegal karriere. Bevisindsamling er især vigtig i enhver form for retssager. Retssager resulterer i mange retlige områder. For eksempel kan selskabsret involvere retssager, der stammer fra kontraktstvister eller produktansvar; patent- og varemærkeret kan føre til forsøg på intellektuel ejendomsret; og familieret indeholder hyppige retssager, især som følge af skilsmisse og forældremyndighed.

For hver af disse slags retssager er der vidner til interview og bevismateriale, der skal samles. For eksempel, hvis din advokat, der overvåger, arbejdede for en sagsøger i en produktansvarsdragt, skulle du indsamle oplysninger om den skade, produktet er forårsaget, interviewe andre mennesker, der muligvis er blevet påvirket af produktet, arbejde for at afgøre, hvad Virksomheden vidste om faren og hvornår og indsamle oplysninger fra eventuelle yderligere vidner.

Selv hvis du ikke arbejder i retssager, har du muligvis stadig brug for dine interview- og efterforskningsevner. For eksempel, når du hjælper med at forberede en fødselsaftale til en familieretlig praksis, skal du bestemme klientens aktiver og undersøge baggrunden for den fremtidige ægtefælle. Hvis du arbejder for advokater inden for underholdningslovgivning, der gennemgår en plateaftale for en af ​​deres klienter, skal du muligvis undersøge detaljerne om handlen eller pladeselskabet. Uanset hvilket lovområde du bliver involveret i, bruger du dine interview- og efterforskningsevner.

Konference med klienter

Uden klienter ville praksis ikke findes. Opgaver som juridisk forskning og dokumentforberedelse kan synes at være de vigtigste opgaver for juridiske fagfolk. Men du beskæftiger dig kun med disse og andre juridiske opgaver, fordi du arbejder på vegne af en klient. Det er vigtigt at etablere gode forhold til klienter for at åbne kommunikation og god juridisk praksis - og det er også vigtigt at styrke din karriere.

I løbet af din paralegal karriere kan du opleve, at du ofte er forbindelsen mellem klienten og de advokater, du arbejder for, hvilket muligvis er en af ​​de vigtigste opgaver, du har. Som kontaktforbindelse holder du klienten underrettet om, hvordan sagen skrider frem, og arbejder med klienten for at få alle relevante sagsoplysninger. Derefter videregiver du nøjagtigt, hvad klienten fortæller dig til advokaten, der repræsenterer klienten.

Som paralegal har du generelt ikke tilladelse til at have dine egne klienter. Hvis du fortæller klienter, at du repræsenterer dem i en juridisk sag, er du sandsynligvis skyldig i den uautoriserede praksis. Så kommuniker i alle tilfælde klart til klienten din status som paralegal. Alle dine opgaver overvåges af en autoriseret advokat, hvilket betyder, at du kommunikerer alt, hvad klienten fortæller dig til din overvågende advokat. Advokat-klient privilegium kræver ikke eller endda tillader dig at bevare nogen hemmeligheder fra din klients advokat.

Administration af det juridiske miljø

I nogle kontorer fungerer du muligvis som sagsadministrator. En administrator håndterer sagsoplysningerne for en klient og advokaten. For eksempel har advokatfirmaer særlige konti, hvor de fører penge, der hører til klienter snarere end til firmaet. Hvis en klient vinder en dom, eller hvis penge, der er inkluderet i en testament, spredes, passerer disse penge dog på et advokatfirmas konti. Eller du kan holde styr på de penge, der er testamentet gennem en testamente, hvis du arbejder for en skifteradvokat.

I et lille advokatkontor kan dine paralegal-opgaver også omfatte administration af hele operationen, herunder arkiveringssystemet, kalenderen og faktureringerne.

