1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksRegnskabsaktiviteter i QuickBooks Online Accountant

Af Elaine Marmel

Revisorer har ofte brug for at klassificere transaktioner, undersøge annullerede og slettede transaktioner, afskrive fakturaer og udføre andre aktiviteter. QuickBooks Online Accountant (QBOA) indeholder værktøjer, der gør det nemt at udføre disse aktiviteter.

For at se og bruge værktøjerne, som QBOA stiller til rådighed for revisorer, skal du åbne ethvert klient-QBO-firma. Klik derefter på QBOA-værktøjslinjen på knappen Bogholderværktøjer (den der ligner en kuffert). QBOA viser menuen Accountant Tools, vist her.

QBOA-regnskabsværktøjer

Siden Prep for Taxes i QBOA

Du bruger værktøjet Prep for Taxes til at justere og gennemgå konti, før du forbereder klientens skatter. Siden Prep for Taxes erstatter siden Trial Balance. Siden er godt designet til at hjælpe dig med at finde konti, der har brug for justeringer ved årets udgang og let foretage dem ved at give et link til Journal Entry-transaktionen.

Den side, du ser, viser oprindeligt en arbejdsforsøgsbalance som den her.

QBO Review og Juster fanen
  • Værdierne i kolonnen Ujusteret balance er låst på siden for at beskytte integriteten af ​​dataene. Hvis du klikker på karat ved siden af ​​de forskellige overskrifter (det vil sige Aktuelle aktiver, bankkonti osv.), Vil du opdage, at du kan klikke på linket Foretag justering i kolonnen Handlinger ved siden af ​​en passende konto for at oprette justerende journalposter for den konto. Når du klikker på linket, åbner QBOA et vindue til en journalpost, hvor du kan registrere justeringsposten - og QBOA vælger automatisk indstillingen af ​​justering af journal? afkrydsningsfelt. Når du har gemt posten, redigerer QBOA siden Prep for Taxes og angiver, at du har foretaget en ændring (se følgende figur). Hvis du accepterer ændringen, opdaterer QBOA siden Prep for Taxes-siden for at inkorporere din justering; Derudover ændrer QBOA kolonnen Justeret balance for at afspejle din justering.
  • Du kan klikke på en hvilken som helst dollarværdi, der vises som et link for at se en rapport om alle transaktioner, der udgør denne saldo. Fra rapporten kan du bore ned til en bestemt transaktion og om nødvendigt ændre den. Når du har gemt transaktionen og gendisponeret rapporten, kan du klikke på linket Tilbage til forberedelse af afgifter øverst på rapportsiden for at vise displayet Prep for Taxes igen. Endnu en gang angiver QBOA, at du har foretaget en ændring, og, efter at du har accepteret ændringen, opdaterer siden Prep for Taxes for at inkorporere ændringen. Du kan bruge pilen ned i kolonnen Handlinger til at tilføje noter og vedhæfte dokumenter til en bestemt linje. Dette hjælper dig med at huske, hvorfor du foretog en særlig justering.

Hvis du bruger ProConnect Tax Online, Intuit's skybaserede skatteforberedelsessoftware, til at forberede en klients selvangivelse, skal du sørge for, at din klients konti er kortlagt korrekt til linjer på skatteformer. Funktionen Prep for Taxes kortlægger automatisk de fleste kontosaldi på linjer på skatteformularer, som du arkiverer til virksomheder, der bruger IRS-formular 1120 (for virksomheder) eller 1120'ere, partnerskaber, der bruger IRS-formular 1065, nonprofitorganisationer, der bruger IRS-formular 990, og enkeltpersoner, der bruger IRS-formular 1040. For andre forretningsorganisationstyper kan du manuelt tildele konti til skatteformularlinjer. Du kan også manuelt tildele linjer på skatteformularer til konti, som værktøjet ikke genkender, og du kan ændre skattetildelinger efter behov. Bemærk, at knappen Vis selvangivelse vises utilgængelig, hvis du endnu ikke har valgt en skatteformular til QBO-klientselskabet.

