1. Virksomhedsregnskab Balance og indtægtsopgørelse

Af Consumer Dummies

En del af bogholderi Alt-i-ett for Dummies snyderi

De fleste virksomheder udarbejder mindst to vigtige økonomiske rapporter, balancen og resultatopgørelsen, for at vise dem til udenlandske virksomheder, herunder de finansielle institutioner, hvorfra virksomheden låner penge og virksomhedens investorer.

  • Balancen er et snapshot af din virksomheds økonomiske sundhed fra en bestemt dato. Balancen skal vise, at din virksomheds aktiver er lig med værdien af ​​dine forpligtelser og din egenkapital. Den bruger formlen Aktiver = Forpligtelser + Egenkapital. Resultatopgørelsen opsummerer din virksomheds økonomiske transaktioner for en bestemt periode, f.eks. En måned, kvartal eller år. Det starter med dine indtægter og trækker derefter omkostningerne ved solgte varer og eventuelle udgifter, der er afholdt i drift af virksomheden. Den nederste linje i resultatopgørelsen viser, hvor meget overskud (eller tab) virksomheden har foretaget i regnskabsperioden.
  1. Virksomhedsregnskab Sådan læses finansielle rapporter

Af Consumer Dummies

Du kan sammenligne at læse en virksomheds økonomiske rapport med at ryste en østers: Du skal vide, hvad du laver, og arbejde for at få til kødet. Du har brug for en god grund til at lytte til en finansiel rapport. Hovedårsagen til at blive informeret om en virksomheds økonomiske resultater og tilstand er fordi du har en andel i virksomheden.

Virksomhedens økonomiske succes eller fiasko gør en forskel for dig.

Du behøver ikke at være en matematik-guide eller raketforsker for at udtrække de væsentlige punkter fra en finansiel rapport, så lad ikke en finansiel rapport bambulere dig. Find resultatopgørelsen, find overskud (eller tab!) Og start.

Bestem, hvad du skal læse, og hvad du skal springe over

Antag, at du ejer aktier i et offentligt selskab og vil holde dig orienteret om dens resultater. Du kan være afhængig af artikler og nyheder i The Wall Street Journal, The New York Times, Barron's, og så videre, der opsummerer de seneste økonomiske rapporter fra virksomheden.

Og du kan gå til websteder som Yahoo! Finansiere. Dette sparer dig tid og besvær med at læse rapporterne selv. Men formoder, at du vil have mere økonomisk information, end du kan få i nyhedsartikler?

De årlige finansielle rapporter fra offentlige virksomheder indeholder masser af oplysninger: et brev fra administrerende direktør, et højdepunkt, trenddiagrammer, regnskaber, omfattende fodnoter til årsregnskabet, historiske resume og en masse propaganda. I modsætning hertil er de finansielle rapporter fra de fleste private virksomheder betydeligt mindre; de indeholder regnskaber med fodnoter og ikke meget mere. Så hvor meget af rapporten skal du faktisk læse?

Mange offentlige virksomheder sender aktionærer en kondenseret oversigtsversion i stedet for deres meget længere og mere detaljerede årlige økonomiske rapporter. Dette er lovligt, så længe virksomheden nævner, at du kan få sin "rigtige" økonomiske rapport ved at bede om en papirkopi eller ved at gå til sin hjemmeside.

Tanken er selvfølgelig at give aktionærerne en årlig finansiel rapport, som de kan læse og fordøje hurtigere og lettere. Og kondenserede økonomiske resume er mere omkostningseffektive.

De nedskalerede versioner af årlige finansielle rapporter er sandsynligvis tilstrækkelige for gennemsnitlige aktieinvestorer, men de er ikke passende for seriøse investorer og professionelle investeringsforvaltere. Disse investorer og pengehåndtere bør læse den fulde økonomiske rapport om virksomheden og også undersøge virksomhedens årlige 10-K-rapport, der er indgivet til Securities and Exchange Commission (SEC). Du kan gå til webstedet og navigere derfra.

Dommerresultat

En virksomhed tjener fortjeneste ved at sælge og ved at holde omkostningerne mindre end salgsindtægterne, så det bedste sted at starte med at analysere resultatresultatet er ikke bundlinjen, men den øverste linje: salgsindtægter. Her er nogle spørgsmål, der skal fokuseres på:

