1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePointSharePoint Site Governance

Af Rosemarie Withee, Ken Withee

Regeringsførelse har fået en slags dårlig rap, delvis på grund af dens tilknytning til de tidligere års bankskandaler. Folk hører ordet og bliver alle klodsede og ængstelige, især når nogen foreslår regeringsførelse, der påvirker dem. Men en veludviklet SharePoint-webside-styringsplan handler ikke om at begrænse folk; faktisk indeholder det lige nok detaljer til at sikre et vist niveau af konsistens og tilsyn. Styring af websteder handler om de mennesker, politikker og processer, der udformer dit websted. Din regeringsførelse hjælper dig med at finde ud af, hvordan du anvender alle de bedste nye SharePoint-funktioner.

Fejl er ikke en mulighed (heller ikke kigger væk og fløjter)

En af Microsofts vigtigste SharePoint-produktdrivere var målet at lægge mere kontrol og konfiguration i brugernes hænder; SharePoint var designet til at være The Platform of the People.

Og mennesker, som du sandsynligvis har bemærket, har en tendens til at være uforudsigelige. Så SharePoint + Human Nature = Chaos. Før eller senere vil en ukontrolleret spredning af websteder og undersider, måder at gøre ting på, måder til at mærke og anvende metadata og måder til at administrere dokumenter producere en meget uhåndterlig SharePoint-installation. At prøve at identificere og gennemføre regeringsførelse på det tidspunkt kan være en øvelse i frustration.

Dette er en lang måde at sige, at du er nødt til at adressere regeringsførelse før eller senere. Tag dette råd: Gør SharePoint-styring højt prioriteret, og start nu.

At få ledende buy-in og support

Succesrige regeringsplaner har normalt en høj synlig talsmand for at støtte og kommunikere dem. Så find en leder at købe i. Du har ikke for hårdt tid på at gøre sagen til lederskab; de har allerede investeret i en stærk SharePoint-platform, og det understøtter sandsynligvis funktioner, der er afgørende for succes for din organisation. Forbered ledelsesstøtte og optag denne støtte til at drive dannelsen af ​​og deltagelse i aktiviteterne i styrelsesudvalget.

Opbygning af en effektiv styregruppe

IT-teamet dominerer normalt styringsudvalg; de skal administrere serverplads, håndtere sikkerhedsgrupper og implementere ny funktionalitet. Dette er rigelig motivation til at formalisere meget af det, de gør med SharePoint. Men et styreudvalg, der helt eller endda stort set består af it-ressourcer, får dig ikke, hvor du har brug for.

Ud over din udøvende sponsor skal din regeringsgruppe repræsentere en mangfoldig blanding:

  • Medtag repræsentanter fra virksomheden. Informationsarbejderne, der bruger SharePoint hele tiden, er ofte i den bedste position til at producere realistiske regeringspolitikker og også til at identificere ledelsesgap. Medtag repræsentanter fra alle overholdelsesområder. De kan gå ind for regeringsførelse, der fremmer overholdelse af regler, der påvirker din virksomhed. Ansæt folk fra virksomhedskommunikation og træning. Disse mennesker er godt placeret ikke kun til at adressere regeringsførelse inden for områder som branding, men kan også hjælpe med at udarbejde en plan for at offentliggøre beslutninger om ledelse og give organisationsændringsledelse til at støtte disse beslutninger.

At finde det rigtige niveau

Forsøg ikke at identificere og adressere alt det, som nogen måtte gøre med SharePoint; leverer beskyttelsesanordninger til at styre dine brugere i de passende ting at gøre eller for at undgå. Disse ting varierer efter organisation; der er ingen magisk liste over, hvad man skal adressere. (Større organisationer har en tendens til at have brug for mere regeringsførelse end mindre organisationer.)

Over tid vil din regeringsgruppe afdække områder, der har brug for regeringsførelse, og dette vil blive hjulpet sammen, hvis du allerede har en klar proces på plads til at foreslå, evaluere og gennemføre regeringsførelse, når og hvor behovet opstår.