Klik på fanen Skattekortlægning på siden Forbered for skatter for at se den side, du bruger til at kortlægge sidste års klient-QBO-virksomhedsoplysninger direkte i skatteskemaer.

QBO-kortlægning

Hvis du endnu ikke har valgt en skatteformular for QBO-virksomheden, vil du første gang du vælger fanen Skattekortlægning blive bedt om at vælge en. Eller du kan klikke på knappen Rediger (blyanten) ved siden af ​​den valgte formular nederst til venstre på siden Forberedelse af afgifter og vælge en skatteformular.

Hvis du vil tildele en konto til en skatformularlinje eller redigere den linje, som en konto er tildelt, skal du klikke på linket Tildel skattelinje. QBOA viser panelet Tildel skattelinje i højre side af skærmen, som indeholder et listefelt, hvorfra du vælger den relevante skatformularlinje, og klik derefter på Gem.

Når du er færdig med at gennemgå siden Prep for Taxes og foretage justeringer af poster, kan du klikke på knappen Select Tax Option i øverste højre hjørne af siden og derefter klikke på Create New Return eller Update Existerende Return (hvis relevant) for at overføre oplysningerne til ProConnect skat online og generer en selvangivelse. Du betaler ikke noget for at bruge funktionen Prep for Taxes; du betaler kun, når du udskriver eller e-arkiverer et afkast fra ProConnect Tax Online.

Hvis du ikke bruger ProConnect Tax Online, eller du ikke er skatteforberederen, har du muligheden for at eksportere justeringerne til en kommasepareret værdi (CSV) -fil (læsbar af Excel), så du kan importere dem til et separat program . Vælg muligheden Eksporter CSV-fil på knappen Vælg selvangivelse.

Omklassificering af transaktioner i QBOA

Når du vælger Omklassificering af transaktioner i menuen Accountant Tools, vises siden Omklassificer transaktioner (se følgende figur). Du kan bruge denne side til at klassificere transaktioner uden at bekymre dig om virksomhedens lukkedato.

QBO omklassificering af transaktioner

Du bruger oplysningerne i afsnittet Konti til venstre på siden og Transaktionsafsnittet til højre på siden til at filtrere for datoperioden og kontotypen (fortjeneste og tab eller balance), du vil overveje. Derefter vælger du en konto til venstre på siden, og QBOA viser transaktioner, der opfylder kriterierne på højre side af siden. Du kan klassificere, individuelt eller som en gruppe, transaktioner, der viser en grøn cirkel.

Følg disse trin for at klassificere transaktioner:

 1. På venstre side af siden skal du indstille det datointerval, du vil overveje, sammen med regnskabsgrundlaget.

 2. I listen Vis-liste skal du vælge den type konti, du vil overveje - Resultat- og tabskonti eller balancekonti.

 3. Klik på en konto på listen under oversigten Vis liste for at undersøge den kontos transaktioner.

Transaktionerne på kontoen vises på højre side af siden.

 4. Ovenfor listen over transaktioner i højre side af siden skal du indstille filtre til at vise de typer transaktioner, du måske overveje at omklassificere.

Du kan foretage ændringer i transaktioner, der viser grønne cirkler. Du kan også klikke på en transaktion for at åbne den i dens transaktionsvindue og derefter foretage ændringer i den.

 5. Hvis du vil ændre flere transaktioner samtidigt, skal du markere dem ved at klikke på afkrydsningsfeltet ved siden af ​​dem.

 6. Marker afkrydsningsfeltet For Vælg transaktioner, skift under listen over transaktioner.

 7. Angiv en anden konto fra listen Konto til.

Hvis klassesporing er slået til, ser du også et felt til ændring af den tildelte klasse, på samme måde som du kan ændre en konto.

