1. SoftwareForretnings-softwareQuickbooksHvordan tilføjes varer til QuickBooks-varelisten 2019

Af Stephen L. Nelson

Du kan tilføje en masse forskellige typer varer til listen over QuickBooks-varer. Elementlisten gemmer beskrivelser af alt, hvad du lægger på en faktura eller indkøbsordre.

Når du tænker over dette et øjeblik, er du klar over, at du har forskellige typer genstande. Hvis du f.eks. Er forhandler, kan den beholdning, du sælger, vises på en faktura. Hvis du giver rabatter til forskellige slags kunder, kan rabatter muligvis vises på en faktura som en linjepost. Hvis du er i en tilstand, der beskatter salg, vises moms som en linjepost på en faktura.

Du beskriver forskellige ting på forskellige måder. Du beskriver en lagerbeholdning, der kan vises på en faktura forskelligt fra den måde, du beskriver en moms, som du skal opkræve.

Følg disse trin for at tilføje en vare til din vareliste:

QB-ny-post

Sådan tilføjes en serviceelement til QuickBooks-varelisten

Du bruger serviceelementer til at købe eller fakturere varer, der repræsenterer service. Hvis du er CPA, forbereder du sandsynligvis selvangivelser for enkeltpersoner og virksomheder. Når du fakturerer en klient for at udarbejde hans eller hendes selvangivelse, er den linjepost, der vises på fakturaen for selvangivelsesforberedelse, en servicepost.

I din virksomhed har du sandsynligvis også serviceartikler. En sundhedsudbyder, såsom en tandlæge eller læge, giver behandling eller udfører procedurer. Tandlæger kan udfylde hulrum. Læger kan udføre fysiske eller give vaccinationer. Disse aktiviteter repræsenterer tjenester.

Selv detailhandlere og entreprenører - virksomheder, som du typisk betragter som at sælge materielle fysiske varer - sælger ofte tjenester. En forhandler kan gaveindpakning af et køb, som er en service. En entreprenør kan levere tjenester såsom maling og oprydning.

Hvis du vil tilføje en serviceelement, skal du få vist vinduet Ny vare og vælge Service på rullelisten Type. I boksen Varenavn / nummer skal du give tjenesten en kort kode eller navn. Hvis tjenesten er et underemne, skal du markere afkrydsningsfeltet Underemne og identificere det overordnede emne.

Marker afkrydsningsfeltet med titlen Denne service bruges i samlinger eller udføres af en underleverandør eller partner, hvis tjenesten leveres af (som vinduet antyder) en underleverandør, ejer eller partner. Du angiver, hvilke tjenester der udføres af underleverandører, ejere og partnere, fordi disse parter er underlagt forskellige skatteregnskabsregler.

Brug derefter boksen Beskrivelse til at beskrive tjenesten. Din beskrivelse vises i fakturaer og indkøbsordrer, så du vil være tankevækkende her. Brug boksen Pris til at beskrive pris eller pris pr. Serviceenhed. Brug rullelisten Skattekode for at indikere, om tjenesten er skattepligtig. Endelig skal du bruge rullelisten Konto til at identificere, hvilken indkomstkonto der skal krediteres, når varen sælges til en kunde, klient eller patient.

Sådan tilføjes en beholdningsdel til QuickBooks-varelisten

Varebeholdningsdele er de varer i fakturaer og indkøbsordrer, der repræsenterer fysiske varer, som du køber, opbevarer og sælger. Hvis du er forhandler, repræsenterer alt det, der sidder ude i hylderne i din butik, inventar. Hvis du er en producent, repræsenterer de råvarer, du køber og derefter bruger til at samle dine produkter, inventar.

For at opsætte en beholdningsdel skal du åbne vinduet Ny vare og vælge Beholdningsdel på rullelisten Type. QuickBooks viser versionen af ​​lagerbeholdningen i vinduet New Item.

QB-opgørelse-del

Brug feltet Navn / nummer til at give en beskrivende, men kort kode eller navn for emnet. Hvis emnet er et underemne for et andet overordnet emne, skal du markere afkrydsningsfeltet Underemne af og derefter identificere det overordnede element ved hjælp af tekstfeltet Underemne.

I boksene med købsoplysninger og salgsoplysninger kan du bestemme de oplysninger, der vises i indkøbsordrer og fakturaer. I boksen Beskrivelse på købstransaktioner i området Købsoplysninger kan du for eksempel give den tekst, som QuickBooks viser i indkøbsordrer. Du kan også gætte på købsomkostningerne ved hjælp af tekstfeltet Omkostninger. Specificer omkostningerne for solgte varer (COGS) -konto, der skal debiteres, når denne vare sælges ved at vælge den fra rullelisten COGS-konto, og identificer den foretrukne leverandør til køb af denne vare ved at vælge den leverandør fra drop-down foretrukne leverandører -down-liste.