Hvor paralegals fungerer

Paralegals arbejder på mange forskellige områder af loven. Nogle paralegals vælger at tjene høje lønninger i selskabsret eller kompleks retssag. Andre paralegals arbejder for kunder med lav indkomst eller for offentlige interesser eller miljøadvokatfirmaer. Nogle paralegals kan lide den personlige atmosfære hos et lille firma, og andre tager kontrol over deres fremtid ved at starte deres egne paralegal-virksomheder. Der er lige så mange forskellige valg for paralegals, som der er lovtyper!

Stort advokatfirma

Hvis du mener, at advokater er de eneste juridiske fagfolk, der er i stand til at yde sekscifret løn, har du forkert! I større byer kan erfarne paralegals, der arbejder for store virksomheder, tjene mere end $ 100.000 pr. År. To faktorer har en stor indflydelse på den løn, du kan tjene som paralegal:

  • Dit erfaringsniveau: Jo længere du arbejder som paralegal, jo mere værdifuld bliver du. (Derfor er det vigtigt at komme i gang med din karriere så hurtigt som muligt.) Når du udvikler dine færdigheder, får du mere komplekse opgaver og får betalt i overensstemmelse hermed. Dit specialisering og dit job: Hvis du vælger at specialisere dig i selskabsret eller retssager, har du et højt indtjeningspotentiale. Øgede lønninger betyder normalt mere ansvar. De højst betalte paralegals overvåger ofte andre paralegals eller har særlig vigtige opgaver inden for firmaet.

Her er nogle områder af loven, hvor paralegals ofte tjener de højeste lønninger:

  • Retssager: Paralegals, der arbejder inden for retssager, har nogle af de mest interessante og udfordrende pligter til rådighed for juridiske fagfolk. Retssager kan være hurtig og kompleks med snesevis af potentielle vidner og bjerge af beviser. Det kræver kvalificerede og talentfulde advokater og paralegals at håndtere kompliceret retssag. Hvis du ikke er bange for intensivt arbejde, der ofte strækker sig ud over den normale arbejdsuge, har du muligvis det, der kræves for at tjene en stor løn i retssager. Forretningsret: Forretningsret involverer vigtige og lukrative aftaler. Kontrakter, fusioner, overtagelser og udstedelse af aktier udgør kun nogle af aktiviteterne i et juridisk team. Hvis du har øje for detaljer, og du er interesseret i forretning, kan selskabsret betyde en stor ting for dig. Andre særlige retsområder: En anden måde at lave en høj løn på er at specialisere sig. Paralegals er altid efterspurgt i visse specialiteter. Disse specialiteter kræver kendskab til mere end blot loven. For eksempel, hvis du har en grad i kemi, kan du specialisere dig som paralegal, der arbejder med den farmaceutiske industri. Sygeplejersker finder højt betalte positioner som konsulenter i firmaer, der specialiserer sig i medicinsk malpractice.

Eksempler på områder, hvor dine interesser kan blive til en højt betalende paralegal-position inkluderer patent- og varemærkeret, miljøbeskyttelse og andre områder, der involverer videnskab, og medicinsk malpractice og produktansvar.

Lille advokatfirma

At arbejde i selskabsret, kompleks retssag eller en usædvanlig specialitet er muligvis ikke noget for dig. Paralegals har en tendens til at tjene mest på disse områder, men løn er ikke alt. At arbejde i et lille firma giver mange fordele, og hvis du ikke ønsker at bo i en af ​​de store byer i USA, kan et lille firma være din bedste mulighed.

Som paralegal i et lille firma kan du muligvis finde dig selv udfører forskellige opgaver, mens du arbejder på en lang række sager. Du samler muligvis aktivoplysninger til en konkurs arkivering, interviewer vidner til et forældremyndighedsspørgsmål, hjælper en klient med at udarbejde en testament og hjælpe en lille virksomhed med inkorporering. Tal om multitasking!

Hvis du gerne konstant vil konfrontere nye udfordringer, hvis du kan lide at se din indsats have øjeblikkelige resultater for rigtige mennesker, og hvis du er fleksibel nok til at gøre dit bedste med enhver opgave, du får, kan det lille firma være valget for dig . Desuden tilbyder små virksomheder ofte muligheder for nye paralegals til at få deres fødder i døren.