 8. Klik på knappen Reklassificering.

Undersøgelse af annullerede og slettede transaktioner

Du kan klikke på Udeladte / slettede transaktioner i menuen Accountant Tools for at få vist revisionsloggen. Standardvisningen af ​​revisionsloggen (se følgende figur) viser oplysninger om de transaktioner, der er annulleret eller slettet. Men du kan klikke på knappen Filter for at indstille en række forskellige filtre til at se andre typer transaktioner og begivenheder.

QBO Audit Log

Afskrivning af fakturaer

Valg af afskrivningsfakturaer fra menuen Bogholderværktøjer viser siden Afskrivning af fakturaer, som giver dig mulighed for at se fakturaer, du muligvis vil afskrive, og derefter afskrive dem til en konto efter dit valg. Øverst på siden indstiller du filtre til at vise de fakturaer, du vil gennemgå. Vælg alderen på fakturaerne for at se dem

  • Mere end 180 dage Mere end 120 dage I den aktuelle regnskabsperiode I et tilpasset datointerval, du indstiller

Du kan også indstille en balancegrænse.

Som vist i følgende figur viser QBOA dato, alder, fakturanummer, kundenavn, originalt fakturabeløb og det forfaldne beløb på fakturaen. Klik på afkrydsningsfeltet ved siden af ​​dem for at afskrive fakturaer. Derefter, nederst på siden, skal du vælge den konto, du vil bruge til at afskrive fakturaerne, og klik på knappen Preview og Write Off.

Afskrivningsfunktionen foretager ikke justering af poster i den aktuelle periode; i stedet foretager den justeringer i den periode, hvor transaktionen oprindeligt blev oprettet - og kan have negativ indflydelse på lukkede perioder. For at afskrive et emne i en lukket periode, se denne online artikel.

Afskrivning af fakturaer i QBO

QBOA viser dialogboksen Bekræft skrivning vist i følgende figur. Hvis oplysningerne i dialogboksen er korrekte, skal du klikke på Skriv ud. Ellers skal du klikke på Annuller.

QBO valgte fakturaer

Lukker bøgerne

Du bruger kommandoen Luk bøger i menuen Accountant Tools til at få vist avanceret side i QBO-selskabets konto og indstillinger-dialogboksen, vist i følgende figur. Du kan klikke hvor som helst i sektionen Regnskab for at redigere felterne i det afsnit, som inkluderer lukningsdatoen for bøgerne.

QuickBooks online-lukningsdato

Du kan indstille en lukningsdato og derefter tillade ændringer før lukningsdatoen, efter at QBO udsender en advarsel, eller du kan kræve et kodeord for at indtaste ændringer før lukningsdatoen. Klik på Udført for at gemme dine ændringer.

Gennemgang af rapporter i QBOA

QBOA indeholder nogle rapporter af særlig interesse for regnskabsfolk. Hvis du åbner et klient-QBO-firma, og derefter klikker på Accountant Reports fra menuen Accountant Tools, vises rapporterne. Rapporter markeret som favoritter vises først, og hvis du ruller ned, finder du alle rapporter organiseret i forskellige grupper. Rapporterne i gruppen For min regnskabsfører (de fleste vises i følgende figur) kan være af særlig interesse for dig, fordi den indeholder rapporter som rapporten Justeret prøvebalance, rapporten Justering af journalbøger og mere. Når du tjekker disse rapporter, skal du huske at rulle ned ad siden. For at få nogen af ​​disse rapporter til at vises øverst på siden Rapporter (så du ikke behøver at rulle ned), skal du klikke på stjernen ved siden af ​​rapporten for at markere den som en favorit.

Hvis du vælger Management Reports i menuen Accountant Tools (eller hvis du klikker på fanen Management Reports, der vises på den viste side Rapporter), viser QBOA to tilpassede rapporter i administrationsstil: Basic Company Financials og Expanded Company Financials. Begge rapporter viser en samling rapporter, komplet med en elegant forside og en indholdsfortegnelse. Klik på linket Vis i kolonnen Handling for hver rapport for at se dem på skærmen, eller download dem til din computer som PDF-filer.

