1. KarriererLaw Office Management 101 for Paralegals
Paralegal Career For Dummies, 2. udgave

Af Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Hvor meget tid du bruger på advokatkontorstyring afhænger af typen og størrelsen på det firma, du arbejder for. De fleste store virksomheder ansætter et separat personale til at tage sig af størstedelen af ​​de daglige organisationsaktiviteter. Men uanset hvilket størrelsesadvokatfirma du arbejder for, vil du som paralegal sandsynligvis ende med at gøre noget styring og organisering af advokatkontoret.

Hvis du arbejder for et lille firma, kan du være ansvarlig for ledelsen af ​​hele kontoret. I et større firma er du sandsynligvis ansvarlig for bare din egen tidsplan og måske den af ​​din overvågende advokat. Selvom det kan virke temmelig dagligdags, er korrekt kontoradministration afgørende for produktiviteten i ethvert lovmiljø, så denne diskussion fokuserer på korrekt styring af tid, filer og månedlige faktureringer.

Købstid: styringssystemer

Når du tænker over det, sælger advokatfirmaer deres tid til deres klienter, så værdien af ​​at styre minutter, timer og dage er helt afgørende. Den juridiske proces består af en række frister, som du skal overholde, hvis du ikke ønsker at bringe en klients sag i fare. God tidsstyring producerer effektivitet og overskud, men dårlig tidsstyring kan afslutte juridiske karrierer. Hvis du har problemer med at organisere din tid, er det nu et godt tidspunkt at lære og praktisere tidsstyringsevner.

At sammensætte et godt tidsstyringssystem er ikke kompliceret. Det kræver bare en interaktiv brug af enkle enheder, såsom lister, kalendere og poster. Du kan holde styr på tiden med pen og papir eller på computeren, men du vil sandsynligvis finde ud af, at en kombination af begge dele er den mest effektive.

Markering af dagene: Kalendersystemet

At holde styr på tiden begynder med et godt kalendersystem. Hvis du aldrig har brugt en daglig planlægning før, ville du være vant til at bruge en. Kalendere er absolut vigtige for, at ethvert advokatkontor kan fungere problemfrit.

Mange forsikringsselskaber for malpractice kræver et specifikt kalendersystem med mere end en person, der håndterer oplysningerne. Så konsulterer forsikringspolicen, eller kontakt agenten, før du påbegynder ændringer i den måde, dit kontor fører en kalender på.

Master kalenderen

Hvert advokatkontor skal have en masterkalender, som advokaten, juridisk sekretær, paralegal og andet personale let kan få adgang til. Det er normalt tilgængeligt på computernetværket for alle at se. Hovedkalenderen holder styr på alle de vigtige begivenheder for hele kontoret, herunder følgende:

  • Retsoptræden Vigtige arkiveringsfrister Udnævnelser Møder og konferencer Ferier og personlige dage for alle ansatte

Følgende figur viser en prøveudtagning af to uger med en masterkalender.

master kalender for paralegals

Individuelle kalendere

Masterkalenderen (se foregående afsnit) er dog ikke den eneste gang, der holder enhed på kontoret. Du bruger også en række individuelle kalendere, f.eks. Din egen personlige kalender eller advokatens rejsekalender, som du regelmæssigt krydser af mod masterkalenderen. Individuelle kalendere kaldes også overflødige kalendere, fordi de indeholder kopier af posterne fra masterkalenderen, der skal udføres af den specifikke person. De indeholder også begivenheder og opgaver, der ikke findes på den mestre kalender, som kun ejeren af ​​den enkelte kalender har brug for at vide om (som et frokostmøde med en forsikringsagent for fejlbehandling).

I den følgende figur kan du se, hvordan en paralegals kalender kan se ud, baseret på begivenhederne på eksemplet på masterkalenderen vist i det foregående billede.

kalender for advokatkontoret

Online kalendere giver mulighed for deling af kalender. Hele kontoret deler masterkalenderen og kan se andre medarbejders kalendere for at se alle kommende aftaler og kontrollere for konflikter. Du kan også fravælge kalendere for at forenkle visningen og kun se dine opgaver og begivenheder eller dine tilsynsadvokaters.