Din, min, vores: beslutte, hvem der ejer hvad

Start en regeringsindsats ved at tænke over, hvem: Hvem kan gøre hvad? Hvem ejer hvad? For eksempel kan du muligvis starte med at identificere, hvem der kan tilbyde websteder på topniveau, og hvem der kan levere underskrifter. Eller hvem skal bestemme, hvor visse typer dokumenter hører hjemme. Eller hvem der afgør, hvad der fortjener en ny indholdstype (og hvem der ejer ændringerne til den).

Hvis du har global navigation, skal du identificere, hvem der beslutter, hvad der skal der. Og så videre. Hvem vil foreslå hvordan, så du kan overveje det næste.

En af vores foretrukne regeringsøvelser er at projicere startsiden på skærmen for din regeringsgruppe. Spørg derefter, hvem der har myndighed til at opdatere siden. Da hjemmesiden normalt linker til så mange andre sider, fører den naturligvis diskussionen til andre områder af portalen, der har brug for ejerskab.

(Re) Besøg på sociale netværkspolitikker

Hvis du har en plan for social medier, er den muligvis blevet udviklet til at styre eksterne sociale netværksværktøjer; Hvis dette er tilfældet, skal du genoverveje det i forbindelse med SharePoint.

Da sociale medier, såsom instant messaging, begyndte at blive gennemgribende, svarede mange virksomheder ved at låse internetadgang til disse applikationer af frygt for, hvad medarbejderne ville sige, og hvor meget tid de spilder på at bruge dem. Ligeledes blev internet-diskussionsfora og wikier behandlet med mistanke, og alle slags virksomhedsregler og -forskrifter rejste sig omkring dem, hvilket gjorde en masse virksomhedsintranet mere ligesom fængsler. Over tid udviklede nogle virksomheder styring omkring hvornår og hvordan medarbejdere brugte eksternt socialt netværk på virksomheds tid eller brug af virksomhedsnavnet. Målet var at holde alle fokuseret på dokumenter og data og minimere interpersonel udveksling.

Til sidst anerkendte fremadstormende organisationer, at aktivt lette uformelle interaktioner mellem enkeltpersoner kunne gavne organisationen ved at gøre udvekslingen af ​​information mere effektiv, afsløre skjulte puljer af ekspertise og (åh, forresten) anerkende, at mennesker er sociale skabninger, der har brug for en en vis grad af menneskelig kontakt for at føle sig glad på arbejdet.

SharePoint integrerer komponenter af de sociale medier, der bruges i den virkelige verden på arbejdspladsen. Og muligheden for medarbejdere ikke kun at oprette forbindelse til deres jævnaldrende, men også bruge et virksomhedssanceret værktøj (SharePoint) til at følge medarbejderes aktiviteter (via live feeds og Twitter-lignende mikrobloggingstatusopdateringer), udveksle meninger med peers (via social tagging og ratings) og poolinformation (wikier) repræsenterer en betydelig ændring fra eksterne sociale medier. Så hvis du har en bestemt regeringspolitik omkring sociale medier, skal du genoverveje den i forbindelse med intern kommunikation. Du finder sandsynligvis, at du har brug for en helt ny strategi.

Design og branding

Uanset om din SharePoint er en intern portal eller et offentligt vendt websted, skal grænsefladen afspejle dit virksomheds image, præsentere et vist niveau af designintegritet og give brugerne et konsistent navigationsskema, der hjælper dem med at finde vej rundt.

Din styringsplan skal adressere udseende og følelse og hvordan ting som global navigation fortsætter på tværs af dit websted.

Indholdsstyring

Metadata, indholdstyper og taksonomier (åh, min!) Kan hjælpe med at reducere pesten af ​​overflødige, men lidt forskellige oplysninger.

For at udnytte indholdsstyringen i din SharePoint-installation skal du opmuntre til konsistens omkring metadata og hvordan tingene er mærket. Indholdstyper er en fantastisk måde at sikre, at et kernesæt med tags konsekvent anvendes til lignende indhold, hvilket gør indholdet lettere at finde, lettere at genbruge og lettere at filtrere. Så identificer nøglemetadata, der skal formaliseres via indholdstyper og anvendes på tværs af SharePoint-websteder, og udvikl derefter styring omkring dem.