Pro bono paralegal

Hvis du er villig til at ofre løn for offentlig bistand, kan du blive en domstol ved et af de pro bono-firmaer, der arbejder for retfærdighed snarere end profit. Disse firmaer arbejder for at hjælpe dårligt stillede klienter, redde miljøet, opretholde borgerrettigheder og beskytte konstitutionelt garanterede frihedsrettigheder. Ved at arbejde for et af disse firmaer får du en beskeden løn, men gør en stor forskel!

Regeringsparalegaler

Et voksende beskæftigelsesområde for paralegals er hos den offentlige sektor. Alle niveauer af regerings- og retssystemer anvender paralegals. Den største føderale arbejdsgiver for paralegals er Department of Justice, efterfulgt af Social Security Administration og Treasury Department, men næsten hver kabinetafdeling har paralegals. Statlige regeringer har ansat nye paralegals til stigende satser. Paralegals har erstattet licenserede advokater i bureaukratier, fordi brug af paralegals sparer regeringer mange penge.

Hvis du vælger at blive paralegal i den offentlige sektor, vil du være medlem af et bureaukrati. Den offentlige sektor har mere definerede regler og procedurer og mere konkrete jobbeskrivelser og roller end den private sektor gør. Arbejder du for et lille firma, bliver du muligvis bedt om at udføre næsten enhver opgave, der kræves til en klient. Arbejder du for regeringen har du sandsynligvis en strengt defineret jobbeskrivelse og et fast kendskab til nøjagtigt, hvad du skal gøre hver dag.

Den offentlige sektor betaler mindre end store virksomheder, men generelt mere end små virksomheder. Regeringens beskæftigelse har også en tendens til at være mindre risikabel end beskæftigelsen i den private sektor. Regeringsansatte har flere rettigheder, herunder beskyttelsen af ​​visse personaleprocedurer, der ikke tillader, at regeringsansatte bliver fyret på et indfald. Regeringens job har også en tendens til at levere fremragende fordelspakker. Hvis du foretrækker stabilitet, kan et job i den offentlige sektor være det rigtige for dig.

Paralegal som uafhængig entreprenør

I den anden ende af spektret fra stabil regeringsbeskæftigelse er paralegal iværksætter. Hvis du ikke ønsker at blive bundet til et enkelt firma, hvis du vil have muligheden for at arbejde for forskellige firmaer på forskellige projekter, eller hvis du er tilpas med at tage risici og høste de fordele, der følger med at være din egen chef, vil du kan vælge at strejke ud på egen hånd som uafhængig entreprenør.

Uafhængige entreprenører er paralegals til leje. Hvis et lille advokatfirma pludselig bliver involveret i store retssager, har det brug for masser af hjælp. I stedet for at ansætte en flok medarbejdere og betale dem fordele, kan firmaet have det bedre med at indgå kontrakter med en freelance paralegal. Selvfølgelig skal freelance paralegals stadig overvåges af en advokat. Men ved at oprette din egen advokataftale, kan du tage mere kontrol over dit professionelle liv, end du normalt kan arbejde for et bestemt firma.

  1. KarriererLaw Office Management 101 for Paralegals
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Hvor meget tid du bruger på advokatkontorstyring afhænger af typen og størrelsen på det firma, du arbejder for. De fleste store virksomheder ansætter et separat personale til at tage sig af størstedelen af ​​de daglige organisationsaktiviteter. Men uanset hvilket størrelsesadvokatfirma du arbejder for, vil du som paralegal sandsynligvis ende med at gøre noget styring og organisering af advokatkontoret.

Hvis du arbejder for et lille firma, kan du være ansvarlig for ledelsen af ​​hele kontoret. I et større firma er du sandsynligvis ansvarlig for bare din egen tidsplan og måske den af ​​din overvågende advokat. Selvom det kan virke temmelig dagligdags, er korrekt kontoradministration afgørende for produktiviteten i ethvert lovmiljø, så denne diskussion fokuserer på korrekt styring af tid, filer og månedlige faktureringer.