Kasserne med salgsoplysninger indeholder de oplysninger, som QuickBooks har brug for for korrekt at inkludere varen på en faktura. Boksen Beskrivelse på salgstransaktioner giver et rum, du kan bruge til at levere den beskrivelse, som QuickBooks skal bruge til denne vare på din faktura. I boksen Salgspris kan du angive din pris for varen. Hvis du er underlagt moms, kan du se (og bør bruge!) Rullelisten Skattekode for at angive, om varen er skattepligtig eller ikke-skattepligtig til moms. Endelig kan rullelisten Indkomstkonti angive, hvilken indkomstkonto der skal krediteres, når denne vare sælges.

Hvis du er forvirret over at se tre rullelister på kontoen i lagerbeholdningsversionen af ​​vinduet Ny vare, skal du huske, at når du sælger en vare, sporer du indkomsten ved at kreditere en indkomstkonto og omkostningerne ved solgte varer af debiterer COGS-kontoen.

Brug boksene med lageroplysninger til at beskrive, hvordan QuickBooks skal håndtere lageropsporing for varen. Brug rullelisten Asset Account, for eksempel til at specificere, hvilken konto QuickBooks skal bruge til at spore dollarinvesteringen i denne vare. Typisk bruger du Inventory Asset-kontoen, men du kan tænkeligt bruge en anden aktivkonto. Brug afkrydsningsfelterne til at identificere det lagerbeholdningsniveau, hvor du vil have QuickBooks til at advare dig om at ombestille varen. Hvis du har lagerbeholdning til rådighed for denne vare, skal du indtaste den mængde, du har til rådighed, og den værdi, du har på hånden, i boksene On Hand og Total Value. Du angiver også den dato, hvor dine oplysninger om mængde og værdi er korrekte ved hjælp af feltet Fra.

Du skal virkelig ikke indtaste lagerbeholdninger for en lagerbeholdning, når du opsætter den på listen over varer. Du skal indtaste eller ændre lagermængder og værdier, når du køber beholdningen (registreret i vinduet Opret indkøbsordrer eller vinduet Skriv kontrol), og når du sælger beholdningen (typisk registreret i vinduet Opret fakturaer eller vinduet Salgsindtægter). Hvis du indtaster en anden mængde end nul eller en anden værdi end nul i vinduet Ny vare, skal du også oprette en journalpost for at registrere den anden halvdel af transaktionen. Hvis denne "anden halvdel" forretning lyder kompliceret, skal du bare stole på mig: Du skal ikke indtaste oplysninger om mængde eller værdi i dette vindue. Hvis du forstår denne "anden halvdel" forretning, som jeg henviser til, skal du vide bedre end at indtaste oplysninger om mængde eller værdi i vinduet Ny vare!

Du kan klikke på staveknappen for at kontrollere stavningen af ​​ord og sætninger, som du har indtastet i vinduet Ny vare. Du kan også klikke på knappen Næste for at gemme de oplysninger, du har indtastet for et emne, og vise det nye elementvindue igen, så du kan tilføje et andet element.

Sådan tilføjes en ikke-inventar del til QuickBooks-varelisten

Hvis du vil tilføje en ikke-inventar del - som er en håndgribelig vare, som du sælger, men som du ikke sporer lagerbeholdning for, skal du åbne vinduet Ny vare og vælge Ikke-beholdningsdel på rullelisten Type. Når QuickBooks viser den ikke-inventar delversion af vinduet New Item, skal du give den ikke-inventariske del et navn eller kode ved hjælp af boksen Item Name / Number. Hvis det nye element er et underemne, skal du markere afkrydsningsfeltet Underemne og identificere derefter det overordnede emne ved hjælp af tekstfeltet Underemne. Brug boksen Beskrivelse til at give den beskrivelse, der skal gå på fakturaer, der fakturerer for denne ikke-inventariske del. Det er klart, at du indtaster prisen i boksen Pris. Brug rullelisten Skattekode til at identificere, om varen er underlagt moms. Til sidst skal du bruge rullelisten Konto til at identificere indkomstkontoen, der skal krediteres for salg af denne ikke-inventariske del.

qb-ikke-lagerførte-del

Bemærk afkrydsningsfeltet mærket Denne vare bruges i samlinger eller købes til en bestemt kunde: Job. Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, viser QuickBooks en lidt anden version af vinduet Ikke-inventar del. Denne version af vinduet inkluderer områder med købsoplysninger og salgsoplysninger, der fungerer på samme måde som områderne med købsinformation og salgsoplysninger, der leveres af den almindelige varelagerversion af vinduet Ny vare.

qb-usædvanlige-ikke-lagerførte-del

Sådan føjes et andet gebyr til QuickBooks-varelisten

En anden-opladning vare er en vare, du bruger til at købe eller fakturere for ting såsom diverse arbejdskraft eller tjenester; materialer, som du ikke sporer som inventar; og særlige afgifter, såsom levering eller opsætning eller hastejob.