  • Hvordan kan salgsindtægterne i det seneste år sammenlignes med det foregående år? Højere salg bør føre til højere fortjeneste, medmindre en virksomheds udgifter stiger med en højere sats end dens salgsindtægter. Hvis salgsindtægterne er relativt flade fra år til år, skal virksomheden fokusere på omkostningskontrol for at hjælpe med fortjenesten, men en virksomhed kan kun skære udgifter indtil videre. Den reelle nøgle til forbedring af overskuddet er forbedring af salget. Hvad er bruttomarginprocenten for virksomheden (hvilket svarer til bruttoresultatet divideret med salgsindtægter)? Selv en lille glidning i dens bruttomarginforhold kan have katastrofale konsekvenser for virksomhedens bundlinje. Aktieanalytikere vil gerne vide en virksomheds margin, hvilket svarer til salgsindtægter minus alle variable omkostninger ved salg (produktomkostninger og andre variable omkostninger ved salg). Men eksterne indkomstopgørelser afslører ikke margin; virksomheder holder disse oplysninger tilbage fra omverdenen (eller de holder ikke styr på variabelt mod faste udgifter). Baseret på oplysninger fra en virksomheds seneste indtægtsopgørelse, hvordan sammenlignes bruttomargin og virksomhedens bundlinje (nettoindkomst eller nettoindtjening) med dens øverste linje (salgsindtægter)? Tag dig tid til at sammenligne disse to forhold for en række forskellige virksomheder; kan du blive overrasket over variationen fra branche til branche.

Et sidste punkt: Sæt en virksomheds fortjenesteudvikling i sammenhæng med generelle økonomiske forhold. En nedadgående økonomi lægger et pres ned på en virksomheds fortjenesteydelse, og du bør tillade det i din analyse (selvom dette er lettere sagt end gjort). I en opøkonomi bør en virksomhed naturligvis gøre det bedre, fordi et stigende tidevand løfter alle både.

Håndter ekstraordinære gevinster og tab

Mange indkomstopgørelser starter normalt: salgsindtægter minus udgifterne til salg og drift af virksomheden. Men så er der et skurrende lag af ekstraordinære gevinster og tab på vej ned til den endelige fortjenstslinje. For eksempel kan en virksomhed lukke ned og opgive et af sine produktionsanlæg og registrere et stort tab på grund af nedskrivning af aktiver og fratrædelsesgodtgørelse for ansatte, der er fyret.

En virksomhed kan lide et stort tab af en uforsikret oversvømmelse. Eller en virksomhed kan miste en større retssag og skulle betale millioner i erstatning. Listen over ekstraordinære tab (og gevinster) er lang. Hvad skal en regnskabslæser gøre, når en virksomhed rapporterer sådanne gevinster og tab?

Der er ikke noget let svar på dette spørgsmål. Du kan helt klart antage, at disse ting sker med en virksomhed kun en gang i en blå måne og ikke bør forstyrre virksomhedens evne til at tjene profit på et bæredygtigt grundlag.

Dette er metoden til jordskælv mentalitet: Når der er et jordskælv, er der meget skade, men de fleste år har ingen alvorlige rysten og går som normalt. Ekstraordinære gevinster og tab antages at have engangskarakter og registreres sjældent eller engangsgevinster og -tab. I faktisk praksis rapporterer imidlertid mange virksomheder disse gevinster og tab regelmæssigt og tilbagevendende - som at have et jordskælv hvert år eller deromkring.

Ekstraordinære tab er et særligt problem, fordi store beløb flyttes ud af forretningens almindelige udgifter og behandles som engangstab i dens resultatopgørelse, hvilket betyder, at disse beløb ikke går gennem virksomhedens almindelige udgiftsregnskab. Fortjeneste fra fortsættende aktiviteter rapporteres til højere beløb end det ville være, hvis de såkaldte ekstraordinære tab blev behandlet som almindelige driftsomkostninger.

Desværre har CPA-revisorer en tendens til at tolerere dette misbrug. . . godt, op til et punkt. Investeringsledere klager offentligt over denne praksis. Men privat ser de ud til at foretrække, at virksomheder har breddegrad til at maksimere deres rapporterede indtjening fra fortsættende aktiviteter ved at aflevere nogle udgifter som ekstraordinære tab.

Kontroller pengestrømmen ved siden af ​​overskuddet

Målet med en virksomhed er ikke blot at skabe fortjeneste, men at generere pengestrøm fra at skabe fortjeneste så hurtigt som muligt. Pengestrøm fra fortjeneste er den vigtigste strøm af kontantstrøm til en virksomhed. En virksomhed kan sælge nogle aktiver til at generere kontanter, og den kan låne penge eller få aktionærer til at lægge flere penge i virksomheden. Men pengestrømmen fra at skabe fortjeneste er den tappe, der altid skal tændes.

Resultatopgørelsen indberetter ikke det kontante tilstrømning af salg og kontantudstrømningen af ​​udgifter. Derfor er resultatopgørelsens bundlinje ikke et pengestrømsnummer. Nettopengestrømmen fra forretningens fortjenesteaktiviteter (dens salg og omkostninger) rapporteres i kontantstrømopgørelsen. Når du kigger der, vil du uden tvivl opdage, at pengestrømmen fra driftsaktiviteter (den officielle betegnelse for pengestrøm fra overskudsgivende aktiviteter) er højere eller lavere end overskudsresultatet i resultatopgørelsen.

  1. BusinessAccounting4 Typer af forretningsstrukturer

Af Consumer Dummies

En del af bogholderi Alt-i-ett for Dummies snyderi

De fire forskellige typer forretningsstrukturer involverer ofte forskellige typer og regnskabsniveauer, som bogholderen skal være opmærksom på og kunne udføre.