Købstid: styringssystemer

Når du tænker over det, sælger advokatfirmaer deres tid til deres klienter, så værdien af ​​at styre minutter, timer og dage er helt afgørende. Den juridiske proces består af en række frister, som du skal overholde, hvis du ikke ønsker at bringe en klients sag i fare. God tidsstyring producerer effektivitet og overskud, men dårlig tidsstyring kan afslutte juridiske karrierer. Hvis du har problemer med at organisere din tid, er det nu et godt tidspunkt at lære og praktisere tidsstyringsevner.

At sammensætte et godt tidsstyringssystem er ikke kompliceret. Det kræver bare en interaktiv brug af enkle enheder, såsom lister, kalendere og poster. Du kan holde styr på tiden med pen og papir eller på computeren, men du vil sandsynligvis finde ud af, at en kombination af begge dele er den mest effektive.

Markering af dagene: Kalendersystemet

At holde styr på tiden begynder med et godt kalendersystem. Hvis du aldrig har brugt en daglig planlægning før, ville du være vant til at bruge en. Kalendere er absolut vigtige for, at ethvert advokatkontor kan fungere problemfrit.

Mange forsikringsselskaber for malpractice kræver et specifikt kalendersystem med mere end en person, der håndterer oplysningerne. Så konsulterer forsikringspolicen, eller kontakt agenten, før du påbegynder ændringer i den måde, dit kontor fører en kalender på.

Master kalenderen

Hvert advokatkontor skal have en masterkalender, som advokaten, juridisk sekretær, paralegal og andet personale let kan få adgang til. Det er normalt tilgængeligt på computernetværket for alle at se. Hovedkalenderen holder styr på alle de vigtige begivenheder for hele kontoret, herunder følgende:

  • Retsoptræden Vigtige arkiveringsfrister Udnævnelser Møder og konferencer Ferier og personlige dage for alle ansatte

Følgende figur viser en prøveudtagning af to uger med en masterkalender.

master kalender for paralegals

Individuelle kalendere

Masterkalenderen (se foregående afsnit) er dog ikke den eneste gang, der holder enhed på kontoret. Du bruger også en række individuelle kalendere, f.eks. Din egen personlige kalender eller advokatens rejsekalender, som du regelmæssigt krydser af mod masterkalenderen. Individuelle kalendere kaldes også overflødige kalendere, fordi de indeholder kopier af posterne fra masterkalenderen, der skal udføres af den specifikke person. De indeholder også begivenheder og opgaver, der ikke findes på den mestre kalender, som kun ejeren af ​​den enkelte kalender har brug for at vide om (som et frokostmøde med en forsikringsagent for fejlbehandling).

I den følgende figur kan du se, hvordan en paralegals kalender kan se ud, baseret på begivenhederne på eksemplet på masterkalenderen vist i det foregående billede.

kalender for advokatkontoret

Online kalendere giver mulighed for deling af kalender. Hele kontoret deler masterkalenderen og kan se andre medarbejders kalendere for at se alle kommende aftaler og kontrollere for konflikter. Du kan også fravælge kalendere for at forenkle visningen og kun se dine opgaver og begivenheder eller dine tilsynsadvokaters.

Tickler-systemet til advokatkontorer

Hvis du bruger kalendersystemet (se det foregående afsnit), kan du oprette et tickler-system (et system, der "kildrer", eller jogger, din hukommelse), der automatisk advarer dig, når noget skal gøres på et bestemt tidspunkt. Med antallet af ting, der foregår i et advokatkontor og antallet af gange, du bliver afbrudt på en dag, selvom du har en ekstraordinær hukommelse, vil du ikke være i stand til at holde styr i dit hoved om alt hvad du skal gøre.

