1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooks Sådan installeres QuickBooks 2020 i 10 nemme trin

Af Stephen L. Nelson

Hvis du ikke allerede har installeret QuickBooks 2020, skal du overføre det lige nu og følge disse ti nemme trin:

 1. Tænd pc'en.

Find og vip computeren på strømafbryderen. Afhængig af hvilken version af Windows du bruger (Windows 7, 8 eller 10), ser din skærm muligvis lidt anderledes ud end figurerne her. Jeg bruger forresten Windows 10. (Ikke at du er interesseret eller at det betyder noget.)

Hvis du installerer QuickBooks på en computer, der kører en professionel eller forretningsudgave af Windows, skal du muligvis logge på som administrator eller bruger med administratorrettigheder. I forretningsfarverne i Windows-operativsystemerne kræver Windows-sikkerhedsfunktioner, at en administrator installerer QuickBooks-programmet.

 2. Download QuickBooks-softwaren, og klik derefter på Næste.

Du har sandsynligvis købt QuickBooks direkte fra Intuit-webstedet. Hvis det er tilfældet, beder Windows dig, når du har downloadet softwaren, om at køre InstallShield Wizard (et andet program), der starter installationsprogrammet til QuickBooks. Til sidst viser Windows en lille meddelelsesboks, der fortæller dig Velkommen til QuickBooks Desktop.

Alternativt kan du have købt QuickBooks-programmet et sted som en butik med kontorartikler. I dette tilfælde er du nødt til at rippe åbne QuickBooks-pakken og få CD'en ud (som ligner nøjagtigt dem, der spiller musik). Derefter indsætter du cd'en i dit cd-rom-drev. Windows genkender, at du indsatte QuickBooks-cd'en, til sidst starter QuickBooks-installationsprogrammet og viser en lille meddelelsesboks, der fortæller dig Velkommen til QuickBooks Desktop.

Klik på Næste i meddelelsesfeltet for virkelig at få tingene i gang. (Du skal muligvis klikke på Næste igen.)

 3. Angiv, at du accepterer QuickBooks-licensaftalen, og klik derefter på Næste.

Når QuickBooks-installationsprogrammet er startet, spørger QuickBooks, om du accepterer at spille efter dens regler, som beskrevet i kedelig detalje i licensaftalen, der vises på skærmen. Forudsat at du gør det - og du er nødt til at acceptere at installere softwaren - markerer du afkrydsningsfeltet mærket Jeg accepterer betingelserne i licensaftalen (men kun fordi jeg ikke har noget andet valg) og klik derefter på Næste.

 4. Angiv licens- og produktnumre, og klik derefter på Næste.

Når vinduet Licens og produktnumre vises, skal du indtaste disse to bit med licensinformation (de skal udskrives på et gult klistermærke på bagsiden af ​​cd-muffen eller vises i købskvitteringsvinduet, hvis du downloadede softwaren) og klik derefter på Næste.

 5. Beskriv enhver netværksdeling, du planlægger.

Når vinduet Custom og Network Options vises, skal du angive, om du vil dele QuickBooks-datafilen over et netværk. De fleste små virksomheder gør det ikke. Hvis din virksomhed er i denne situation, når du bliver spurgt, skal du blot angive, at du kun bruger QuickBooks på den computer, hvor du installerer softwaren.

Du har muligvis et par andre muligheder, afhængigt af den version af QuickBooks, du installerer. Du kan installere QuickBooks på computeren og gøre QuickBooks-data tilgængelige for andre computere på netværket, eller du kan springe over installation af QuickBooks-softwaren, men gemme QuickBooks-datafilen på computeren.

Vinduet Brugerdefineret og netværksindstillinger

 6. Vælg installationsplaceringen, og klik derefter på Næste.

Når vinduet Opgradering eller ændring af installationsplads vises, skal du klikke på knappen Næste for at bruge Intuit standardinstallationsplacering. (Standardinstallationsstedet er fint for 999 af 1.000 brugere.)