  • Eneejerskab: De fleste nye virksomheder med kun en ejer starter som enkeltpersonforetagender, og mange bliver aldrig noget andet. For at starte en virksomhed som eneejere behøver du ikke gøre noget officielt som arkivering af regeringsdokumenter eller registrere hos IRS. Enlige ejendomsret er ikke skattepligtige enheder. De fleste enhedsejere tilføjer skema C - en formular "Fortjeneste eller tab af erhvervslivet" til deres personlige selvangivelser. Partnerskab: IRS betragter automatisk enhver virksomhed, der er startet af mere end én person, som et partnerskab. Hver person i partnerskabet er ligeledes ansvarlig for virksomhedens aktiviteter. Et partnerskab er den mest fleksible forretningsstruktur for en virksomhed, der involverer mere end én person. Partnerskaber er ikke skattepligtige enheder, men partnere skal indgive en informativ IRS-formular 1065 med deres personlige selvangivelser. Limited Liability Company (LLC): Denne forretningsform falder et sted mellem et selskab og et partnerskab eller enkeltpersonforetagende i henhold til lovgivningens beskyttelse. I de fleste stater får LLC-ejere retlig beskyttelse mod retssager som et selskab. Rapporteringskrav til LLC'er er ikke så strenge som for et selskab. LLC skal ikke betale selskabsskat eller arkivere alle de formularer, der kræves af et selskab. IRS behandler LLCs som partnerskaber eller enkeltpersoner, medmindre de specifikt beder om at blive beskattet som selskaber. S- eller C-selskab: Virksomheder er separate juridiske enheder, og deres ejere er beskyttet mod krav, der er indgivet mod selskabets aktiviteter. Imidlertid er de forpligtelser, der følger med at inkorporere, enorme, og et selskab har brug for betydelige ressourcer til at betale for de krævede juridiske og regnskabsmæssige tjenester. Der er to typer virksomhedsstrukturer: S-selskab: Dette selskab har færre end 100 aktionærer og fungerer som et partnerskab, men giver ejerne yderligere juridisk beskyttelse. C-selskab: Dette selskab er en separat juridisk enhed, der arkiverer sit eget selvangivelse. Det behandles i domstolene mere eller mindre som en person. Ejere skal opdele deres ejerskab ved at bruge aktier.
  1. Forretningsregnskab3 Finansielle områder, der skal balanceres: Aktiver, forpligtelser og egenkapital

Af Consumer Dummies

En del af bogholderi Alt-i-ett for Dummies snyderi

Hver virksomhed har tre vigtige økonomiske dele, som du som bogholder skal holde i balance: aktiver, passiver og egenkapital. Følgende er beskrivelserne af disse tre udtryk:

  • Aktiver inkluderer alt, hvad virksomheden ejer, såsom kontanter, inventar, bygninger, udstyr og køretøjer. Forpligtelser inkluderer alt, hvad virksomheden skylder andre, såsom sælgerregninger, kreditkortsaldo og banklån. Egenkapitalen inkluderer skader, som ejerne har på aktiverne baseret på deres del af ejerskabet i virksomheden.

Formlen til at holde dine bøger i balance involverer disse tre elementer:


Aktiver = passiver + egenkapital
  1. BusinessAccountingSigns At et firma er i problemer

Af Consumer Dummies

Denne artikel taler om nogle nøgletegn på problemer, som du muligvis finder i en finansiel rapport. Mange virksomheder udsætter blanke økonomiske rapporter, der er mere end 100 sider lange, med de mest grafisk behagelige sektioner, der kun indeholder de nyheder om virksomheden, som dens ledere vil have dig til at læse. Bliv ikke narret.

Tag dig tid til at læse siderne med mindre udskrifter og dem uden den smarte grafik, fordi disse sider er hvor du finder de vigtigste økonomiske nyheder om virksomheden.

Lavere likviditet

Likviditet er en virksomheds evne til hurtigt at konvertere aktiver til kontanter, så det kan betale sine regninger og imødekomme andre gældsforpligtelser, såsom en pantebetaling eller en betaling, der skyldes obligationsinvestorer. Det mest likvide aktiv, som et selskab besidder, er kontanter på en kontrol- eller opsparingskonto. Andre gode likvide kilder er beholdninger, som en virksomhed hurtigt kan konvertere til kontanter, såsom omsættelige værdipapirer og indskudsbeviser.

Andre aktiver tager længere tid at blive kontanter, men de kan være mere likvide end langvarige aktiver, såsom en bygning eller udstyr. Tag for eksempel tilgodehavender. Tilgodehavender kan ofte være likvide beholdninger, forudsat at virksomhedens kunder betaler deres regninger til tiden. Hvis kunder betaler deres regninger for sent, er virksomhedens tilgodehavender mindre likvide, hvilket betyder, at det tager længere tid for virksomheden at indsamle disse kontanter.