Tickler-systemet til advokatkontorer

Hvis du bruger kalendersystemet (se det foregående afsnit), kan du oprette et tickler-system (et system, der "kildrer", eller jogger, din hukommelse), der automatisk advarer dig, når noget skal gøres på et bestemt tidspunkt. Med antallet af ting, der foregår i et advokatkontor og antallet af gange, du bliver afbrudt på en dag, selvom du har en ekstraordinær hukommelse, vil du ikke være i stand til at holde styr i dit hoved om alt hvad du skal gøre.

For at sikre dig, at du gennemfører en bestemt handling inden den dag, den skal, skal du holde styr på mere end blot de sidste frister. Så du opdeler hvert projekt i mindre stykker. Derefter kildrer du disse mellemliggende opgaver og giver dig selv nok tid til at udføre det, du skal gøre, inden du giver det til advokaten at gennemgå, revidere eller på anden måde håndtere inden den truende endelige frist.

Du kan bruge en eller alle følgende metoder til at producere et pålideligt tickler-system.

  • Indtast frister på kontorets masterkalender med en passende leveringstid. Så hvis der skal ske noget den 15. i måneden, indtaster du også en påmindelsesindgang den 10.. Brug et dokumentkontrolregister til at spore tidsfrister. I dette system giver du et dokumentkontrolnummer til hvert dokument, der forlader eller kommer ind på kontoret. Derefter konstruerer du et register, der viser status for alle dokumenter efter deres kontrolnummer, som du regelmæssigt konsulterer for uafsluttede forretninger og nærmer frister. Bemærk frister ved brug af en tickler-fil (også kendt som en suspensionsfil). Hvis du vil være helt sikker på, at du aldrig går glip af en frist, kan du supplere dit styringssystem med en papirbaseret tickler-fil. Du opretter 31 separate filmapper for dagene i den aktuelle måned, 31 separate filmapper for dagene i den næste måned og 12 filmapper for årets måneder. Derefter laver du en kopi af den første side i hvert dokument, der kræver et svar eller handling. Disse sider går ind i filmappen i en dag, der er fem eller ti dage før handlingsfristen. Alt hvad du skal gøre er at kontrollere tickler-filen hver morgen og indtaste de nødvendige handlinger på din personlige arbejdsplan eller huskeliste.

Nøglen til en af ​​disse metoder er naturligvis at kontrollere dem dagligt og at have et personligt tickler-system til at overføre information til. Hvis du f.eks. Ved, at du er ansvarlig for at indsamle oplysninger, der skal bruges til at besvare forhørspligt, der forventes i slutningen af ​​den følgende uge, vil du krydser for dette projekt meget tidligere på din egen kalender, end det vises på masterkalenderen. Tickler giver dig god tid til at indsamle oplysningerne og præsentere den for din overvågningsadvokat i tide til svarene skal udarbejdes, gennemgås, underskrives og sendes.

Individuelle ticklers er også ganske nyttige, hvis du uventet er ude af kontoret, og en anden person midlertidigt skal håndtere noget af din arbejdsbyrde. Med din forbløffende organiserede tickler i hånden, vil din kollega ikke være i tvivl om, hvad der er opnået, og hvad der endnu skal gøres.

Sådan får du det skriftligt: ​​Opgavelisten

Fra tickler-systemet (se foregående afsnit) flytter du til den daglige opgaveliste, som ikke overraskende er en liste over alle de ting, du har brug for at udføre den dag, overført fra dit tickler-system. Du opretter bestemt en til dig selv hver dag, og du bliver muligvis også nødt til at lave en daglig opgaveliste til din advokat.

Hver enkelt arbejdstager på et advokatkontor skal have en separat opgaveliste. Denne liste kan være en håndskrevet liste over ting, der skal gøres i dag, hvilket kræver en daglig gennemgang af afventende arbejde og prioriteringer, eller det kan være en lignende liste, der opbevares på computeren. Forskellige medarbejdere kan bruge forskellige typer lister. De bedste lister er dem, der ikke viser mere end du kan gøre på en dag, og som prioriterer dine aktiviteter, så du ved, hvad du skal gøre først. Du kan nemt prioritere din liste ved at udpege hver aktivitet med en A, B eller C. Du udfører alle A-aktiviteter først, derefter Bs og til sidst C'erne. Alt, hvad du ikke afslutter en dag, går bare på næste dags liste, sandsynligvis med en højere prioritet end før.