Rapporten med udvidet selskabsøkonomi indeholder rapporter om P&L, balance, kontantstrøm og A / R-aldringsdetaljer og A / P-aldringsdetaljer. Grundlæggende virksomhedsøkonomirapport indeholder alle rapporter undtagen Aging Detail-rapporter. Hvis du klikker på pil ned i kolonnen Handlinger og derefter klikker på Rediger, kan du redigere en af ​​rapportpakkerne for at tilføje eller slette rapporter og ændre udseendet på sider i rapporten, herunder bestemme, om sider som f.eks. Indholdsfortegnelsen vises i rapporten. . Ved hjælp af den samme pil ned i kolonnen Handling kan du sende disse rapporter via e-mail, eksportere oplysningerne til PDF-filer eller DOCX-filer og lave kopier af dem, så du kan lave dit eget sæt styringsrapporter.

Det er en god idé at kopiere en af ​​disse rapporter, før du ændrer; på den måde holder du den originale rapport intakt, men opretter også din egen version af den.

Hvis du vælger Mine brugerdefinerede rapporter i menuen Accountant Tools eller fanen Custom Custom Reports på siden Rapporter, vises rapporter, du har tilpasset og gemt. Og du kan klikke på Rapporterværktøjer i menuen Accountant Tools for at indstille standardrapportdatoer og regnskabsgrundlaget. Du kan også se status på kontoafstemning for kontanter og kreditkortkonti og få vist og indstille oplysninger om virksomhedens slutdato.

Vær opmærksom på, at alle ændringer, du foretager ved hjælp af Rapportværktøjer, nulstiller alle standardrapportdatoer og regnskabsgrundlag, selvom du kører rapporten fra skærmbilledet Rapporter. Så hvis din rapport kommer op ved hjælp af et uventet sæt datoer eller regnskabsgrundlag, skal du kontrollere værdierne, der er angivet under Rapportværktøjer.

I menuen Accountant Tools finder du også kommandoen Rapporter Tools. Når du vælger denne kommando, viser QBOA siden Rapport og værktøjsstandard, som giver dig mulighed for at indstille standarddatoer, du vil bruge til rapporter og værktøjer i klientens QBO-firma. Disse standarddatoer gælder ikke for lønningsrapporter, fordi lønningslisten er et separat produkt, og de gælder heller ikke for hurtige rapporter, som du kører fra siden Kontoplan; Hurtigrapporter er automatisk standardindstillingen siden 90 dage siden.

Siden Rapport- og værktøjsindstillinger viser også, om bøgerne er lukket og giver en knap til at lukke bøgerne, og siden viser forsoningsstatus for bank- og kreditkortkonti.

Et kort kig på andre regnskabsværktøjer i QBOA

Menuen Bogholderværktøjer indeholder et par andre værktøjer, der gør en regnskabsfolk lettere, som f.eks. Siden Afstem; fra denne side kan du vælge at forene en konto, du vælger, eller du kan gennemgå eksisterende afstemningsrapporter.

Fra menuen Accountant Tools kan du også vælge Journalindgange for at få vist vinduet Journalindtastning eller Kontoplan for at få vist vinduet Kontoplan. Du kan også bruge kommandoen nyt vindue til hurtigt at åbne et nyt vindue i QBOA.

Til sidst kan du fra menuen Accountant Tools vælge ProConnect Tax Online, der åbner et nyt browservindue og fører dig til Tax Hub for ProConnect Tax Online, hvor du kan se status for dine klienters selvangivelser. ProConnect Tax Online opretter forbindelse til din QBOA-konto, men er faktisk et separat produkt med sine egne menuer i navigationslinjen.