Et andet tegn på problemer kan være inventar. Hvis et virksomheds lager fortsætter med at opbygge, kan det have færre og mindre kontanter til rådighed, da det binder flere penge på de produkter, det prøver at sælge.

Lavt cash flow

Hvis du ikke har kontanter, kan du ikke betale dine regninger. Det samme gælder for virksomheder. Du skal vide, hvor godt en virksomhed administrerer sine kontanter, og du kan ikke gøre det bare ved at se på balancen og resultatopgørelsen, fordi ingen af ​​disse opgørelser rapporterer, hvad der faktisk sker med kontanter. Den eneste måde, du kan tjekke et virksomheds kontantsituation på, er ved at bruge pengestrømsopgørelsen.

Forsvindende fortjenstmargener

Alle vil vide, hvor mange penge en virksomhed tjener - med andre ord dens overskud. En virksomheds fortjeneste, der falder år til år, er endnu et klart tegn på problemer.

Virksomheder skal rapportere deres overskud for det indeværende år og de to foregående år på deres resultatopgørelse, en af ​​de tre vigtigste regnskaber, der er en del af de økonomiske rapporter. Når man undersøger en virksomheds levedygtighed, er det en god ide at se på de sidste fem år eller mere.

Heldigvis er det ikke svært at finde en virksomheds historiske overskudsdata. I afsnittet om investor relations på deres hjemmeside poster de fleste virksomheder økonomiske rapporter for det aktuelle år og to eller flere tidligere år. Securities and Exchange Commission (SEC) holder også tidligere års rapporter online på Edgar.

Hver gang du bemærker, at et selskabs fortjenstmargener er faldet fra år til år, skal du tage det som et klart tegn på, at virksomheden er i problemer.

Indtægtsspil

Der går sjældent en dag, hvor du ikke kan se en historie om firmwarepiger, der har spillet med deres virksomheds indtægtsresultater. Selvom antallet af virksomheder, der udsættes for indtægtsproblemer, bestemt er faldet siden højden på skandaler, der blev modregnet ved faldet af Enron i 2001, fortsætter en stabil strøm med rapportering om de spil, virksomheder spiller med deres indtægter.

Problemer kan omfatte administration af indtjening, så resultaterne ser bedre ud end de virkelig er, og faktisk skaber en fiktiv historie om indtjening.

Desværre er den eneste måde, et medlem af offentligheden kan finde ud af om disse shenanigans fra den finansielle presse. Hvis SEC eller en af ​​landets statsadvokater generelt begynder en efterforskning, ved du sandsynligvis ikke om det, før den økonomiske presse beslutter at rapportere om den.

SEC offentliggør detaljer om sine undersøgelser. På det tidspunkt, hvor info sendes, har den økonomiske presse allerede lavet en historie.

De første stadier af en undersøgelse involverer normalt private forespørgsler mellem SEC og virksomheden om økonomiske oplysninger, der er indgivet på en af ​​SECs krævede formularer. Disse indledende undersøgelser diskuteres ikke offentligt. Først efter at SEC har besluttet, at et firma ikke samarbejder, starter det en formel undersøgelse.

Når SEC starter en formel undersøgelse, skal virksomheden udsende en pressemeddelelse for at informere offentligheden (såvel som dens investorer, kreditorer og andre interesserede i virksomheden) om, at SEC har nogle spørgsmål om virksomhedens økonomiske rapporter.

For meget gæld

At låne for mange penge til at fortsætte driften eller til at finansiere nye aktiviteter kan være et stort rødt flag, der indikerer fremtidige problemer for en virksomhed, især hvis renten begynder at stige. Gæld kan overbelaste en virksomhed og gøre det svært for virksomheden at opfylde sine forpligtelser og til sidst lande den i konkurs.

Du kan teste en virksomheds gældssituation ved hjælp af gældsforhold, der beregnes ved hjælp af numre fra balancen og resultatopgørelsen. Du kan sammenligne et virksomheds gældskvoter med andres i samme branche for at bedømme, om virksomheden er i dårligere form end sine konkurrenter.

Urealistiske værdier for aktiver og forpligtelser

Nogle virksomheder kan få sig til at se økonomisk sundere ud ved enten at overvurdere deres aktiver eller undervurdere deres forpligtelser.

Overvurderede aktiver kan få et selskab til at virke som om dets besiddelse er mere værd end det er. For eksempel, hvis kunder ikke betaler deres regninger, men linjeposten for tilgodehavende af konti ikke er korrekt justeret for at vise den sandsynlige dårlige gæld, vil tilgodehavenderne være højere end de burde være.

Undervurderede forpligtelser kan få et firma til at se ud som om det skylder mindre end det faktisk gør. Et eksempel på dette er gæld, der flyttes fra balancen til et andet datterselskab for at skjule gælden. Denne taktik er kun en af ​​måderne, Enron og andre skandaledrevne virksomheder har forsøgt at skjule deres problemer. Hvis et firma skjuler sine problemer godt for at udligne overvurderingen af ​​aktiver eller undervurderingen af ​​forpligtelser, overdrives sandsynligvis også egenkapitalen.