Følgende figur viser, hvordan en opgaveliste ville se ud til fredag ​​den 4. august, baseret på prøvekalenderen (se forudgående billeder) med et par sidste-øjeblik opgaver tilføjet i.

to-do liste for paralegal

Ud over de begivenheder, der er anført på master og individuelle kalendere, giver din advokat naturligvis dig andre daglige opgaver. Når du får en opgave, skal du skrive den på din kalender og / eller huskeliste med det samme sammen med de nøjagtige instruktioner fra advokaten. Vurder den involverede tid, og indtast eventuelle frister. Se et fjerde punkt i figuren for et eksempel.

At huske alt om en opgave ville være en udfordring, selvom du aldrig har oplevet en afbrydelse, men desværre er de fleste ikke så heldige! De fleste advokatkontorer er travlt med konstant aktivitet. Den sidste ting, du vil gøre, er at spilde din arbejdsgiveres tid ved at bede om at få en opgave gentaget, så få det hele ned første gang: Tag skriftlig note eller tekst eller e-mail informationen til dig selv. Og hvis instruktionerne er uklare, skal du stille spørgsmål, indtil du føler dig godt tilpas med opgaven.

Hvis du holder din to-do-liste med dig hele dagen (i skriftlig form eller på din telefon), har du bevis på, at din opgave er synlig til enhver tid. Du kan nemt blive distraheret og miste synet af det, du laver, især når du forsker eller endda gør noget simpelt som at søge efter et dokument i en fil. Du sparer meget tid, hvis du kun skal kaste et blik på dine noter for at minde dig om dit formål.

At tjekke af afsluttede aktiviteter på din liste er en af ​​de bedste følelser i verden! Når du krydser tingene væk, skal du føre en log over hvor lang tid du har brugt på hvert element og navnet på klienten, så du er klar til fakturering, når tiden kommer (se næste afsnit). Derefter, i slutningen af ​​hver dag, skal du bare gennemgå din liste for at se, hvad du er færdig med, og hvad der endnu skal gøres. Hvis du er midt i en aktivitet, som du ikke kan afslutte, skal du bemærke, hvor du er på din opgaveliste til den næste dag og lægge filen væk - dette rydder rodet fra dit skrivebord og giver dig en start- off point for den næste dag.

Dine to-do lister er vigtige dokumenter, så du bliver nødt til at gemme dem til senere henvisning. Du kan opbevare dem kronologisk i en udvidbar fil, eller du kan opbevare dine lister i en bundet dagsplanlægningsnotatbog eller tre-ringperm.

Beholdningskonto: faktureringssystemer

En paralegals tid kan faktureres kunden til en timepris, der er lavere end advokaten, så du bliver nødt til at holde styr på hvert minut, du bruger på at arbejde på en klients sag. Derefter skal du fremlægge dokumentation for din tid til firmaets kundeafdeling, så det kan generere fakturaer. Du er nødt til at holde styr på din tid, selvom dit kontor håndterer en klient på et beredskabsgebyr (hvor en advokat får betalt ved at modtage en del af klientens afvikling). På den måde har du en bogføring i faktureringsregistret, hvis der nogensinde er et spørgsmål om, hvilke opgaver du har udført for en klient, og hvornår.

Hvis du er afdelingens tilgodehavende konti samt paralegal, skal du generere fakturaer til klienter i en fast tidsplan. Faktureringsprocessen involverer registrering af fakturerbare timer og gebyrer, sammenstilling af disse timer og gebyrer af klienten, oprettelse af en faktura for hver klient og styring af ubetalte saldo.