Hvis du vil opsætte et andet gebyr, skal du få vist vinduet Ny vare og vælge Andet gebyr på rullelisten Type. Når du gør det, viser QuickBooks versionen Andet opladning i vinduet Ny vare. For at afslutte opsætningen af ​​din anden opladningspost, skal du give gebyret et navn eller kode eller forkortelse ved hjælp af boksen Emnenavn / nummer Hvis den anden opladningspost er et underemne, skal du markere afkrydsningsfeltet Underemne og identificere derefter det overordnede emne ved hjælp af tekstfeltet Underemne. Naturligvis bruger du boksen Beskrivelse til at give en beskrivelse af afgiften. (Husk, at denne beskrivelse vises på dine fakturaer.) Brug feltet Beløb eller% til at identificere, hvordan afgiften bliver beregnet eller faktureret. Brug rullelisten Skattekode til at identificere gebyret som en momsafgift - eller ikke underlagt moms. Brug rullelisten Konto til at identificere den indkomstkonto, der skal krediteres, når du fakturerer denne anden debitering.

qb-anden-charge

Hvis du markerer afkrydsningsfeltet med titlen Denne vare bruges i samlinger eller er et refunderbart gebyr, tilføjer QuickBooks et andet sæt kasser til vinduet Ny artikel. Et sæt kasser, mærket indkøbsinformation, indeholder oplysninger, der går i indkøbsordrer eller bruges til at registrere indkøb og indkøbsordrer. Det andet sæt kasser, der er mærket Salgsinformation, går i fakturaer og salgskvitteringer for at registrere det faktiske salg eller fakturering for den anden debitering.

Hvis du vil indtaste en anden afgift, der skal beregnes som en procentdel, skal du indtaste% -symbolet i feltet Beløb eller%. Hvis du f.eks. Skal medtage en anden gebyrpost i fakturaer, der svarer til 25 procent af den forrige vare på fakturaen, skal du f.eks. Indtaste 25% i feltet Beløb eller%.

Sådan tilføjes et subtotalt element til QuickBooks-varelisten

Hvis din indkøbsordre, salgskvittering eller faktura inkluderer en subtotal linjepost, opretter du en subtotal vare på din vareliste. For at gøre dette skal du åbne vinduet Ny artikel og vælge Subtotal på rullelisten. Giv derefter det subtotale element et navn eller en forkortelse, og brug boksen Beskrivelse til at beskrive subtotalet. Endelig skal du kontrollere den kolonne eller de kolonner, du vil have QuickBooks til subtotalt. (Normalt vil du kun at summen af ​​kolonnen skal være samlet, men du kan også have antal, pris og omkostningskolonner samlet). Figuren viser den subtotale version af vinduet Ny vare.

qb-subtotal-ny-post

Hvis du bruger andre gebyrposter, der beregnes som en procentdel eller rabatposter, der beregnes som en procentdel, har du næsten helt sikkert brug for et subtotal. En anden afgift, der typisk beregnes som en procentdel, vil blive beregnet som en procentdel af et subtotalt element. Tilsvarende beregnes en rabatpost, der beregnes som en procentdel, som en procentdel af et subtotalt element.

Sådan tilføjes en gruppeelement til QuickBooks-varelisten

Med en gruppepost kan du lettere fakturere kunder, når han eller hun køber en enkelt vare, men fra dit perspektiv sælger du faktisk flere varer. Denne definition lyder først nysgerrig, men lad mig give dig et hurtigt eksempel. Antag, at du er en blomsterhandler, der driver med blomstrende forretning på Valentinsdagen. Dine bedst sælgende varer kan være røde roser og smukke krystalvaser. Men du sælger sandsynligvis ikke individuelle roser og individuelle vaser. Du sælger faktisk et dusin roser med en enkelt vase. Selvom du individuelt ønsker at spore køb af snesevis af røde roser og individuelle krystalvaser i dine indkøbsordrer, vil du på dine fakturaer til kunderne fakturere for "et dusin røde roser i en krystalvase."