Du behøver ikke at vælge den foreslåede installationsplacering. Du kan i stedet vælge at have QuickBooks-programmet og datafiler lagret et andet sted. Jeg taler ikke om denne indstilling her, fordi de fleste ikke ønsker (og burde ikke) foretage denne tilpasning. Derudover har du ikke brug for min hjælp til at finde ud af, hvordan denne ændring fungerer, hvis du er en person, der med sikkerhed kan tilpasse QuickBooks-installationsplaceringsindstillingerne.

Opgrader eller skift installationspladsvindue

 7. Start installationen ved at klikke på Installer.

Installationsprogrammet fortæller dig omsider, at det er klar til at begynde, så snart du klikker på Installer. Klik på Installer. Programmet begynder at installere QuickBooks Desktop.

Mens installationsprogrammet kører, viser en lille bjælke dine fremskridt.

Hvis du til enhver tid skal annullere installationen, skal du blot klikke på Annuller. QuickBooks advarer dig om, at opsætningen er ufuldstændig. Det er okay; start bare opsætningen fra bunden næste gang.

 8. Tag nogle få minutter på at overveje meningen med livet eller få en drink vand.

 9. Når installationsprogrammet er afsluttet, skal du klikke på Åbn QuickBooks.

Tillykke. Du er færdig med installationen. Du har et nyt punkt i menuen Programmer og sandsynligvis nye genveje på dit skrivebord.

 10. Aktivér QuickBooks.

Første gang du åbner QuickBooks, beder programmet dig om at aktivere QuickBooks. Grundlæggende betyder aktivering at fortælle QuickBooks, hvem du er. Hvis QuickBooks kan gætte din identitet ved at bruge de gamle produktregistreringsoplysninger, den finder på din computer, beder den dig blot om at bekræfte, at dens gæt er korrekt. Ellers skal du hoppe gennem nogle bøjler og give yderligere identificerende oplysninger.

Du ønsker sandsynligvis at registrere QuickBooks, før du begynder at bruge det.

Hvis du arbejder på et netværk og vil dele en QuickBooks-fil, der er gemt på en computer med en anden computer på netværket, skal du installere QuickBooks på alle de andre computere, du vil bruge til at arbejde med filen. Bemærk: Du har brug for en separat kopi af QuickBooks (f.eks. Fra fem-pack version) for hver computer, som du vil installere QuickBooks på.

Forresten er det ikke super-vanskeligt eller frygteligt kompliceret at køre QuickBooks på et netværk med flere QuickBooks-brugere. QuickBooks tager sig af de hårde ting. Hvis du har mere end én person, der bruger QuickBooks, skylder du dig selv (og din virksomhed) at oprette et netværk og derefter købe og installere flere kopier af QuickBooks.

  1. SoftwareForretnings-softwareQuickbooks Sådan spores køretøjets kilometertal i QuickBooks 2020

Af Stephen L. Nelson

QuickBooks leverer en tracker til erhvervskøretøjer, som du kan bruge til at spore og fortælle forretningskørsel. Som du måske allerede ved, er du nødt til at kende både din samlede mil og din forretningsmil for nøjagtigt at trække biludgifter på dit selvangivelse. (Hvis du ikke er sikker på, hvordan dette fungerer, skal du kontakte din skatterådgiver.)

Identificering af dine køretøjer

I henhold til loven skal du spore din kilometertal med køretøj. QuickBooks 2020 giver følgelig en køretøjsliste. Følg disse trin for at tilføje emner til køretøjslisten:

Vinduet Køretøjsliste

Optagelse af køretøjsmil

Når du har føjet dine erhvervskøretøjer til køretøjslisten, registrerer du hver tur ved hjælp af vinduet Enter Vehicle Mileage. Følg disse trin for at gøre dette:

Vinduet Enter Vehicle Mileage

Brug af køretøjsrapporter

Hvis du klikker på knappen Rapporter i bunden af ​​vinduet Køretøjsliste, viser QuickBooks en rullemenu, der viser fire køretøjsrapporter: kilometertal efter køretøjsopsummering, kilometertal efter køretøjsdetaljer, kilometertal efter joboversigt og kilometertal efter jobdetaljer.