Optagelsestid

Tid er elementet i en advokats fortegnelse, der har en direkte dollarværdi, så en advokatpraksis skal holde styr på det, ligesom en smykkebutik holder styr på sine diamanter. Der findes en række kommercielle systemer, der holder styr på tiden, nogle computeret og nogle manuelle. Nogle af de mest populære regnskabssoftwareprogrammer, såsom QuickBooks og Peachtree, indeholder stopur, som du kan indstille, mens du udfører en fakturerbar aktivitet for at holde styr på din tid. Programmet beregner derefter værdien af ​​aktiviteten baseret på din fakturerbare timesats, knytter tiden til en bestemt klient og holder styr på den, indtil du er klar til at fakturere klienten. Du har dog ikke brug for særlig software. De fleste tekstbehandlingsprogrammer har de fakturaskabeloner og fletningsfunktioner, du har brug for for at oprette en faktureringsprocedure.

Uanset hvilket medium du bruger, holder både du og advokaten styr på uafhængigt af den tid, du hver bruger på hver opgave for hver klient i løbet af måneden. Selv hvis du bruger et softwareprogram, der registrerer tid for dig, er det en god ide at holde styr på din tid på din personlige kalender eller huskeliste. Du kan også holde styr på din opgaveliste over, hvor lang tid du bruger på telefonen, som vist i den sjette post i det foregående figur.

På den udpegede månedlige faktureringsdag overfører afdelingen med kontoudskrivning hos dit firma enten dine aktiviteter til fakturaer i regnskabssoftwaren, eller du sender en kronologisk liste over de opgaver, du har udført for hver klient. Hvis du er ansvarlig for fakturering, samler du fakturerbare timer og gebyrer for hver klient, udarbejder fakturaer og sender dem normalt til advokaten til godkendelse, før du sender dem ud.

Oprettelse af fakturaer

Optagelsestid nøjagtigt er det første vigtige trin i driften af ​​et rentabelt advokatkontor. Det andet vigtige trin er at fakturere klienterne for denne tid. Den mest effektive metode til at sende regninger til tiden er en forenklet fremgangsmåde. Faktureringsprocedurer varierer meget afhængigt af størrelsen og typen af ​​praksis og antallet af tilgodehavender, som virksomheden har. Nogle virksomheder kan have en afdeling, der udelukkende er dedikeret til fakturering; andre kan bruge et uafhængigt firma til at forberede deres fakturering. Små firmaer stoler normalt på paralegal til at udføre denne opgave.

Den nemmeste måde at administrere tilgodehavender i de fleste advokatkontorer er gennem et regnskabssoftwareprogram. De mest populære programmer, såsom QuickBooks og Peachtree, giver dig mulighed for at beregne tid, registrere tid, indtaste gebyrer og andre omkostninger og oprette fakturaer. Du kan indtaste tiden manuelt gennem et timeseddel, eller du kan have software-rekordtiden til dig med dets integrerede stopur. Du giver softwaren en detaljeret beskrivelse af aktiviteten, knytter den til en bestemt klient, giver timeprisen, og softwaren gemmer oplysningerne, indtil du er klar til at fakturere. Du kan også knytte arkiverings- og registreringsgebyrer og andre fakturerbare omkostninger til en klient, når du registrerer firmaets betaling af disse gebyrer i regnskabssoftwaren. Når du så er klar til at sende periodiske fakturaer, skal du bare trække fakturaformularen, indtaste klientens navn og klikke på en knap. Softwaren giver dig alle de timer og gebyrer, der er knyttet til klienten. Du vælger dem, du vil regne for og - abracadabra! - fakturaen vises. Det er så enkelt. Hvis du regelmæssigt er ved at indtaste tid og gebyrer i regnskabssoftwaren, kan periodiske faktureringer tage kun et par timer at gennemføre!

Onlineindholdet indeholder et eksempel på et timeseddel og dets faktura, der er genereret af QuickBooks-regnskabssoftware.

Et sted for alt: filhåndtering

En ting er sikkert: Advokatkontorer genererer masser af papirdokumenter. Så at etablere og bruge et velorganiseret arkiveringssystem er afgørende for god advokatkontorstyring.