Hvis du har mistanke om et selskab med en af ​​disse muligheder, er det et klart tegn på problemer fremover. Bestemt kan du begynde at mistænke for et problem, hvis du ser historier i aviserne om SEC eller statslige myndigheder rejser spørgsmål om virksomhedens årsregnskab.

En ændring i regnskabsmetoder

Regnskabsregler er klart angivet i de almindeligt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) udviklet af Financial Accounting Standards Board (FASB). Du kan finde detaljer om GAAP på FASBs websted.

Nogle gange kan et firma arkivere en rapport, der er helt acceptabel efter GAAP-standarder, men det kan skjule et potentielt problem ved at ændre sine regnskabsmetoder. For eksempel skal alle virksomheder redegøre for deres beholdning ved hjælp af en af ​​fem metoder. Skift fra en metode til en anden kan have stor indflydelse på bundlinjen. For at finde ud af, om denne form for ændring har fundet sted, skal du læse det fine udskrivning i de finansielle noter.

  1. Virksomhedsregnskab De vigtigste konti for enhver bogholder

Af Consumer Dummies

Hver konto har sit formål med bogføring, men ikke alle konti oprettes lige. Nogle konti er mere vigtige end andre. Hvis du har problemer med at vide, hvor du skal starte din kontoopsætning, og hvad der er nødvendigt, er her en oversigt over toppen, must-have-konti for bogholderne.

Kontanter

Alle dine forretningstransaktioner passerer kontantkontoen, som er så vigtig, at du faktisk har brug for to tidsskrifter, kontantindtægter og kontantudbetalinger for at spore aktiviteten.

Som bogholder er det dit ansvar at være sikker på, at alle kontanter - hvad enten det kommer ind i virksomheden eller sendes ud - håndteres og registreres korrekt på kontantkontoen.

Tilgodehavende konti

Hvis din virksomhed sælger sine produkter eller tjenester til kunder på butikskredit, har du bestemt brug for en tilgodehavende konto. Dette er den konto, hvor du sporer alle penge, der forfalder fra kunder. Som bogholder er det vigtigt at holde konti tilgængelige opdateret for at være sikker på, at du sender rettidige og nøjagtige regninger til kunderne.

Beholdning

Ethvert firma, der sælger produkter, skal spore lagerbeholdningen, fordi det er den eneste måde, en virksomhed ved, hvad den har til rådighed for at sælge. Som bogholder bidrager du til denne proces ved at føre nøjagtige lagerregistre på en varekonto. De numre, du har i dine bøger, testes med jævne mellemrum ved at udføre fysiske optællinger af den til rådighed stående beholdning.

Betalinger

Ingen kan lide at sende penge ud af virksomheden, men du kan lette smerter og belastning ved at spore og betale regninger på din Konto til betalingskonto. Du ønsker bestemt ikke at betale nogen to gange, men du vil også være sikker på, at du betaler regninger til tiden, ellers får din virksomhed muligvis ikke længere de forsyninger, inventar eller andre ting, der er nødvendige for at drive virksomheden.

Leverandører straffer ofte sentbetalte virksomheder ved at afskære dem eller lægge dem på kontant konti. Hvis du betaler dine regninger på flippsiden, kan du muligvis få rabatter og spare penge hos leverandører, så den tidlige fugl får bestemt ormen.

Betalbare lån

Der kommer snart et tidspunkt, hvor din virksomhed har brug for at købe større ting såsom udstyr, køretøjer og møbler. Desværre kan du opleve, at du ikke har penge til at betale for sådanne køb. Løsningen er at tage på langfristede lån, der skal betales over mere end en 12-måneders periode.

Med den betalte lånekonto kan du overvåge aktiviteten på disse lån for at få og holde de bedste renter, foretage alle lånebetalinger til tiden og nøjagtigt.

Salg

Ingen forretning kan fungere uden at indtage kontanter, for det meste gennem salg af virksomhedens produkter eller tjenester. Salgskontoen er det sted, hvor du sporer alle indgående indtægter, der indsamles fra disse salg. Optagelse af salg på en rettidig og nøjagtig måde er et kritisk job for dig, for ellers kan du ikke vide, hvor meget indtægt der er samlet hver dag.

Køb

For at have et konkret produkt at sælge, skal din virksomhed enten fremstille produktet, i hvilket tilfælde du skal købe råvarer, eller købe et færdigt produkt fra en leverandør.

På indkøbskontoen sporer du køb af råvarer eller færdige varer. Indkøbskontoen er en nøglekomponent i beregningen af ​​omkostninger ved solgte varer, som du trækker fra salg for at finde din virksomheds bruttofortjeneste.

Lønudgifter

Det er en kendsgerning, at du skal betale medarbejdere for at få dem til at blive. Uanset hvor meget du beder om, er det få mennesker, der ønsker at arbejde for intet. For at holde trit med det, der er for mange virksomheder deres største udgift, sporer du alle penge, der betales til medarbejderne på konto til lønudgifter.