Du kan få adgang til en anden menu med kommandoer, der producerer de samme rapporter ved at klikke på knappen Kilometerrapporter, der vises øverst i vinduet Enter Vehicle Mileage.

For at fremstille en bestemt køretøjs kilometerrapport skal du vælge en af ​​rapporterne fra en af ​​disse menuer.

Opdatering af køretøjets kilometertal

Hvis du klikker på knappen Kørelængde øverst i vinduet Indtast køretøj kilometertal, viser QuickBooks dialogboksen Kørelængde. Dialogboksen Kørelængde-priser viser IRS-status (Internal Revenue Service) og deres effektive datoer. Du kan indtaste en ny kilometertal ved at klikke på den næste åbne række i tidsplanen for kilometertal og derefter indtaste den effektive dato i kolonnen Effektiv dato og standardfrekvensen i kolonnen Pris. Du kan finde det aktuelle års forretningskilometer på IRS-webstedet.

Dialogboksen Mileage Rates

Bemærk: I 2019 svarede standard kilometertal til 58 cent en kilometer, men IRS opdaterer normalt dette tal en gang og undertiden to gange om året. Så du vil kontrollere, om den aktuelle hastighed, når du foretager dine beregninger. Med andre ord, brug ikke en af ​​de gamle, forældede standard kilometertal. Vær venlig.

  1. SoftwareForretnings-softwareQuickbooks Sådan opsættes en fast aktivliste i QuickBooks 2020

Af Stephen L. Nelson

Hvis din virksomhed ejer en masse ting med langvarig værdi, skal du eller din revisor holde styr på varerne. Hvis du har brug for at spore elementerne, kan du gøre det ved at bruge listen med faste aktiver i QuickBooks 2020.

Tilføjelse af elementer til listen med faste aktiver

Følg disse trin for at tilføje et møbel, noget udstyr eller maskiner eller en anden genstand med lang levetid til listen med faste aktiver:

Vindue med fast aktivliste

Tilføjelse af aktiver under aktiver

Du kan tilføje elementer til listen med faste aktiver som beskrevet i de foregående afsnit. Alternativt kan du tilføje en vare til listen med faste aktiver, når du registrerer regningen, der registrerer leverandørfakturaen for aktivet, eller når du registrerer kontrollen, der betaler leverandørfakturaen for aktivet.

Sådan fungerer det: Hvis du fortalte QuickBooks, at du vil opretholde en liste over anlægsaktiver, beder QuickBooks dig om at tilføje en aktiver med et aktiv, når du kategoriserer eller debiterer en anlægskonto, mens du indtaster en regning eller registrerer en check.

For at indsamle de krævede oplysninger til opsætning af anlægsaktivet viser QuickBooks det samme New Item-vindue. Trinene til udfyldning af vinduet Ny vare fungerer også, når du tilføjer poster med anlægsaktiver undervejs.

Redigering af poster på listen med faste aktiver

Følg disse trin for at redigere et anlægsaktivt element - siger at du har foretaget en fejl ved at indtaste en smule information:

Vinduet Rediger element

QuickBooks foretager ingen bogføring med oplysninger om køb og / eller salg vist i vinduerne Ny artikel og Rediger vare. Det tilføjer ikke et aktiv til balancen, fordi du f.eks. Opretter en fast aktiver. Og QuickBooks beregner ikke gevinst eller tab ved afhændelse af aktivet, fordi du indtaster salgsoplysninger. Du skal gøre det selv - eller få din regnskabsfører til at gøre det - ved at bruge enten standard QuickBooks-transaktioner eller traditionelle journalposter.

