1. SoftwareMicrosoft OfficeHvordan man kan samarbejde i SharePoint fra Office 365

Af Peter Weverka

SharePoint er Microsofts webbaserede teamsamarbejdsplatform. Virksomheder ansætter SharePoint Online til at gemme dokumenter, styre projekter og tillade kolleger at samarbejde med hinanden.

SharePoint Online er ikke nødvendigvis allestedsnærværende (til stede eller findes overalt), men det prøver at være. SharePoint Online-websteder er designet til at være tilgængelige overalt - fra en stationær computer, en bærbar computer, en tabletenhed eller en smartphone. Uanset hvilken enhed du bruger, skal indholdet være tilgængeligt og brugervenligt.

Denne artikel introducerer SharePoint Online, fortæller dig, hvordan du finder dig rundt på et teamwebsted, uploader og arbejder med filer i dokumentbiblioteker, deler filer med kolleger, synkroniserer filer og opdaterer din Office 365-profil.

Introduktion af teamwebsteder

Et SharePoint-teamwebsite er et samarbejdsarbejdsområde, hvor kolleger kan arbejde på de samme filer, spore projekter og interagere med hinanden.

Figuren viser et typisk SharePoint Online-teamwebsted i Office 365-vinduet. Disse sider kan se forskellige ud afhængigt af, hvordan webstedsadministratorer indstiller dem, men de har de samme værktøjer til fælles. Et teamwebsted giver midlerne til at åbne Office 365-applikationer, uploade og downloade filer og samarbejde med kolleger. Disse sider forklarer, hvordan du logger ind på et teamwebsted og finder dig vej rundt på skærmen.

SharePoint Online-teamwebsted

Log ind på et teamwebsted

Du har brug for en adgangskode og netværksadresse for at logge på et SharePoint-teamwebsite. Du vil sandsynligvis få disse varer fra din venlige systemdel for administratorer. Følg disse trin for at logge på et SharePoint-teamwebsted:

  1.  Åbn en webbrowser og naviger til din organisations teamwebsted. Hvordan dit teamwebs webadresse ser ud, afhænger af, om din virksomhed bruger sit eget domænenavn (såsom company.com) eller Office 365-standardnavnsformat (som ligner noget af dit firma.sharepoint.com).  Hvis du bliver bedt om at få legitimationsoplysninger, skal du indtaste dit brugernavn, indtaste din adgangskode og klikke på OK. Hvad der sker næste, afhænger af, hvordan dit lokale (lokale) miljø ser ud, og hvordan administratoren konfigurerede SharePoint. Du kan lande på teamwebstedet uden at skulle indtaste dit brugernavn og din adgangskode.

Find din vej rundt på et SharePoint Online-teamwebsted

Se det foregående figur, når du turnerer på et typisk Sharepoint-team-sted:

  • App Launcher: Til lancering af Office 365-webapplikationer. På grund af dens udseende kaldes det undertiden vaffelmenuen. Underretninger: Til modtagelse af administrative og brugerdefinerede advarsler. Indstillinger: Til ændring af brugerindstillinger. Hvilke muligheder du får afhænger af dit privilegieniveau. Brugermenu: Til at logge ind, logge ud og se din profil. Site-søgning: Til at finde indhold på webstedet. Navigationsrude: Til adgang til populært indhold på teamwebstedet. Normalt bestemmer en webstedsadministrator, hvad der vises på navigationsruden. Lister: Til liste over opgaver, der skal udføres, herunder projektarbejdsemner og generelle formål "at gøre" -elementer. SharePoint tilbyder forhåndsopbyggede skabeloner til forskellige slags lister, hvoraf mange giver dig mulighed for at tildele listeelementer til specifikke SharePoint-brugere. Dokumentbiblioteker: Til hosting af filer, som du og andre teammedlemmer kan åbne og arbejde på.

Et SharePoint-sted er et websted som enhver anden. Du kan oprette bogmærker i din browser til de steder i SharePoint, du ofte besøger.

Sådan arbejder du med dokumentbiblioteker

Dokumentbiblioteket er det grundlæggende datalagringssted på et SharePoint-sted. Lad ikke ordet dokument narre dig. Du kan gemme enhver filtype i et dokumentbibliotek.

Brug dokumentbiblioteket til at gemme filer med henblik på samarbejde. Disse sider forklarer, hvordan man åbner filer i dokumentbiblioteket, uploader filer, co-redigerer filer og deler filer.