Genbrug af webdele

En stor funktion ved SharePoint er det faktum, at nogen kan oprette en rigtig nyttig Web Part og derefter eksportere og importere den til brug et andet sted. Masser af tredjeparts webdele kan downloades på nettet. Desværre indeholder nogle webdele ondsindet kode, der kan udgøre sikkerhedsproblemer, eller som simpelthen ikke fungerer som annonceret. Ligeledes kan selv nogle internt udviklede webdele give problemer, hvis de tillader brugere at konfigurere dem. Når du er klar til at bruge en tredjeparts Web Part, skal du sørge for at se på et hæderligt firma med masser af SharePoint-ekspertise.

Webdele skal underkastes kontroller, før de føjes til dine SharePoint-websteder. Udvik styring omkring, hvordan de er testet og godkendt, hvordan ændringskontrolprocessen ser ud, og hvordan de er frigivet og gjort tilgængelige.

At holde tingene opdateret: Web operations management

Web Operations Management er pleje og fodring af dine SharePoint-websteder. Du kan synes, det er let at tænke på SharePoint-websteder som projekter med definerede begyndelser, mellemgrene og ender. Men i virkeligheden er de mere organiske end det. Websteder er som levende enheder, der vokser og ændrer sig over tid. Ligesom dekorative hække, kræver de beskæring og vedligeholdelse, eller de går ude af kontrol temmelig hurtigt.

Jo mere trafik dit websted ser, desto vigtigere er det at forblive på toppen af ​​denne vedligeholdelse. Web Operations Managers har beskæringssaksene, der former SharePoint til at afspejle virksomhedens strategiske vision og tekniske mål, mens de sikrer, at ting som at verificere, at links stadig fungerer eller identificere og slette irrelevant eller forældet indhold, bliver gjort. Du skal udpege nogen med en grøn tommelfinger til at beskære og udvande dit SharePoint-sted.

  1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePoint Sådan bygger du en SharePoint PowerApp

Af Rosemarie Withee, Ken Withee

PowerApp til at arbejde med SharePoint-listen
  1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePointHvordan deles og følges SharePoint-websteder

Af Rosemarie Withee, Ken Withee

Det er nemt at følge et SharePoint-sted og modtage opdateringer om, hvad der sker på dette websted. Med den seneste udgivelse af SharePoint er indstillingen så enkel som at klikke på et stjerneikon på hovedsiden på et SharePoint-websted, som vist.

SharePoint-stjerneikon

Hvis du bruger SharePoint Mobile App, er stjernen blot et tryk væk, som vist i følgende figur.

SharePoint Mobile stjerneikon

Når du følger et SharePoint-sted, vises det på dit primære SharePoint-dashboard - det vigtigste betjeningspanel, du ser, når du logger på Microsoft Office 365 og klikker på SharePoint-appen. Du kan altid komme tilbage til instrumentbrættet ved at klikke på app-menuen (vaffelikonet i øverste venstre hjørne af din skærm) og klikke på SharePoint.

Når du følger et websted, vil du modtage alle nyheder og opdateringer og aktivitet på dit primære SharePoint-dashboard. I den følgende figur kan du se, at vi følger SharePoint For Dummies-webstedet, og under "Nyheder fra websteder" ser vi en ny nyhedsartikel blev sendt.

SharePoint fulgte webstedet

Hvis du bruger SharePoint Mobile App, ser du en fane Nyheder på hovedskærmen. Denne fane viser alle nyheder og aktiviteter fra de websteder, du følger. Fanen Nyheder vises her.

SharePoint Mobile News fanen

Den samme nyhedsartikel, der tidligere blev vist i webbrowseren, vises også her i SharePoint Mobile App. Dette er et tilbagevendende tema. SharePoint Mobile-appen viser det samme indhold, som du finder, når du bruger SharePoint i din webbrowser. Det er kun en mobil version designet til at være lettere at bruge på små enheder.