  1. SoftwareForretnings-softwareQuickbooks Sådan deles QuickBooks 2020-filer

Af Stephen L. Nelson

Okay, her er en sejlig aftale: I QuickBooks kan du indstille brugerrettigheder, som giver dig mulighed for at specificere, hvem der har adgang til hvilke områder af dine QuickBooks-filer. Faktisk kan du også arbejde med din QuickBooks-fil på et netværk og i et miljø med flere brugere ved at bruge en kraftfuld funktion kaldet record locking.

Hvis du arbejder på et netværk og har brug for eller bare ønsker at finde ud af om QuickBooks-netværksfunktionerne, skal du læse denne artikel. Hvis du er den eneste, der bruger QuickBooks, kan du springe denne artikel over.

Deling af en QuickBooks-fil på et netværk

To vigtige funktioner giver mulighed for QuickBooks-flerbrugers netværkskapacitet: bruger tilladelser og registrering af låsning. Funktionen brugertilladelser giver flere brugere af en QuickBooks-fil unikke tilladelsesindstillinger til at få adgang til forskellige områder af QuickBooks. Optagelåsning, den anden funktion, gør det muligt for mere end en person samtidigt at logge ind på og arbejde med en QuickBooks-fil.

Brugertilladelser

QuickBooks giver dig mulighed for at indstille brugertilladelser, så du kan give forskellige QuickBooks-brugere forskellige privilegier. Jane Ejer kan muligvis gøre hvad hun vil, fordi hun metaforisk set er Da Man. Joe Clerk er dog muligvis kun i stand til at indtaste regninger. Joe, en lavmægtig ekspert med måske tvivlsom vurdering og skøn, har muligvis ikke kapaciteten til at se virksomhedens resultatopgørelse, udskrive kontroller eller registrere kundebetalinger. Denne idé giver mening på et praktisk niveau, ikke? I en situation, hvor en masse mennesker får adgang til QuickBooks-filen, vil du sikre dig, at fortrolige oplysninger forbliver fortrolige.

Du vil også sikre dig, at folk ikke med vilje eller utilsigtet kan ødelægge dine økonomiske poster. Du ønsker ikke, at nogen skal indtaste forkerte data (måske fordi han snubler ind i et område af QuickBooks-programmet, hvor han ikke har nogen forretning). Og du ønsker ikke, at nogen bedragerisk registrerer transaktioner - såsom falske checks - at hun kan gå kontant.

Jeg tror, ​​at hvis du reflekterer over dette brugertilladelsesspørgsmål, vil du indse, at "Hej, ja, det giver mening!" Så jeg vil ikke tale en masse mere om det. Lad mig afslutte med at kaste et par generelle observationer om, hvordan du beslutter, hvilke brugertilladelser der er passende:

  • Datafortrolighed: Dette problem har sandsynligvis mest at gøre med din ledelsesfilosofi. Jo mere åben du er om ting, desto mindre er du sandsynligvis nødt til at bekymre dig om, at folk snutter efter ting. Jeg vil dog gerne påpege, at lønningsliste altid er et behageligt emne. Hvis alle ved, hvad alle andre får betalt, forekommer nogle interessante diskussioner - men du vidste allerede det. Datakorruption: Med hensyn til datakorruption skal du vide, at folk normalt anvender to generelle regler: Giv ikke folk adgang til værktøjer, de ikke ved, hvordan de skal bruge. Det beder kun om problemer. Sørg for, at ingen personer kan mugge uden opsyn i et område af regnskabssystemet - især hvis denne person registrerer eller håndterer kontanter.

Hvis det overhovedet er muligt, skal du anvende et buddy-system, hvor folk gør ting sammen, så folk altid tjekker andres arbejde - selvom kun indirekte. Måske registrerer Joe en regning, men Jane klipper altid kontrollen for at betale regningen. Måske registrerer Raul kundefakturaer, men Chang sender dem ud. Måske registrerer Saul kontante kvitteringer, men Beth indbetaler dem. Ser du mønsteret, ikke? Hvis to mennesker beskæftiger sig med en bestemt økonomisk begivenhed - igen, især en, der involverer kontanter - er det en rigtig god idé for Joe og Jane, Raul og Chang og Saul og Beth at se over hinandens skuldre.