For at sikre dig, at du gennemfører en bestemt handling inden den dag, den skal, skal du holde styr på mere end blot de sidste frister. Så du opdeler hvert projekt i mindre stykker. Derefter kildrer du disse mellemliggende opgaver og giver dig selv nok tid til at udføre det, du skal gøre, inden du giver det til advokaten at gennemgå, revidere eller på anden måde håndtere inden den truende endelige frist.

Du kan bruge en eller alle følgende metoder til at producere et pålideligt tickler-system.

  • Indtast frister på kontorets masterkalender med en passende leveringstid. Så hvis der skal ske noget den 15. i måneden, indtaster du også en påmindelsesindgang den 10.. Brug et dokumentkontrolregister til at spore tidsfrister. I dette system giver du et dokumentkontrolnummer til hvert dokument, der forlader eller kommer ind på kontoret. Derefter konstruerer du et register, der viser status for alle dokumenter efter deres kontrolnummer, som du regelmæssigt konsulterer for uafsluttede forretninger og nærmer frister. Bemærk frister ved brug af en tickler-fil (også kendt som en suspensionsfil). Hvis du vil være helt sikker på, at du aldrig går glip af en frist, kan du supplere dit styringssystem med en papirbaseret tickler-fil. Du opretter 31 separate filmapper for dagene i den aktuelle måned, 31 separate filmapper for dagene i den næste måned og 12 filmapper for årets måneder. Derefter laver du en kopi af den første side i hvert dokument, der kræver et svar eller handling. Disse sider går ind i filmappen i en dag, der er fem eller ti dage før handlingsfristen. Alt hvad du skal gøre er at kontrollere tickler-filen hver morgen og indtaste de nødvendige handlinger på din personlige arbejdsplan eller huskeliste.

Nøglen til en af ​​disse metoder er naturligvis at kontrollere dem dagligt og at have et personligt tickler-system til at overføre information til. Hvis du f.eks. Ved, at du er ansvarlig for at indsamle oplysninger, der skal bruges til at besvare forhørspligt, der forventes i slutningen af ​​den følgende uge, vil du krydser for dette projekt meget tidligere på din egen kalender, end det vises på masterkalenderen. Tickler giver dig god tid til at indsamle oplysningerne og præsentere den for din overvågningsadvokat i tide til svarene skal udarbejdes, gennemgås, underskrives og sendes.

Individuelle ticklers er også ganske nyttige, hvis du uventet er ude af kontoret, og en anden person midlertidigt skal håndtere noget af din arbejdsbyrde. Med din forbløffende organiserede tickler i hånden, vil din kollega ikke være i tvivl om, hvad der er opnået, og hvad der endnu skal gøres.

Sådan får du det skriftligt: ​​Opgavelisten

Fra tickler-systemet (se foregående afsnit) flytter du til den daglige opgaveliste, som ikke overraskende er en liste over alle de ting, du har brug for at udføre den dag, overført fra dit tickler-system. Du opretter bestemt en til dig selv hver dag, og du bliver muligvis også nødt til at lave en daglig opgaveliste til din advokat.

Hver enkelt arbejdstager på et advokatkontor skal have en separat opgaveliste. Denne liste kan være en håndskrevet liste over ting, der skal gøres i dag, hvilket kræver en daglig gennemgang af afventende arbejde og prioriteringer, eller det kan være en lignende liste, der opbevares på computeren. Forskellige medarbejdere kan bruge forskellige typer lister. De bedste lister er dem, der ikke viser mere end du kan gøre på en dag, og som prioriterer dine aktiviteter, så du ved, hvad du skal gøre først. Du kan nemt prioritere din liste ved at udpege hver aktivitet med en A, B eller C. Du udfører alle A-aktiviteter først, derefter Bs og til sidst C'erne. Alt, hvad du ikke afslutter en dag, går bare på næste dags liste, sandsynligvis med en højere prioritet end før.

