1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePointHvordan deles og følges SharePoint-websteder

Af Rosemarie Withee, Ken Withee

Det er nemt at følge et SharePoint-sted og modtage opdateringer om, hvad der sker på dette websted. Med den seneste udgivelse af SharePoint er indstillingen så enkel som at klikke på et stjerneikon på hovedsiden på et SharePoint-websted, som vist.

SharePoint-stjerneikon

Hvis du bruger SharePoint Mobile App, er stjernen blot et tryk væk, som vist i følgende figur.

SharePoint Mobile stjerneikon

Når du følger et SharePoint-sted, vises det på dit primære SharePoint-dashboard - det vigtigste betjeningspanel, du ser, når du logger på Microsoft Office 365 og klikker på SharePoint-appen. Du kan altid komme tilbage til instrumentbrættet ved at klikke på app-menuen (vaffelikonet i øverste venstre hjørne af din skærm) og klikke på SharePoint.

Når du følger et websted, vil du modtage alle nyheder og opdateringer og aktivitet på dit primære SharePoint-dashboard. I den følgende figur kan du se, at vi følger SharePoint For Dummies-webstedet, og under "Nyheder fra websteder" ser vi en ny nyhedsartikel blev sendt.

SharePoint fulgte webstedet

Hvis du bruger SharePoint Mobile App, ser du en fane Nyheder på hovedskærmen. Denne fane viser alle nyheder og aktiviteter fra de websteder, du følger. Fanen Nyheder vises her.

SharePoint Mobile News fanen

Den samme nyhedsartikel, der tidligere blev vist i webbrowseren, vises også her i SharePoint Mobile App. Dette er et tilbagevendende tema. SharePoint Mobile-appen viser det samme indhold, som du finder, når du bruger SharePoint i din webbrowser. Det er kun en mobil version designet til at være lettere at bruge på små enheder.

Office 365 SharePoint-kontrolpanelet vil kun være tilgængeligt, hvis du bruger SharePoint som en del af Office 365. Hvis du bruger SharePoint On-Premises, skal du kontakte din IT-afdeling for at finde ud af, om der er et konsolideret sted, de har til underretninger og aktivitet.

Sådan konfigureres advarsler til SharePoint

Ud over at følge et websted kan du også konfigurere advarsler til andre områder af SharePoint. For eksempel gemmes dokumenter i en speciel SharePoint-containerapp kaldet et bibliotek. Dokumentappen, der vises på venstre navigation på dit standard Teamwebsite er et eksempel. Underretninger er en fantastisk måde at holde styr på de ændringer, som dine holdkammerater foretager i dokumenter og genstande.

Du skal have en e-mail-adresse konfigureret i din SharePoint-profil for at modtage advarsler. Hvis din SharePoint-server er placeret i dit netværk, er det normalt ikke et problem. Imidlertid er Office 365 muligvis ikke integreret med dit netværks- og e-mail-information. I disse situationer kan din administrator enten manuelt konfigurere din e-mail-adresse eller give dig tilladelse til det.

Følg disse trin for at konfigurere en advarsel om indhold i appen Dokumenter:

Advar mig i SharePointNy SharePoint-alarm

Du har brug for tilladelsen Opret advarsler for at oprette advarsler. Denne tilladelse gives normalt med out-the-box-konfigurationen af ​​Site Member SharePoint-gruppen.

Hver gang brugere siger, at de har brug for en arbejdsgang for at modtage anmeldelse af ændringer, der er foretaget i projektfiler, skal du prøve en advarsel først. Du vil blive overrasket over, hvor ofte advarsler giver de nødvendige indstillinger.

Hvis din app har en personlig eller offentlig visning, der inkluderer et filter, kan du abonnere på ændringer til netop denne visning. For eksempel kan du sige, at du vil have besked via en tekstmeddelelse, når et element i en app til problemsporing har sin prioritet sat til Høj. Du vil oprette en visning, der filtrerer appen til problemer med høj prioritet. Vælg den filtrerede visning i afsnittet Send underretninger om disse ændringer, når du opretter din alarm, og du vil modtage advarsler, når elementer opfylder filterkriterierne.

Sådan administreres advarsler til SharePoint-websteder

Du kan altid gå tilbage og justere alarmer. Når du klikker på ellipsen (vist tidligere i figur 10-5), kan du vælge Administrer underretninger og redigere eventuelle alarmer, du allerede har oprettet. Denne knap fører dig til en enkelt side i stedet for at navigere til hver app, hvor du har indstillet en alarm. Følgende figur viser siden Mine alarmer.

Håndtering af SharePoint-alarmer

Følg disse trin for at administrere alle de alarmer, du har på et givet sted og ændre eller slette dem:

  1.  Gennemse til en app, hvor du i øjeblikket abonnerer på en advarsel.  Vælg Håndter mine underretninger i rullemenuen ellipsis. Mine advarsler på dette websted vises.  Vælg det korrekte alarmnavnet-link. Rediger alarm på dette websted vises med alle de indstillinger, du har set, da du først oprettede alarmen. Skift indstillingerne som ønsket. Har du ikke indstillet alarmen til at begynde med? Du kan stadig læse indstillingerne og ændre valgene (se de foregående trin). Dine ændringer påvirker ikke alarmindstillingerne for andre, hvis alarmen blev oprettet til flere brugere på samme tid.  Klik på OK for at ændre alarmen med dine nye indstillinger, eller Slet for at slette alarmen. Sletning af en alarm, der blev oprettet til dig, slettes ikke alarmen fra andre brugere, der er i gruppen, som alarmen blev oprettet til. Hvis du er webstedsadministrator, kan du administrere alarmer fra alle på webstedet ved at klikke på linket Brugeradvarsler i afsnittet Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.

Når begivenheden finder sted, der matcher din alarm - for eksempel tidspunktet eller placeringen af ​​en kalenderhændelse ændres - modtager du en e-mail i din indbakke. Den e-mail-meddelelse, du modtager, er baseret på en skabelon. Disse skabeloner kan ændres af din administrator, så de kan sørge for flere detaljer.