Optagelåsning

Den nemmeste måde at forstå postlåsning er at sammenligne den med den anden række låsning: fillåsning. De fleste andre programmer bruger fillåsning. Fillåsning betyder, at hvis en person på netværket har, for eksempel, et tekstbehandlingsdokument åbent, kan ingen andre på netværket åbne og derefter redigere dette dokument. Andre kan muligvis åbne en kopi af dokumentet, som de kan gemme på deres computere, men de kan ikke redigere det originale dokument. Operativsystemet låser originaldokumentet (filen), så kun en person kan narre med filen ad gangen. Denne låsning sikrer integriteten af ​​dataene og de ændringer, som folk foretager i dataene. (Hvis denne virksomhed om at sikre integritet synes underlig, skal du tænke på vanskeligheden med at sikre, at begge menneskers ændringer ender i et tekstbehandlingsdokument, som begge mennesker redigerer samtidigt.)

Optagelåsning fungerer forskelligt. Med postlåsning kan mere end en person på netværket åbne og redigere den samme fil på én gang, men kun en person kan arbejde med en bestemt post.

En post er en del af en fil. I en fil med regninger, som du skylder forhandlere, er filen for eksempel hele samlingen af ​​regninger. De individuelle regninger er poster i filen, og mere end én person kan åbne filen. Individuelle regninger er dog - de individuelle poster, der udgør filen - låst, når en person griber en post.

Disse oplysninger lyder måske som for meget forvirring, men det at skelne mellem filer og posterne i en fil er det, der gør det muligt at dele filer. I QuickBooks, for eksempel, hvis Jane indtaster en regning for Alpha Company i en fil, kan Joe redigere en regning for Beta Corporation, fordi de to regninger er forskellige poster. På grund af låsning af plader kan Jane imidlertid ikke narre med Beta Corporation-regningen, som Joe redigerer. Og Joe - igen, på grund af pladesikring - kan ikke fikle med Alpha Company-regningen, som Jane indtaster.

Ændret mere generelt kan ingen to personer redigere den samme post i en fil på samme tid. Optagelåsning giver medarbejderne mulighed for at bruge en fil i et flerbrugermiljø, fordi det lader mere end én person arbejde med en fil.

Installation af QuickBooks til netværksbrug

Hvis du vil installere QuickBooks til netværksbrug, skal du først installere QuickBooks på alle computere på netværket, der har adgang til og arbejde med QuickBooks-filen. Denne opgave er ikke vanskelig. Du behøver ikke at installere QuickBooks på nogen fancy måde for at kunne dele QuickBooks-filer.

Du skal købe en kopi af QuickBooks til hver computer, der vil køre programmet. Hvis du har tre computere, som du vil bruge QuickBooks på, skal du købe tre eksemplarer af QuickBooks. Eller du kan købe en speciel licenssæde med flere sæder af QuickBooks. Hvis du forsøger at installere en enkelt kopi af QuickBooks (med en enkelt nøglekode) på flere computere, tillader QuickBooks ikke to computere, der bruger den samme nøglekode, til at dele en fil i multi-user-tilstand.

Når du opretter den fil, du vil dele, skal du sørge for at gemme filen på et sted, hvor de andre QuickBooks-brugere kan få adgang til den. Det vil sige, du skal muligvis gemme filen på en server. Du kan også gemme filen på en klientcomputer, så længe du udpeger delingstilladelser til enten mappen eller det drev, som du gemmer QuickBooks-filen på.