Følgende figur viser, hvordan en opgaveliste ville se ud til fredag ​​den 4. august, baseret på prøvekalenderen (se forudgående billeder) med et par sidste-øjeblik opgaver tilføjet i.

to-do liste for paralegal

Ud over de begivenheder, der er anført på master og individuelle kalendere, giver din advokat naturligvis dig andre daglige opgaver. Når du får en opgave, skal du skrive den på din kalender og / eller huskeliste med det samme sammen med de nøjagtige instruktioner fra advokaten. Vurder den involverede tid, og indtast eventuelle frister. Se et fjerde punkt i figuren for et eksempel.

At huske alt om en opgave ville være en udfordring, selvom du aldrig har oplevet en afbrydelse, men desværre er de fleste ikke så heldige! De fleste advokatkontorer er travlt med konstant aktivitet. Den sidste ting, du vil gøre, er at spilde din arbejdsgiveres tid ved at bede om at få en opgave gentaget, så få det hele ned første gang: Tag skriftlig note eller tekst eller e-mail informationen til dig selv. Og hvis instruktionerne er uklare, skal du stille spørgsmål, indtil du føler dig godt tilpas med opgaven.

Hvis du holder din to-do-liste med dig hele dagen (i skriftlig form eller på din telefon), har du bevis på, at din opgave er synlig til enhver tid. Du kan nemt blive distraheret og miste synet af det, du laver, især når du forsker eller endda gør noget simpelt som at søge efter et dokument i en fil. Du sparer meget tid, hvis du kun skal kaste et blik på dine noter for at minde dig om dit formål.

At tjekke af afsluttede aktiviteter på din liste er en af ​​de bedste følelser i verden! Når du krydser tingene væk, skal du føre en log over hvor lang tid du har brugt på hvert element og navnet på klienten, så du er klar til fakturering, når tiden kommer (se næste afsnit). Derefter, i slutningen af ​​hver dag, skal du bare gennemgå din liste for at se, hvad du er færdig med, og hvad der endnu skal gøres. Hvis du er midt i en aktivitet, som du ikke kan afslutte, skal du bemærke, hvor du er på din opgaveliste til den næste dag og lægge filen væk - dette rydder rodet fra dit skrivebord og giver dig en start- off point for den næste dag.

Dine to-do lister er vigtige dokumenter, så du bliver nødt til at gemme dem til senere henvisning. Du kan opbevare dem kronologisk i en udvidbar fil, eller du kan opbevare dine lister i en bundet dagsplanlægningsnotatbog eller tre-ringperm.

Beholdningskonto: faktureringssystemer

En paralegals tid kan faktureres kunden til en timepris, der er lavere end advokaten, så du bliver nødt til at holde styr på hvert minut, du bruger på at arbejde på en klients sag. Derefter skal du fremlægge dokumentation for din tid til firmaets kundeafdeling, så det kan generere fakturaer. Du er nødt til at holde styr på din tid, selvom dit kontor håndterer en klient på et beredskabsgebyr (hvor en advokat får betalt ved at modtage en del af klientens afvikling). På den måde har du en bogføring i faktureringsregistret, hvis der nogensinde er et spørgsmål om, hvilke opgaver du har udført for en klient, og hvornår.

Hvis du er afdelingens tilgodehavende konti samt paralegal, skal du generere fakturaer til klienter i en fast tidsplan. Faktureringsprocessen involverer registrering af fakturerbare timer og gebyrer, sammenstilling af disse timer og gebyrer af klienten, oprettelse af en faktura for hver klient og styring af ubetalte saldo.

Optagelsestid

Tid er elementet i en advokats fortegnelse, der har en direkte dollarværdi, så en advokatpraksis skal holde styr på det, ligesom en smykkebutik holder styr på sine diamanter. Der findes en række kommercielle systemer, der holder styr på tiden, nogle computeret og nogle manuelle. Nogle af de mest populære regnskabssoftwareprogrammer, såsom QuickBooks og Peachtree, indeholder stopur, som du kan indstille, mens du udfører en fakturerbar aktivitet for at holde styr på din tid. Programmet beregner derefter værdien af ​​aktiviteten baseret på din fakturerbare timesats, knytter tiden til en bestemt klient og holder styr på den, indtil du er klar til at fakturere klienten. Du har dog ikke brug for særlig software. De fleste tekstbehandlingsprogrammer har de fakturaskabeloner og fletningsfunktioner, du har brug for for at oprette en faktureringsprocedure.