Præcis vedligeholdelse af denne konto er vigtig, fordi det sikrer, at alle statslige rapporter indgives, og at lønnskatten betales. Og hvis du ikke tager dig af dette ansvar over for regeringen, finder du dig selv i noget alvorligt varmt vand.

Kontorudgifter

En vigtig udgift, der kan dræne en virksomheds overskud, er kontorudgifter. Fra papir, kuglepenne og papirclips til udgifter i forbindelse med kontormaskiner, disse udgifter er tilbøjelige til at krybe op, hvis de ikke nøje overvåges på Kontorudgiftskontoen.

Ejerens egenkapital

Konti relateret til ejerens egenkapital, som er det beløb, som hver ejer sætter i virksomheden, varierer afhængigt af forretningstype. Mange små virksomheder ejes af en person eller en gruppe af partnere; de er ikke inkorporeret, så der findes ingen aktieaktier i fordelingen ejerskab.

I stedet spores penge, som hver af ejerne sætter i virksomheden, i kapitalkonti, og alle penge, der ejes af virksomheden, vises i tegningskonti. For at være retfærdig over for alle ejere, skal du nøje spore alle ejerforholdskonti.

Beholdt indtjening

Den tilbageholdte indtjeningskonto sporer overskuddet foretaget af virksomheden, som geninvesteres til at vokse virksomheden og ikke udbetales til virksomhedsejere. Denne konto er kumulativ, hvilket betyder, at den viser en løbende samlede indtjening, der er tilbageholdt, siden virksomheden åbnede sine døre.

Selvom administrering af denne konto ikke tager dig meget tid, er den igangværende nøjagtighed af konto med beholdt indtjening vigtig for investorer og långivere, der ønsker at spore, hvor godt det er med virksomheden.

  1. VirksomhedsregnskabHåndtering af din virksomheds kontanter med dine bøger

Af Consumer Dummies

Mange forretningsejere tænker på bogføring som et nødvendigt onde, men i virkeligheden, hvis du effektiv bruger de data, du indsamler, kan bogholderi være din bedste ven, når det kommer til at styre dine kontanter. Nøglen til at drage fordel af, hvad bogholderi har at tilbyde, er at forstå værdien af ​​grundlæggende bogføringsprincipper og bruge indsamlet information.

Denne artikel ser på nogle måder at bruge dine bøger til at hjælpe dig med at administrere dine forretnings kontanter.

Kortlægge vejen

Du synes måske ikke, at en liste over konti, kaldet kontoplanen, er meget opmærksom, men dette diagram dikterer, hvordan du indsamler dine økonomiske data, og hvor i bøgerne du lægger din virksomheds transaktioner. For at du skal kunne bruge oplysningerne effektivt, er det vigtigt, at dit kontoplan definerer hver konto nøjagtigt og bestemmer nøjagtigt, hvilke typer transaktioner der går hen.

Afvejning af dine poster

Afbalancerede bøger er den eneste måde at vide, hvordan det går med forretningen. Uden dem kan du aldrig vide, om dine fortjenstnumre er nøjagtige. I bogholderi bruger du en proces kaldet dobbeltindtastet bogholderi for at holde bøgerne afbalancerede.

Udstationering af dine transaktioner

For at kunne bruge de oplysninger, du samler om dine forretningstransaktioner, skal transaktionerne bogføres nøjagtigt på dine konti. Hvis du har glemt at lægge en transaktion på dine bøger, afspejler dine rapporter ikke den økonomiske aktivitet, og det er et alvorligt problem. Eller, hvis du lægger en forkert transaktion i dine bøger, vil rapporter, der trækker på information, være forkerte - igen, et problem.

Sporing af kundesamlinger

Hvis din virksomhed sælger til kunder på butikskredit, vil du helt sikkert være sikker på, at dine kunder betaler for deres køb i fremtiden. (Oplysninger om kundekontoer samles på kontoens tilgængelige konto såvel som i individuelle poster for hver kunde.)

Du skal gennemgå rapporter baseret på kundens betalingshistorik, kaldet aldringsrapporter, hver måned for at være sikre på, at kunderne betaler til tiden. Husk, at du indstiller reglerne for butikskredit, så du måske ønsker at afskære kunder fra fremtidige køb, hvis deres konti forfalder i 90 dage eller mere.

Betaling af regninger nøjagtigt og til tiden

Hvis du vil fortsætte med at få leverancer, produkter og tjenester fra dine leverandører og entreprenører, skal du betale dem nøjagtigt og til tiden. Håndtering af dine betalinger gennem kontoen Betalbar konto sikrer nøjagtighed og aktualitet, og det sparer dig også forkert at betale regninger to gange. For at være sikker skal du gennemgå aldringsrapporter om din betalingshistorik for at se, at din bogholder foretager rettidige og nøjagtige betalinger.