Åbning af en fil i et dokumentbibliotek

Følg disse trin for at finde og åbne en fil:

  1.  Brug navigationslinjen til at finde og vælge den fil, du vil åbne. Administratoren kan have placeret en genvej til dokumentbiblioteket på teamwebstedets hjemmeside eller andre steder på sitet.  Klik på knappen Åbn (de tre prikker) ved siden af ​​navnet på den fil, du vil åbne. Som vist vises et pop op-vindue. Det viser dig et eksempel på filen, så du kan sikre dig, at du åbner den rigtige.  Klik på knappen Flere handlinger (tre prikker igen). Figuren viser, hvor knappen Flere handlinger er placeret. En pop-up-menu vises med alle mulige handlinger, du kan udføre med filen, som vist.  Åbn filen. Du kan åbne filen i et Office-skrivebordsprogram eller en Office Web-app:
  • Office-skrivebordsprogram: Vælg den første mulighed i pop-up-menuen. Hvis du f.eks. Har at gøre med et Word-dokument, skal du vælge Åbn i Word. Filen downloades til din computer, så du kan arbejde på den der. Ændringer, du foretager i filen på din computer, uploades automatisk til den kopi, der er gemt på SharePoint. Office Web App: Vælg den anden mulighed i pop-up-menuen, indstillingen med ordet online i dets navn. En webapp åbnes, så du kan redigere filen.
SharePoint-dokumentbibliotek

Her er en genvej: For at åbne en fil i en Office Web App skal du blot klikke på dens navn i et dokumentbibliotek.

Sådan arbejder du med kolleger på den samme fil

Undertiden når du prøver at åbne en fil, kan du ikke gøre det, fordi nogen kom der først. Administratorer beslutter, om mere end én person kan redigere en fil på samme tid.

Hvis en fil tillader mere end én editor, skal du følge disse trin for at åbne en fil, der i øjeblikket redigeres, og give dine egne bidrag:

  1.  Åbn en fil i dokumentbiblioteket. Det foregående emne i dette kapitel forklarer, hvordan man åbner en fil. Følgende figur viser en Word-fil, der er åben i Word Web App.  Se efter indikationer på, at filen i øjeblikket redigeres af en kollega. Som vist fortæller Word Web App dig (eller navnene) på andre, der arbejder på filen. Hvis du ser nøje, kan du også se markørens placering for andre redaktører. SharePoint er helt fint at lade flere mennesker samarbejde om den samme fil.  Foretag dine redaktionelle ændringer til filen.  Når du er færdig med at redigere, skal du klikke på webbrowserens Back-knap eller Office 365 App Launcher for at vende tilbage til teamwebstedet. Du skal ikke bekymre dig om at gemme ændringer i en fil. Office 365 gemmer dine ændringer automatisk.
Co-redigering i SharePoint Online

Sådan uploades filer til et dokumentbibliotek

Følg disse trin for at uploade en fil fra din computer til et SharePoint Online-dokumentbibliotek:

  1.  I SharePoint skal du gå til dokumentbiblioteket, hvor du vil uploade filen.  Klik på Upload. Som vist i følgende figur vises dialogboksen Tilføj et dokument. Hvis du ikke kan se knappen Upload i et dokumentbibliotek, skal du tale med din administrator. Du har muligvis ikke tilladelse til at uploade filer.  Klik på knappen Vælg filer i dialogboksen Tilføj et dokument.  I dialogboksen Åbn skal du vælge den fil, du vil uploade, og klikke på Åbn. Du kan uploade mere end en fil ved at vælge mere end en i dialogboksen Åbn.  I dialogboksen Tilføj et dokument skal du indtaste versionskommentarer om nødvendigt. SharePoint kan konfigureres til at gemme flere versioner af det samme dokument. Din administrator kan muligvis kræve, at du indtaster kommentarer for at beskrive den fil, du uploader.  Klik på OK. Mens du er ved det, skal du kigge efter, om den fil, du uploadede, vises i dokumentbiblioteket.
upload til dokumentbibliotek

For at uploade filer kan du trække en eller flere filer fra et File Explorer-vindue på din computer og slippe dem til et dokumentbibliotek. Hvor praktisk!