Uanset hvilket medium du bruger, holder både du og advokaten styr på uafhængigt af den tid, du hver bruger på hver opgave for hver klient i løbet af måneden. Selv hvis du bruger et softwareprogram, der registrerer tid for dig, er det en god ide at holde styr på din tid på din personlige kalender eller huskeliste. Du kan også holde styr på din opgaveliste over, hvor lang tid du bruger på telefonen, som vist i den sjette post i det foregående figur.

På den udpegede månedlige faktureringsdag overfører afdelingen med kontoudskrivning hos dit firma enten dine aktiviteter til fakturaer i regnskabssoftwaren, eller du sender en kronologisk liste over de opgaver, du har udført for hver klient. Hvis du er ansvarlig for fakturering, samler du fakturerbare timer og gebyrer for hver klient, udarbejder fakturaer og sender dem normalt til advokaten til godkendelse, før du sender dem ud.

Oprettelse af fakturaer

Optagelsestid nøjagtigt er det første vigtige trin i driften af ​​et rentabelt advokatkontor. Det andet vigtige trin er at fakturere klienterne for denne tid. Den mest effektive metode til at sende regninger til tiden er en forenklet fremgangsmåde. Faktureringsprocedurer varierer meget afhængigt af størrelsen og typen af ​​praksis og antallet af tilgodehavender, som virksomheden har. Nogle virksomheder kan have en afdeling, der udelukkende er dedikeret til fakturering; andre kan bruge et uafhængigt firma til at forberede deres fakturering. Små firmaer stoler normalt på paralegal til at udføre denne opgave.

Den nemmeste måde at administrere tilgodehavender i de fleste advokatkontorer er gennem et regnskabssoftwareprogram. De mest populære programmer, såsom QuickBooks og Peachtree, giver dig mulighed for at beregne tid, registrere tid, indtaste gebyrer og andre omkostninger og oprette fakturaer. Du kan indtaste tiden manuelt gennem et timeseddel, eller du kan have software-rekordtiden til dig med dets integrerede stopur. Du giver softwaren en detaljeret beskrivelse af aktiviteten, knytter den til en bestemt klient, giver timeprisen, og softwaren gemmer oplysningerne, indtil du er klar til at fakturere. Du kan også knytte arkiverings- og registreringsgebyrer og andre fakturerbare omkostninger til en klient, når du registrerer firmaets betaling af disse gebyrer i regnskabssoftwaren. Når du så er klar til at sende periodiske fakturaer, skal du bare trække fakturaformularen, indtaste klientens navn og klikke på en knap. Softwaren giver dig alle de timer og gebyrer, der er knyttet til klienten. Du vælger dem, du vil regne for og - abracadabra! - fakturaen vises. Det er så enkelt. Hvis du regelmæssigt er ved at indtaste tid og gebyrer i regnskabssoftwaren, kan periodiske faktureringer tage kun et par timer at gennemføre!

Onlineindholdet indeholder et eksempel på et timeseddel og dets faktura, der er genereret af QuickBooks-regnskabssoftware.

Et sted for alt: filhåndtering

En ting er sikkert: Advokatkontorer genererer masser af papirdokumenter. Så at etablere og bruge et velorganiseret arkiveringssystem er afgørende for god advokatkontorstyring.