Planlægning af overskud

Intet er vigtigere for en virksomhedsejer end overskud. Alligevel tager mange virksomhedsejere sig ikke tid til at planlægge deres forventede forventninger i begyndelsen af ​​hvert år, så de har ingen måde at vurdere, hvor godt deres forretninger klarer sig gennem året.

Undgå dette problem ved at tage tid, før året begynder at udvikle forventningerne til overskuddet og et budget, der hjælper dig med at opfylde disse forventninger. Derefter udvikler du en række interne økonomiske rapporter fra numrene i dit bogføringssystem for at hjælpe med at afgøre, om du opfylder dine salgsmål eller opretholde kontrollen over dine produktomkostninger og driftsudgifter.

Sammenligning af budget med faktiske udgifter

Hvis du følger nøje med, hvor godt din budgetplanlægning afspejler, hvad der faktisk sker i din virksomhed, kan det hjælpe dig med at nå dine overskudsmål. Ligesom med overskud (se foregående afsnit), skal du tage dig tid til at udvikle et budget, der angiver dine forventninger til året, og derefter udvikle interne rapporter, der giver dig muligheden for at spore, hvor tæt dine faktiske udgifter matcher dette budget. Hvis du ser større problemer, skal du rette dem så hurtigt som muligt for at være sikker på, at du opfylder din målfortjeneste ved årets udgang.

Sammenligning af salgsmål med det faktiske salg

Ud over at se dine udgifter er du også nødt til at overvåge dit faktiske salg, så de matcher de salgsmål, du satte i begyndelsen af ​​året. At designe en intern rapport, der sporer salgsmål kontra faktisk salg giver dig mulighed for at overvåge, hvor godt din virksomhed klarer sig. Hvis du finder ud af, at dit faktiske salg er under forventningerne, skal du rette problemet så tidligt på året som muligt for at forbedre dine chancer for at nå disse slutningsmål.

Sporing af omkostningstendenser

Bevidsthed om de omkostninger, der er forbundet med at købe de produkter, du sælger, eller de råvarer, du bruger til at fremstille dine produkter, er meget vigtig, fordi disse omkostningstendenser kan have en stor indflydelse på, om din virksomhed tjener den nettoindkomst, du forventer. Hvis du finder ud af, at omkostningerne tendenser opad, skal du muligvis justere priserne på de produkter, du sælger for at opfylde dine overskudsmål.

At tage prisbeslutninger

Korrekt prissætning af dit produkt kan være en kritisk faktor i afgørelsen af, om dit produkt sælges eller ej. Hvis prisen er for høj, kan du muligvis ikke finde nogen kunder, der er villige til at købe produktet; hvis det er for lavt, mister du penge.

Når du fastlægger, hvilken pris du skal opkræve dine kunder, skal du overveje en række forskellige faktorer, herunder hvor meget du betaler for at købe eller fremstille de produkter, du sælger, markedsundersøgelser om, hvad kunderne skal betale for et produkt, hvad du betaler dine ansatte og annoncerings- og administrationsudgifter, du pådrager dig for at sætte en pris. Alle disse varer er faktorer i, hvad du vil bruge til at sælge det produkt.

  1. ForretningsregnskabHvordan bogholdere håndterer kortvarig gæld

Af Consumer Dummies

Eventuelle forfaldne penge i den næste 12-måneders periode vises i balancen som kortfristet eller løbende gæld. Eventuelle renter, der betales for disse penge, vises som en renteudgift på resultatopgørelsen.

I de fleste tilfælde behøver du ikke at beregne din forfaldne rente. Den finansielle institution, der sender dig en regning, giver dig en fordeling af hovedstolen og renter, der skal betales.

Hvordan beregnes kreditkortrenter

For eksempel, når du får en kreditkortregning derhjemme, viser en linje dig altid nye omkostninger, det beløb, du skal betale fuldt ud for at undgå alle renter, og det rente, der opkræves i løbet af den aktuelle periode på alle penge, der ikke er betalt fra forrige regning. Hvis du ikke betaler din kredit fuldt ud, beregnes renterne på de fleste kort ved hjælp af en daglig periodisk rente, der sammensættes hver dag baseret på den ubetalte saldo.

Ja, kreditkort er en type sammensat rente. Når der ikke betales fuldt ud, beregnes renter på den ubetalte hovedstol plus eventuel ubetalt rente. Følgende tabel viser, hvordan en typisk renteberegning ser ud på et kreditkort.

På mange kreditkort begynder du straks at betale renter på nye køb, hvis du ikke har betalt din saldo fuldt ud den foregående måned. Når du åbner en kreditkortkonto for din virksomhed, skal du være sikker på, at du forstår, hvordan renterne beregnes, og når banken begynder at opkræve nye køb. Nogle udstedere giver en afdragsfri periode på 20 til 30 dage inden de opkræver renter, mens andre overhovedet ikke giver nogen form for afleveringsperiode.