En anden vigtig ting: Den, der opretter QuickBooks-filen, bliver automatisk filadministratoren. Filadministratoren har adgang til alle områder af filen og opsætter de andre filbrugere, så du ikke ønsker, at nogen skal konfigurere QuickBooks-filen. Enten er virksomhedsejeren eller regnskabschefen velegnet til dette job. Under alle omstændigheder skal den person, der opretter filen, være en pålidelig regelmæssig rundt omkring på kontoret, der er let at nå til spørgsmål eller problemer, der opstår. Også denne person skulle sandsynligvis have en stærk baggrund inden for regnskabsføring. Se følgende afsnit for flere detaljer.

Indstilling af brugertilladelser

Du kan fortælle QuickBooks, hvem der ellers vil bruge filen og indstille tilladelser for disse andre mennesker under QuickBooks-opsætning eller senere.

Brugertilladelser i Enterprise Solutions

Følg disse trin for at indstille tilladelser i Enterprise Solutions:

 1. Fortæl QuickBooks, at du vil indstille brugertilladelser.

Vælg firmaet → Brugere → Konfigurer brugere og roller. QuickBooks viser dialogboksen Brugere og roller (ikke vist).

 2. Angiv, at du vil oprette en ny bruger.

Klik på knappen Ny, så QuickBooks viser dialogboksen Ny bruger (ikke vist), der viser en række forskellige regnskabsroller, som en QuickBooks-bruger muligvis udfylder. Disse roller giver en bruger mulighed for at udføre passende regnskabsopgaver med QuickBooks-programmet. Beskrivelsesfeltet nederst i dialogboksen opsummerer de opgaver, som nogen i en given rolle kan forventes at udføre.

 3. Vælg den rolle, der bedst matcher den bruger, du beskriver, og klik derefter på Tilføj.

Ejere skal forresten have Full Access-rollen, så de kan gøre, hvad de vil. Bemærk, at du kan give en bruger mere end en rolle.

Hvis du vil ændre en eksisterende brugers tilladelser, skal du vælge brugeren på fanen Brugerliste og derefter klikke på knappen Rediger. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruger (ikke afbildet), der ligner dialogboksen Ny bruger og giver dig mulighed for at ændre en brugers rolle eller roller.

 4. Klik på OK for at vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

Du kan gennemse tilladelserne (dybest set listen over funktioner, som QuickBooks tillader) for en bestemt person eller en foruddefineret rolle. For at se de tilladelser, som en bruger har, skal du vælge fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, klikke på knappen Vis tilladelser, vælge brugeren i listefeltet og derefter klikke på knappen Vis. QuickBooks viser en stor dialogboks, der specifikt identificerer, hvad brugeren kan gøre. Hvis du vil se de tilladelser, som en bestemt rolle har, skal du vælge fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, klikke på knappen Vis tilladelser, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis.

Brugertilladelser i QuickBooks Pro og Premier

Følg disse trin for at indstille tilladelser i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier:

 1. Vælg firmaet → Opsæt brugere og adgangskoder → Opsæt brugerkommandoen.

 QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste (se figuren).

Brugerlistes dialogboks

 2. Klik på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, som du bruger til at tilføje nye brugere og specificere adgangskoder.

Opret dialogboksen Brugeradgangskode og adgang

 3. Skriv et brugernavn og adgangskode for den ekstra person, som du vil være i stand til at bruge QuickBooks-filen; skriv derefter adgangskoden igen i tekstfeltet Bekræft adgangskode.

Genindtastning af adgangskoden bekræfter, at du indtastede adgangskoden korrekt første gang.

Fra dette punkt, når nogen åbner QuickBooks-filen, beder QuickBooks om et brugernavn og en adgangskode. Så for en anden person at få adgang til QuickBooks-filen, skal hun indtaste det brugernavn og den adgangskode, du har angivet.

 4. Angiv brugerens adgang.

QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, om du vil have personen til at have adgang til alle områder i QuickBooks-filen eller kun til nogle områder.