Office 365 SharePoint-kontrolpanelet vil kun være tilgængeligt, hvis du bruger SharePoint som en del af Office 365. Hvis du bruger SharePoint On-Premises, skal du kontakte din IT-afdeling for at finde ud af, om der er et konsolideret sted, de har til underretninger og aktivitet.

Sådan konfigureres advarsler til SharePoint

Ud over at følge et websted kan du også konfigurere advarsler til andre områder af SharePoint. For eksempel gemmes dokumenter i en speciel SharePoint-containerapp kaldet et bibliotek. Dokumentappen, der vises på venstre navigation på dit standard Teamwebsite er et eksempel. Underretninger er en fantastisk måde at holde styr på de ændringer, som dine holdkammerater foretager i dokumenter og genstande.

Du skal have en e-mail-adresse konfigureret i din SharePoint-profil for at modtage advarsler. Hvis din SharePoint-server er placeret i dit netværk, er det normalt ikke et problem. Imidlertid er Office 365 muligvis ikke integreret med dit netværks- og e-mail-information. I disse situationer kan din administrator enten manuelt konfigurere din e-mail-adresse eller give dig tilladelse til det.

Følg disse trin for at konfigurere en advarsel om indhold i appen Dokumenter:

Advar mig i SharePointNy SharePoint-alarm

Du har brug for tilladelsen Opret advarsler for at oprette advarsler. Denne tilladelse gives normalt med out-the-box-konfigurationen af ​​Site Member SharePoint-gruppen.

Hver gang brugere siger, at de har brug for en arbejdsgang for at modtage anmeldelse af ændringer, der er foretaget i projektfiler, skal du prøve en advarsel først. Du vil blive overrasket over, hvor ofte advarsler giver de nødvendige indstillinger.

Hvis din app har en personlig eller offentlig visning, der inkluderer et filter, kan du abonnere på ændringer til netop denne visning. For eksempel kan du sige, at du vil have besked via en tekstmeddelelse, når et element i en app til problemsporing har sin prioritet sat til Høj. Du vil oprette en visning, der filtrerer appen til problemer med høj prioritet. Vælg den filtrerede visning i afsnittet Send underretninger om disse ændringer, når du opretter din alarm, og du vil modtage advarsler, når elementer opfylder filterkriterierne.

Sådan administreres advarsler til SharePoint-websteder

Du kan altid gå tilbage og justere alarmer. Når du klikker på ellipsen (vist tidligere i figur 10-5), kan du vælge Administrer underretninger og redigere eventuelle alarmer, du allerede har oprettet. Denne knap fører dig til en enkelt side i stedet for at navigere til hver app, hvor du har indstillet en alarm. Følgende figur viser siden Mine alarmer.

Håndtering af SharePoint-alarmer

Følg disse trin for at administrere alle de alarmer, du har på et givet sted og ændre eller slette dem:

  1.  Gennemse til en app, hvor du i øjeblikket abonnerer på en advarsel.  Vælg Håndter mine underretninger i rullemenuen ellipsis. Mine advarsler på dette websted vises.  Vælg det korrekte alarmnavnet-link. Rediger alarm på dette websted vises med alle de indstillinger, du har set, da du først oprettede alarmen. Skift indstillingerne som ønsket. Har du ikke indstillet alarmen til at begynde med? Du kan stadig læse indstillingerne og ændre valgene (se de foregående trin). Dine ændringer påvirker ikke alarmindstillingerne for andre, hvis alarmen blev oprettet til flere brugere på samme tid.  Klik på OK for at ændre alarmen med dine nye indstillinger, eller Slet for at slette alarmen. Sletning af en alarm, der blev oprettet til dig, slettes ikke alarmen fra andre brugere, der er i gruppen, som alarmen blev oprettet til. Hvis du er webstedsadministrator, kan du administrere alarmer fra alle på webstedet ved at klikke på linket Brugeradvarsler i afsnittet Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.

Når begivenheden finder sted, der matcher din alarm - for eksempel tidspunktet eller placeringen af ​​en kalenderhændelse ændres - modtager du en e-mail i din indbakke. Den e-mail-meddelelse, du modtager, er baseret på en skabelon. Disse skabeloner kan ændres af din administrator, så de kan sørge for flere detaljer.