Sådan deles filer med kolleger

I SharePoint-terminologi betyder deling at gøre kolleger opmærksomme på en fil, de kan redigere. Når du har delt en fil, kan du advare kolleger via e-mail om, at filen er delt. Undertiden tillader administratorer ikke nogen at dele en fil, men hvis du kan dele filer, skal du følge disse trin for at dele en fil med en kollega:

  1.  Find den fil, du vil dele, og klik på dens Åbn-knap. Kig efter de tre prikker ved siden af ​​filens navn for at finde knappen Åbn. Et pop op-vindue vises.  Klik på Del i bunden af ​​pop op-vinduet. Du kan se dialogboksen Del som vist. kontor-indbydende-samarbejde Inviterer en medarbejder til at samarbejde om en fil.  Indtast navnet på den person, som du vil dele filen med. SharePoint åbner en rulleliste, så snart du begynder at skrive. Du kan vælge et navn på listen.  Indtast en beskrivende meddelelse. Du forklarer muligvis, hvad filen er, og hvorfor du vil dele den.  Vælg eller fravælg indstillingen Kræver login. Fravælg indstillingen Kræver login, hvis du vil dele filen med folk uden for din organisation. Til almindelig forretningsbrug skal du vælge denne indstilling for at sikre dig, at kun teamsitemedlemmer kan se filen.  Vælg indstillingen Send en e-mail-invitation.  Klik på knappen Del.

Følgende figur viser, hvordan en delingsmeddelelse ser ud for den person, der modtager den. Modtageren kan klikke på knappen Åbn for at åbne filen og komme i gang med den.

En invitation til at dele en fil.

Sådan vises filer offline

Til tider kan din computer ikke få adgang til SharePoint Online-portalen. Forestil dig for eksempel, at du er i et fly og har brug for at opdatere nogle arbejdsfiler, men du er ikke tilsluttet SharePoint. For at løse dette problem med offline dokumentadgang giver Office 365 os muligheden for at synkronisere filer. Synkronisering giver dig adgang til SharePoint-baserede filer på din lokale computer og ikke behøver at bekymre dig om at have en internetforbindelse. Når du har oprettet forbindelse igen til Internettet (efter at flyet lander), synkroniserer OneDrive filerne med deres online kolleger.

Det er vigtigt at forstå, at OneDrive synkroniserer to kopier af hver fil, en kopi, der er gemt i et SharePoint Online-dokumentbibliotek, og den anden kopi, der er gemt lokalt på din computer.

Følg disse trin for at synkronisere SharePoint-filer med filer med samme navn på OneDrive:

  1.  I SharePoint skal du finde det dokumentbibliotek, du vil synkronisere med din computer. Du behøver ikke at synkronisere hvert team-site-dokumentbibliotek. Synkroniser kun de filer, du vil have adgang til offline.  Klik på Synkronisering i menuen Dokumentbibliotek. Følgende figur viser, hvor Sync-knappen er placeret. En pop op-meddelelse fortæller dig, at SharePoint henter dokumentbibliotekets indhold og synkroniserer det med din OneDrive for Business-klient.  Klik på OneDrive-ikonet i meddelelsesområdet på Windows 10-proceslinjen. Som vist ser dette ikon ud som en sky. En liste over nyligt synkroniserede filer vises, i dette tilfælde filer fra dokumentbiblioteket.  Klik på Åbn mappe i vinduet OneDrive for at se dine lokale filkopier. Fra nu af kan du arbejde på disse filer enten lokalt eller direkte fra SharePoint. OneDrive opbevarer alle ændringer i synkronisering automatisk.

Uddybe dybere ind i Office 365

Office 365 tilbyder skærmen Delve for at opdatere din profil og kommunikere bedre med teammedlemmer. Afhængigt af størrelsen på din organisation kan det være enormt nyttigt at sikre, at din Office 365-profil er opdateret. Medarbejdere kan se på din Office 365-profil for at se, om du er den rigtige pasform til et projekt. De kan se på din profil for at finde ud af, hvordan du finder dig. Delve-skærmen ligner en social medieportal, idet den tilbyder en bekvem måde at kommunikere med dit team på.

Følg disse trin for at uddybe Office 365:

  1.  I SharePoint Online skal du åbne brugermenuen og klikke på Min profil. Brugermenuen er placeret i øverste højre hjørne af Office 365-skærmen. Skærmbilledet Delve åbnes som vist.  Brug kontrollerne i skærmen Delve til at opdatere din profil og interagere med kolleger. Du kan tilpasse denne skærm for at gøre dig selv mere præsentabel for dine kolleger.  Klik på Opdater profil, når du er færdig med at foretage dine ændringer.