Vedligeholdelse af arkiveringssystem

Odds er det advokatkontor, du arbejder for, vil allerede have et effektivt arkiveringssystem på plads, når du er ansat. Store firmaer opbevarer sandsynligvis de fleste dokumenter digitalt ved at scanne dem og gemme dem på deres servere, men de er muligvis stadig nødt til at hænge fast på originale papirdokumenter, så et papirbaseret arkiveringssystem er også nødvendigt. Hovedformålet med et arkiveringssystem er at gøre vigtige papirer øjeblikkeligt tilgængelige. Generelt opbevarer advokatfirmaer filer i alfabetisk rækkefølge efter klient, men nogle firmaer bruger et numerisk system. Selvom tildeling af numre til klienter kræver et krydshenvisningsindeks (normalt holdes på computeren), er nummersystemet nyttigt, fordi det giver en måde at aldre sager kronologisk og gør arkivering af afsluttede sager meget lettere end et alfabetisk arrangement. Farvekodede etiketter eller mapper er med til at skelne typer af sager, og farvede prikker eller andre symboler identificerer, om en klients sag er i forudgående retssag, retssag eller efter retssag.

Organisering af dokumenter i en filmappe

Ud over et system til lagring af filer har du også brug for en måde at arrangere papirer i en fil. Den enkleste procedure er at placere filens dokumenter i kronologisk rækkefølge med de nyeste oplysninger øverst. Dette system gør det nemt at opsætte, men når filen vokser, bliver dens tidligere indhold mindre tilgængeligt. Derfor holder de fleste kontorer, der bruger den kronologiske metode, også en log ind i filen som et indeks, som normalt vedhæftes den inderste venstre side af mappen. Vedligeholdelse af indekset kræver ekstra tid for den, der fører tilsyn med filerne, men gør det nemmere at finde specifikke dokumenter.

Et andet system er at opdele mappen i emneområder. Denne metode kræver, at advokatsekretæren bestemmer lige, hvor et arkiveret dokument skal gå, men det eliminerer at skulle logge et dokument, hver gang du tager det ud eller lægger det i. Dette system er nyttigt for advokaten og dommerne, fordi en fil, der er organiseret af emne giver grundlaget for den retssætnotatbog, som advokaten og paralegal stoler på under retssagen.

Hvilke emneområder du vælger i denne type system varierer afhængigt af typen af ​​sager. I en sag om personskade kan du f.eks. Organisere filen i henhold til følgende emner:

  • Oplysninger om indtagelse (klientsamtale; faktaundersøgelse; fotos) Indledende indlæg (indkaldelse og klage; responsive indlæg) Opdagelse depositionen Meddelelser Korrespondance Noter

Emneområder i en fil om indenlandske forbindelser vil mere sandsynligt omfatte følgende:

  • Indledende indlæg (indkaldelse og andragende; forældremyndighed, svar) Midlertidige ordrer Opdagelse Økonomiske erklæringer og supportark Ejendomsafdeling Meddelelser Korrespondance Noter

Lagring af gamle filer

Der er ingen lov, der siger, at du skal opbevare lukkede sagsmapper, fordi retten har den juridiske fortegnelse. Men der er et par grunde til at hænge på gamle filer:

  • Lukkede sager kan være værdifulde referenceværktøjer til nye sager. Gamle sager kan åbne igen, især i tvister om indenrigsrelationer. Nogle gange anmoder en klient om oplysninger, der er indeholdt i en gammel sagfil.

Så de fleste advokatkontorer opbevarer sagsmapper på ubestemt tid, især hvis de har plads. For at spare plads i arbejdsområdet og gøre hyppigt brugte filer let at komme til indeholder hovedfilkabinetterne kun filer til sager, der er i gang. Du kan scanne dokumenter og gemme dem online og / eller opbevare filer til lukkede sager på et praktisk sted, enten på kontoret eller i et separat lager. I de fleste lovpraksis forbliver størrelsen på det aktive filsystem konstant, men det lukkede filsystem fortsætter med at vokse over tid.

Hvis du organiserer dine aktive filer alfabetisk, er det sandsynligvis en god ide at skifte til et numerisk system til lagring af lukkede filer. Numerisk arkivering giver dig mulighed for at bokse lukkede filer og undgå konstant blanding af filer, når du skal arkivere nyligt lukkede filer alfabetisk.