I tabellen inkluderer finansgebyrer den daglige rente, der opkræves i renter, baseret på den daglige periodiske rente plus eventuelle transaktionsgebyrer. Hvis du for eksempel tager et kontant forskud fra dit kreditkort, opkræver mange kreditkortselskaber et transaktionsgebyr på 2 til 3 procent af det samlede beløb, der er taget. Dette gebyr kan være tilfældet, når du overfører saldi fra et kreditkort til et andet.

Selvom virksomheden lokker dig med en indledende sats på 1 eller 2 procent for at få dig til at overføre saldoen, skal du læse det fine skrift. Du bliver muligvis nødt til at betale et transaktionsgebyr på 3 procent for det fulde overførte beløb, hvilket gør introduktionssatsen meget højere.

Brug af kreditlinjer

Som ejer af en lille virksomhed får du bedre renter ved hjælp af en kreditlinje i en bank snarere end med et kreditkort. Rentesatserne er normalt lavere på kreditlinjerne. En virksomhedsejer bruger typisk et kreditkort til køb, men hvis han ikke kan betale regningen fuldt ud, trækker han penge fra sin kreditlinje i stedet for at overføre kreditkortsaldoen.

Når pengene først modtages fra kreditlinjen, registrerer du kontantbeviset og ansvaret. Bare for at vise dig, hvordan denne transaktion fungerer, skal du registrere modtagelsen af ​​en kreditgrænse på $ 1.500. Sådan ser journalbogen ud for at registrere modtagelse af kontanter fra kreditgrænsen:

I denne indgang øger du saldoen på kontantkontoen og den betalingsmæssige kreditlinje. Hvis du bruger et edb-regnskabsprogram, registrerer du transaktionen ved hjælp af indbetalingsformularen.

Når du foretager din første betaling, skal du registrere brugen af ​​kontanter, det betalte beløb på lånets hovedstol og det beløb, der er betalt i renter. Sådan ser journalposten ud for at foretage en månedlig betaling på kreditgrænsen:

Denne journaloptagelse reducerer det forfaldne beløb på kreditkortkontoen, øger det betalte beløb på renteudgiftskonto og reducerer beløbet på kontantkontoen.

Hvis du bruger et edb-system, udfylder du blot en kontrolformular og angiver, hvilke konti der er påvirket af betalingen, og systemet opdaterer kontiene automatisk.

  1. BusinessAccountingHow to Design Internal Profit (P&L) Reports

Af Consumer Dummies

Resultatresultatrapporter udarbejdet for en virksomheds ledere kaldes typisk en P&L (fortjeneste og tab). Disse rapporter skal udarbejdes så ofte, som ledere har brug for dem, normalt hver måned eller kvartal - måske endda ugentligt eller dagligt i nogle virksomheder. Der udarbejdes en P & L-rapport for den ansvarlige manager for hvert profitcenter; disse fortrolige overskudsrapporter cirkulerer ikke uden for virksomheden.

P&L indeholder følsomme oplysninger, som konkurrenter ville elske at få fat i.

Revisorer er ikke i vane med at udarbejde korte oversigter på oversigtsniveau. Revisorer har en tendens til at fejle ved siden af ​​at give for meget detaljerede data og information. Deres mantra er at give ledere flere oplysninger, selvom informationen ikke bliver bedt om. Ledere er meget travle mennesker, og de har ikke fritid til at spilde, hvad enten det drejer sig om at læse lange vandrende e-mails eller oversigtrapporter med flere sider med for mange detaljer.

Resultatrapporter skal være kompakte for en hurtig læsning. Hvis en manager ønsker flere sikkerhedskopieringsdetaljer, kan de anmode om det, når tiden tillader det. Ideelt set bør regnskabsføreren udarbejde en profit-hovedside, der passer til en computerskærm, selvom dette kan være en smidgeon for lille som en praktisk sag. Hold det under alle omstændigheder kort.

Virksomheder, der sælger produkter, fratrækker omkostningerne ved solgte omkostninger fra salgsindtægter og rapporterer derefter bruttomargin (alternativt kaldet bruttoavance) - både i deres eksternt rapporterede indtægtsopgørelser og i deres interne P & L-rapporter til ledere. Imidlertid har interne P & L-rapporter meget mere detaljeret kilder til salg og komponenterne i omkostningerne ved solgte udgifter.

Virksomheder, der sælger produkter fremstillet af andre virksomheder, falder generelt i en af ​​to typer: detailhandlere, der sælger produkter til de endelige forbrugere, og grossister (distributører), der sælger til detailhandlere.

Der er et behov for kort-til-punkt-eller hurtig-og-snavset profitmodeller, som ledere kan bruge til beslutningstagningsanalyse og planlægning af profitstrategi. Kort betydning af en side eller endda mindre end en hel side. Ligesom på en computerskærm, for eksempel, som manager kan interagere med og teste de kritiske faktorer, der skaber overskud.

For eksempel: Hvis salgsprisen blev faldet 5 procent for at få 10 procent mere salgsvolumen, hvad ville der ske med overskuddet? Ledere af profitcentre har brug for et værktøj til hurtigt at besvare sådanne spørgsmål.