Hvis du specificerer, at du kun vil give adgang til nogle områder - det sædvanlige tilfælde, sandsynligvis - viser QuickBooks en række dialogbokse, der giver dig mulighed for at indstille tilladelser for hvert område. Du vælger valgmulighedsknappen Ingen adgang for at gøre et bestemt område (som f.eks. Bankudstyr) for grænser for brugeren, vælg valgknappen Alle områder i QuickBooks for at give brugeren tilladelse til at oprette og udskrive transaktioner og rapporter i området, eller vælge knappen Valgte områder med QuickBooks for at give brugeren delvis adgang til området. Hvis du vælger indstillingen Valgte områder, skal du specificere den begrænsede adgang ved at gå igennem guidenes sider og beskrive i streng detaljerede den adgang, du vil have brugeren til at have. Du kan også specificere, om andre applikationer (som TurboTax) får adgang til QuickBooks-data.

brugeradgang er specificeret

 5. Gennemgå brugerens adgang.

Når du er færdig med at gå gennem dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks en oversigt over tilladelser for en bruger. Klik på knappen Tilbage, hvis du har brug for at gå tilbage og ændre tilladelser for et område, eller klik på Udfør for at indikere, at du er færdig med at specificere, hvad den bestemte bruger kan gøre. QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste igen med den nye bruger tilføjet. Klik på Tilføj bruger for at tilføje en ny ny bruger, klik på Rediger bruger for at redigere den valgte bruger, eller klik på Luk for at lukke dialogboksen.

En bruger kan logge på og åbne en QuickBooks-fil fra enhver computer på netværket, så længe computeren har QuickBooks installeret og har netværksadgang til QuickBooks-filen. Hvis en person forsøger at åbne et begrænset område eller udføre en uautoriseret handling, viser QuickBooks imidlertid en meddelelsesboks, der angiver, at personen mangler de nødvendige tilladelser til at udføre handlingen.

Specificering og arbejde i multi-user mode

For at mere end én person kan arbejde med en QuickBooks-fil på en gang, skal brugerne arbejde med QuickBooks-filen i flerbrugertilstand. Den første person, der åbner filen, skal specificere flerbrugertilstand for at andre kan åbne filen. Vælg File–> Skift til Multiuser-tilstand for at specificere multiuser-tilstand. Du kan fortælle, at du arbejder i flerbrugertilstand, fordi QuickBooks-titellinjen angiver det. Når andre mennesker åbner QuickBooks-filen, åbnes den automatisk i flerbrugertilstand. For at en anden bruger skal arbejde i enkeltbrugertilstand, skal de andre brugere lukke QuickBooks-filen, og den bruger, der ønsker at arbejde i enkeltbrugertilstand, skal vælge Filer–> Skift til enkeltbrugertilstand.

Deling af en QuickBooks-fil over et netværk involverer et par tricks. Først skal du sørge for, at ingen, der er i enbrugertilstand, bruger den fil, du vil åbne. Hvis nogen bruger filen, og du prøver at åbne den, viser QuickBooks en meddelelse om, at nogen bruger firmafilen i enkeltbrugertilstand. Bed personen om at skifte til flerbrugertilstand, og klik derefter på knappen Try Again.

Så snart du begynder at oprette eller redigere en transaktion, låser QuickBooks transaktionen. På denne måde kan ingen andre redigere transaktionen, mens du arbejder på den. Du kan se, om du har en transaktion åben i redigeringsfunktion ved hjælp af hvad QuickBooks viser i titellinjen øverst på formularen: Redigering af transaktion. Andre brugere kan åbne transaktionen, mens du redigerer den i redigeringstilstand, men de kan ikke foretage ændringer i den, før du er færdig.

Hvis du f.eks. Forsøger at redigere en transaktion, som din kollega Harriet allerede har åbnet i redigeringsmetode, viser QuickBooks en meddelelse, der læser (og her parafraserer jeg) Undskyld mig, Bubba. Harriet arbejder med den transaktion. Du skal vende tilbage senere.