Hvis dette eksempel ikke giver mening, kan du forestille dig et mere komplekst blomsterarrangement, der inkluderer et dusin røde roser, en krystalvase, babyens åndedrag, blomsterbeskyttelsesmiddel, indpakning af vævspapir, bånd, en kasse og så videre. I dette tilfælde ønsker du virkelig en faktura, der måske viser 20 varer? Eller ønsker du en faktura, der viser en enkelt vare: et dusin røde roser i en krystalvase? Dette er grunden til, at du opretter gruppeelementer. Med en gruppeelement kan du oprette en enkelt vare, som du bruger på fakturaer, men denne gruppepost kombinerer faktisk en masse individuelle varer, som du sandsynligvis bruger i dine indkøbsordrer.

Hvis du vil oprette en gruppeelement, skal du åbne vinduet Ny vare og vælge Gruppe på rullelisten Type. Når QuickBooks viser gruppeversionen af ​​vinduet Ny artikel, skal du bruge boksen Gruppens navn / nummer til at give gruppeposten et navn eller kode. Brug boksen Beskrivelse til at give gruppeposten en passende beskrivelse. Brug kolonnerne Emne, Beskrivelse og Antal i bunden af ​​vinduet til at identificere de enkelte emner og varemængder, der kombineres for at oprette en gruppe.

Sådan tilføjes en rabatpost til QuickBooks-varelisten

En rabatpost trækker et fast beløb eller en procentdel fra et subtotal. Hvis du vil opsætte en rabatpost, skal du åbne vinduet Ny artikel og vælge rabatposten på rullelisten Type. Når du gør det, viser QuickBooks rabatversionen af ​​vinduet New Item.

For at opsætte din rabat vare skal du indtaste et navn eller en forkortelse for rabatten i boksen Varenavn / nummer. Hvis rabatposten er et underemne, skal du markere afkrydsningsfeltet Underemne og identificere derefter det overordnede emne ved hjælp af tekstfeltet Underemne. Typisk beskriver du rabatten ved hjælp af boksen Beskrivelse. Angiv rabatbeløbet i feltet Beløb eller% som et dollarsum eller som en procentdel. (Hvis du indtaster rabatten som en procentdel, skal du huske at medtage procentsymbolet.) Brug rullelisten Konto til at angive, hvilken konto der skal debiteres for rabatten. Til sidst skal du bruge rullelisten Skattekode til at indikere, om rabatten anvendes før moms. (Angiv med andre ord, om rabatten er underlagt moms.)

Hvis du opretter en rabatpost, der beregner rabatten som en procentdel, har du sandsynligvis også brug for en subtotal vare. Følg derefter det subtotale element med rabatobjektet på dine fakturaer. På denne måde kan du nemt beregne rabatprocenten ved at se på det subtotale beløb.

Sådan føjes en betalingspost til QuickBooks-varelisten

Hvis du undertiden accepterer betalinger på eller før det tidspunkt, hvor du fakturerer en kunde, kan du oprette en betalingspost og derefter føje betalingsemnet til bunden af ​​fakturaen. Hvis du gør dette, vises fakturaen, betalingsbeløbet og det skyldige nettobeløb alle i det samme dokument. Det er ret cool.

Hvis du vil opsætte en betalingspost, skal du få vist vinduet Ny vare og vælge Betaling på rullelisten. QuickBooks viser betalingsversionen af ​​vinduet New Item. Brug boksen Varenavn / nummer til at give betalingsemnet en kode eller et navn, f.eks. “Betaling.” Brug boksen Beskrivelse til at give en dejlig beskrivelse af betalingen. (Ingen grin, du vil måske medtage sætningen Tak som en del af betalingsbeskrivelsen, f.eks. Betaling ... tak!) Brug rullelisten Betalingsmetode til at identificere betalingsmetoden: American Express, check, kontanter, Oplev, MasterCard eller Visa efter behov. Endelig skal du bruge radioknapperne - Gruppe med andre ikke-deponerede midler og indskud til - til at identificere, hvad der sker med de penge, der er modtaget som en del af betalingen. Hvis du angiver, at pengene er deponeret, vælger du også den korrekte bankkonto på rullelisten Indskud til.

Sådan tilføjes en moms på QuickBooks-varelisten

Hvis du sælger varer, der er underlagt moms, inkluderer du også linjeposter på dine fakturaer, der opkræver og sporer disse moms. For at gøre dette opretter du moms. Hvis du vil oprette en moms, skal du få vist vinduet Ny vare og vælge Moms på rullelisten Type. Når du gør det, viser QuickBooks salgsskatevaren version af vinduet Ny vare. Brug boksen Moms navn til at identificere eller angive en forkortelse for moms. Brug boksen Beskrivelse til at give moms en beskrivelse. Til sidst skal du bruge boksen Skattesats (%) til at identificere salgsskattesatsen og rullelisten Skattebyrå (sælger, som du samler dig til) for at identificere det skattebureau, som du skal betale.