Vedligeholdelse af arkiveringssystem

Odds er det advokatkontor, du arbejder for, vil allerede have et effektivt arkiveringssystem på plads, når du er ansat. Store firmaer opbevarer sandsynligvis de fleste dokumenter digitalt ved at scanne dem og gemme dem på deres servere, men de er muligvis stadig nødt til at hænge fast på originale papirdokumenter, så et papirbaseret arkiveringssystem er også nødvendigt. Hovedformålet med et arkiveringssystem er at gøre vigtige papirer øjeblikkeligt tilgængelige. Generelt opbevarer advokatfirmaer filer i alfabetisk rækkefølge efter klient, men nogle firmaer bruger et numerisk system. Selvom tildeling af numre til klienter kræver et krydshenvisningsindeks (normalt holdes på computeren), er nummersystemet nyttigt, fordi det giver en måde at aldre sager kronologisk og gør arkivering af afsluttede sager meget lettere end et alfabetisk arrangement. Farvekodede etiketter eller mapper er med til at skelne typer af sager, og farvede prikker eller andre symboler identificerer, om en klients sag er i forudgående retssag, retssag eller efter retssag.

Organisering af dokumenter i en filmappe

Ud over et system til lagring af filer har du også brug for en måde at arrangere papirer i en fil. Den enkleste procedure er at placere filens dokumenter i kronologisk rækkefølge med de nyeste oplysninger øverst. Dette system gør det nemt at opsætte, men når filen vokser, bliver dens tidligere indhold mindre tilgængeligt. Derfor holder de fleste kontorer, der bruger den kronologiske metode, også en log ind i filen som et indeks, som normalt vedhæftes den inderste venstre side af mappen. Vedligeholdelse af indekset kræver ekstra tid for den, der fører tilsyn med filerne, men gør det nemmere at finde specifikke dokumenter.

Et andet system er at opdele mappen i emneområder. Denne metode kræver, at advokatsekretæren bestemmer lige, hvor et arkiveret dokument skal gå, men det eliminerer at skulle logge et dokument, hver gang du tager det ud eller lægger det i. Dette system er nyttigt for advokaten og dommerne, fordi en fil, der er organiseret af emne giver grundlaget for den retssætnotatbog, som advokaten og paralegal stoler på under retssagen.

Hvilke emneområder du vælger i denne type system varierer afhængigt af typen af ​​sager. I en sag om personskade kan du f.eks. Organisere filen i henhold til følgende emner:

  • Oplysninger om indtagelse (klientsamtale; faktaundersøgelse; fotos) Indledende indlæg (indkaldelse og klage; responsive indlæg) Opdagelse depositionen Meddelelser Korrespondance Noter

Emneområder i en fil om indenlandske forbindelser vil mere sandsynligt omfatte følgende:

  • Indledende indlæg (indkaldelse og andragende; forældremyndighed, svar) Midlertidige ordrer Opdagelse Økonomiske erklæringer og supportark Ejendomsafdeling Meddelelser Korrespondance Noter

Lagring af gamle filer

Der er ingen lov, der siger, at du skal opbevare lukkede sagsmapper, fordi retten har den juridiske fortegnelse. Men der er et par grunde til at hænge på gamle filer:

  • Lukkede sager kan være værdifulde referenceværktøjer til nye sager. Gamle sager kan åbne igen, især i tvister om indenrigsrelationer. Nogle gange anmoder en klient om oplysninger, der er indeholdt i en gammel sagfil.

Så de fleste advokatkontorer opbevarer sagsmapper på ubestemt tid, især hvis de har plads. For at spare plads i arbejdsområdet og gøre hyppigt brugte filer let at komme til indeholder hovedfilkabinetterne kun filer til sager, der er i gang. Du kan scanne dokumenter og gemme dem online og / eller opbevare filer til lukkede sager på et praktisk sted, enten på kontoret eller i et separat lager. I de fleste lovpraksis forbliver størrelsen på det aktive filsystem konstant, men det lukkede filsystem fortsætter med at vokse over tid.

Hvis du organiserer dine aktive filer alfabetisk, er det sandsynligvis en god ide at skifte til et numerisk system til lagring af lukkede filer. Numerisk arkivering giver dig mulighed for at bokse lukkede filer og undgå konstant blanding af filer, når du skal arkivere nyligt lukkede filer alfabetisk.